3 Документирование организационно-распорядительной

деятельности

3.1 Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают: уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

• учредительные документы (устав, положение);

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положения о структурных подразделениях;

• должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения в соответствии с законом Республики Беларусь осуществляют свою деятельность на основании устава. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Основные разделы устава: указание на собственника предприятия, название и вид предприятия, местонахождение предприятия, цель, перечень органов управления, размер уставного фонда, порядок образования имущества, порядок распределения прибыли, условия реорганизации. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия (приложение А).

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание – один из основных видов организационных документов. Оформляется на бланке предприятия. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации (приложение Б).

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Положение– это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Согласовывается с юридическим отделом (приложение В).

Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовываются с юристом, утверждаются руководителем организации и доводятся до работника под расписку (приложение Г).

Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации, рационально распределить функциональные обязанности между работниками, повысить своевременность и надежность выполнения задач, улучшить социально-психологический климат в коллективе, четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами, повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей.

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Раздел «Общие положения»включает: название отдела (подразделения), категорию должности – руководитель, специалист, технический исполнитель; порядок назначения и освобождения работника от должности; замещение во время его отсутствия; квалификационные требования; сведения о должностных лицах, которым подчиняется и которыми руководит работник; правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции»перечисляются основные направления деятельности работника, занимающего данную должность.

В разделе «Должностные обязанности»определены конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления.

В разделе «права» закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него функций по отношению к его подчиненным, внешним организациям, которые определены законодательством и внутренними документами организации.

В разделе «Ответственность»регламентируется персональная ответственность работника за некачественное выполнение своих должностных обязанностей, несоблюдение требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации.