3. Учет денежных средств и его совершенствование

3.1 Учет кассовых операций.

Учет кассовых операций в ООО «Острожанский» ведется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011г №107 (с изменения и дополнениями от 12.11.2012 года №574). С 1 сентября 2014 г. Инструкция изложена в новой редакции постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.03.2014 № 199.

В соответствии с данной инструкцией на ООО «Острожанский» возложена обязанность установления порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк для зачисления ее на расчетный счет. Порядок и сроки сдачи выручки определены в приказе руководителя ООО «Острожанский» от 15.11.2012 года №2454/3. Данным указом установлен лимит остатка денежных средств.

Все операции по приему и выдаче наличных денег в ООО «Острожанский» производит кассир, который является материально-ответственным лицом, несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного и недобросовестного отношения к своим обязанностям. При оформлении на работу (после издания приказа) с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение ). При этом руководитель организации под роспись знакомит кассира с действующей Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие организации. В случае необходимости временной замены кассира его обязанности возлагаются на другого работника, с которым также заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Передача денег и других ценностей от одного кассира другому (вновь назначенному) оформляется актом. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) такая передача осуществляется в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, их заменяющих.

Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов.

При решении вопроса о приеме на работу в качестве кассира рекомендуется не допускать лиц:

- ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- систематически нарушающих общественный порядок;

- страдающих хроническими психическими заболеваниями;

-злоупотребляющих спиртными напитками либо употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Наличные денежные средства в кассу организации поступают при получении их в банке по чеку, а также от работников организации (квартирная плата, возврат подотчетных сумм), покупателей и заказчиков.

Для получения чековой книжки ООО «Острожанский» представляет в банк заявление на получение чековой книжки (Приложение ) в одном экземпляре за подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиску печати; платежное поручение в двух экземплярах для депонирования средств на сумму чековой книжки и платежное поручение в двух экземплярах на стоимость чековой книжки.

Чековая книжка на имя юридического лица выдается его представителю, фамилия, имя, отчество и образец подписи которого указаны в заявлении на получение чековой книжки. В чековой книжке все чеки пронумерованы, на них проставляется номер расчетного счета, указывают наименование учреждения, банка и владельца. Все реквизиты на чеке заполняют в организации. В нем указываются назначение требуемой суммы (на оплату труда, командировочные расходы и так далее), суммы в нем пишут с заглавной буквы и прописью. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы - в организации.

Чековые книжки хранят в сейфе под ключом у главного бухгалтера. Подписываются чеки руководителем организации и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Наличные денежные средства в кассу ООО Остражанский принимаются кассиром по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1) (Приложение 8), подписанному главным бухгалтером. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию (отрывную часть приходного ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром, заверенную печатью. Она является документом, подтверждающим факт сдачи денег в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номер, дата, наименование организации и так далее.) указывают сумму, от кого поступают денежные средства, на какие цели или за что их вносят (получение в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм, оплата за продукцию или выполненные работы, оказанные услуги и так далее).

Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию, товары, работы, услуги перед применением в обязательном порядке регистрируются в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. В организации бланки строгой отчетности регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (Приложение ).

В СПК «Девятое Мая» для приема денежных средств от реализации ценностей за наличный расчет используют накладную-приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет (Приложение 10). Она имеет учетную серию и номер, выписывается в трех экземплярах: первый экземпляр передается покупателю (заказчику) и служит сопроводительным документом груза; второй - остается на складе и является основанием для списания материальных ценностей; третий - передается в кассу организации и заменяет приходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег в ООО «Острожанский» из кассы оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) или оформленным надлежащим образом другим документом (расчетно-платежной, платежной ведомостью) с последующим наложением на них реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег, подписанным руководителем и главным бухгалтером. На документах, заменяющих расходные кассовые ордера, ставится специальный штамп. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего или подтверждающего личность получателя. Кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов предъявляемого документа: наименование, серия и номер документа, кем и когда он выдан, берет расписку получателя. Расписка в получении делается получателем наличных денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

Наличные деньги выдаются лицам, не состоящим в списочном составе организации по отдельной платежной ведомости на сновании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данной организации. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лицо, за него расписавшееся.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которые они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, предусмотренных в статье 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются: кассовый ордер (ф. № КО-1), квитанция (ф. № КВ-1), квитанция (ф. № 20-ФС), кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходные документы.

Приходные и расходные ордера выписываются бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цветов. Исправления, даже оговоренные, в них не допускаются. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы, а в случае расчетов наличными деньгами между организациями - юридический адрес организации, код обслуживающего банка.

Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности в ООО «Острожанский» производится по платежным ведомостям (Приложение ), на которых делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием суммы прописью. По истечении пяти дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы кассир в платежной ведомости напротив фамилии лиц, не получивших заработную плату проставляет отметку «Депонировано». Одновременно он записывает не выданные суммы в ведомость учета депонированной оплаты труда.

В конце ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме и сумме, подлежащей депонированию, что удостоверяется подписью кассира. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кассовый ордер.

Выдача кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные денежные средства, не разрешается. Принимаются и выдаются наличные денежные средства по приходным и расходным кассовым ордерам в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу заполняются и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. Данный журнал в ООО «Острожанский» открывается отдельно на приходные (Приложение ) и расходные кассовые ордера (Приложение ).

При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации на конец рабочего дня, определяется лимитом. Лимит остатка кассы - это предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе предприятия по состоянию на конец рабочего дня. Устанавливается банком в зависимости от конкретных условий работы организации. Банки по согласованию с организацией определяют ей лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления порядка и сроков сдачи наличных денег, лимита остатка кассы и размера расходования выручки ООО «Острожанский» представляет в обслуживающее учреждение банка заявку на установление лимита остатка (предельного остатка) кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу на ____год (Приложение ).

Лимит остатка (предельного остатка) кассы может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки по установленной форме.

Организация хранит в своей кассе наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка (предельного остатка) кассы только на оплату труда, пособий на срок не свыше пяти рабочих дней включая день получения денег в учреждении банка либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки. По истечении установленного срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков.

Размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу организации, на цели, предусмотренные законодательством, устанавливается дифференцированно для каждой организации в зависимости от ее потребностей и вида уставной деятельности организации, но не более 50 % поступившей выручки в месяц. При этом из общей суммы выручки исключаются денежные средства, израсходованные на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, пенсии, пособия,

ООО «Острожанский» для получения разрешения на расходование наличных денег из выручки для осуществления расчетов наличными деньгами между организациями в размерах и порядке, установленных законодательством Республики Беларусь подает в обслуживающий банк заявление-ходатайство. Банк оформляет свое разрешение в виде подписи руководителя банка на заявлении-ходатайстве об установленном предприятию размере расходования наличных денег из собственной выручки.

Все операции по кассе учитывают в специальном регистре - кассовой книге (ф. № КО-4). В ООО «Острожанский» кассовая книга пронумерована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Кассовая книга состоит из белых и желтых листов.

Записи в кассовую книгу производит кассир шариковой ручкой до полного использования листков кассовой книги. Желтые листы отрывные и являются отчетом кассира, а белые листы остаются в кассовой книге. Белые и желтые листы кассовой книги пронумерованы одинаково.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Операции по движению денежных средств записывают в кассовую книгу сразу после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его документу. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне первого листа (после строки «Остаток на начало дня»).

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира желтый лист с приходными и расходными кассовыми документами.

Главный бухгалтер организации остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяет с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяет правильность выведенных оборотов и остатка, а также каждую хозяйственную операцию сверяет с первичным документом. В период выдачи средств на оплату труда остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой «В том числе на оплату труда».

Следует учесть, что сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денежных средств расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату пособий отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в ООО «Острожанский»» предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, а их выдача из кассы - по кредиту счета.

В ООО «Острожанский» к счету 50 «Касса» субсчета не открываются. Согласно же Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» открываются следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы», 50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета наличных денежных средств в главной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности магазинов, билетных и багажных касс вокзалов, автопарков и других подразделений, расположенных вне места организации и не являющихся обособленными подразделениями.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» учитывает средства, вложенные в денежные документы (марки государственных пошлин и сборов, почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории и др.). Денежные документы хранятся в кассе организации, их учет ведется по сумме фактических затрат на их приобретение.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при осуществлении ею внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки. Прием и выдача наличной иностранной валюты производится по приходному кассовому (ф. № КО-1в) и расходному (ф. № КО-2в) ордерам. При заполнении расходных ордеров указывается наименование выданной под отчет валюты, сумма по номиналу в цифрах и прописью. А также рублевый эквивалент выданной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь.

ООО «Острожанский» денежные документы (почтовые марки, проездные билеты) приобретаются, но не приходуются, а сразу списываются. Мы считаем это недостатком и поэтому предлагаем организации открыть отдельный субсчет к счету 50 «Касса» для учета денежных документов.

Иностранная валюта в кассу организации не поступает. Но в случае появления валютных средств в кассе организации мы предлагаем ввести отдельный субсчет «Валютная касса».

Таким образом, мы предлагаем ООО «Острожанский» к счету 50 «Касса» открывать следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Денежные документы»; 50-3 «Валютная касса».

Отчет о движении денежных средств ф. № 4 (Приложение ) формируется на основании информации о потоках денежных средств с учетом остатков денежных средств на начало и конец отчетного года в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Отчет содержит информацию о движении денежных средств на счетах бухгалтерского учета 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», которая предоставляется в белорусских рублях. Справочно в данной форме отражаются суммы поступивших наличных денег из банка в кассу и из кассы в банк.

Корреспонденция счетов по движению денежных средств на счете 50«Касса» в организации за июль месяц представлена в таблице 3.1

Таблица 3.1- Бухгалтерские записи по движению денежных средств на счете 50 «Касса» в организации за июль месяц

№ п/п	Содержание операций		Дебет	Кредит
1	Поступление в кассу наличных денежных средств с расчетного счета		50	51
2	Поступление наличных денежных средств за проданную продукцию		50	90-1
3	Внесена в кассу работником разница между суммой денежных средств выделенных на подарок и стоимостью подарка		50	76-5
4	Поступление в кассу квартплаты		50	76-3
5	Внесено в кассу работником за пережег горючего		50	92-1
6	Возвращение излишне полученных сумм по оплате труда		50	70
7	Внесено в кассу в возмещение ущерба		50	73
8	Внесены из кассы денежные средства и зачислены на расчетный счет		51	50
9	Выдано пособие на рождение ребенка, детское пособие		69	50
10	Выданы денежные средства населению за закупленные у него телеги		76-5	50
11	Выплачена заработная плата работникам		70	50
12	Выданы гражданам из кассы денежные средства за закупленное молоко и скот		76-4	50
13	Выдана из кассы материальная помощь		84-2	50

Мы считаем, что по пятой операции следует составить следующие бухгалтерские записи. Сначала необходимо отнести пережег горючего на виновное лицо, что будет отражено: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». А затем отразить внесение денежных средств в кассу организации. Данная операция будет отражена следующей корреспонденцией счетов: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В бухгалтерском учете денежных средств в кассе организации могут иметь место и другие корреспонденции счетов.

При возврате в кассу неиспользованных подотчетных сумм составляется следующая бухгалтерская проводка: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Оприходование излишков денежных средств, выявленных при инвентаризации отражается бухгалтерской проводкой: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 1 «Внереализационные доходы».

При поступлении в кассу наличных денежных средств со специальных счетов в банке составляется следующая бухгалтерская запись: дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

При выдаче наличных денежных средств под отчет работнику организации отражается следующей бухгалтерской проводкой: дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; кредит счета 50 «Касса».

Отражение недостачи наличных денежных средств в кассе организации отражается следующей бухгалтерской записью: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; кредит счета 50 «Касса».

Синтетический учет по счету 50 «Касса» в ООО «Острожанский» ведется в журнале-ордере ф. №1-АПК (Приложение ). Данный журнал открывают на месяц. На лицевой стороне отражаются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Записи осуществляют на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов. До записи в журнал-ордер суммы по однородным операциям в отчете кассира складывают и заносят в журнал-ордер общим итогом.

Оборотная сторона журнала-ордера ф. №1-АПК предназначена для отражения дебетовых оборотов по счету 50 «Касса». Заполнение оборотной стороны также осуществляется на основании отчетов кассира итогами за соответствующий день. Здесь показывается сальдо на начало месяца, а также отражается конечное сальдо по счету, которое сверяется с конечным сальдо по последнему за отчетный месяц отчету кассира.