Практичне заняття № 3.

Практичне завдання:

1. Ознайомтесь та проаналізуйте ситуації.

2. Дайте письмові відповіді на завдання ситуацій.

1 Варіант. Ситуаційна задача «Кросфункціональне рішення проблем тов «Сяйво»

Ви – директор ТОВ «Сяйво», що виробляє і реалізує лакофарбову продукцію на внутрішньому ринку України. Оскільки Ви вважаєте самоменеджмент запорукою ефективної праці керівника-лідера, тому Ви ознайомились з найбільш популярним підходом до використання концепції бізнес-процесів – кросфункціональним рішенням проблем.

На підприємстві була створена кросфункціональна команда із трьох осіб (ключові менеджери по виробництву, закупівлям, також замісник директора, який був призначений лідером).

Команда будувала свою роботу на використанні формальної структури для постановки проблеми, її аналізу і збору даних про неї, розробки і тестування можливих альтернативних рішень для вибору найбільш оптимального рішення для ТОВ «Сяйво».

Першою дією команди було виділення основних проблемних зон та їх ідентифікація (рис. 2.1).

Проблеми Важливість	Термінові	Нетермінові
Неважливі	громіздкий документообіг; несвоєчасна оплата рахунків; неадекватні соціально-побутові умови
Важливі	відсутність системи управління; несвоєчасне виконання заказу; неточне планування (немає аналітика); дефіцит ресурсів: 1)інформація; 2)люди; 3)фінанси.	дефіцит складських площ; недостатньо кваліфікованого персоналу; відсутність взаємодії структурних підрозділів; тиск конкурентів; низька культура виробництва і продажу продукції;

Рис. 3.1. Ідентифікація основних проблем ТОВ «Сяйво».

Далі кросфункціональна команда визначила наступні бізнес-процеси до яких відносяться проблемні зони: закупівля; виробництво; робота складу; продаж; бюджетування; робота з персоналом (набір, навчання).

Спираючись на ланцюжок формування цінностей М.Портера команда визначила основні і допоміжні процеси для подальшої роботи з їх оптимізації (рис. 3.2).

Клієнти

Персонал Інформація і Бюджетування Планування

комунікація

Допоміжні процеси

Рис. 3.2. Основні і допоміжні процеси ТОВ «Сяйво»

Команда продовжує свою роботу в напрямках удосконалення управління через оптимізацію бізнес-процесів. Однак ефективність її роботи останнім часом значно знизилась у зв’язку з наступним:

• лідер команди, якого призначив керівник, не відповідає критеріям його вибору;

• учасники команди не достатньо добре володіють деякими методами, а також деталями, від яких залежить успішна оптимізація обраних бізнес-процесів;

• відсутня підтримка і відповідне методичне забезпечення;

• збори команди здійснюються раз в місяць і то не завжди;

• лідер не приймає участі в підготовці зборів команди і не завжди аналізує їх підсумки;

• відсутні ефективні комунікації між лідером і учасниками команди,а також поміж ними самими ;

• учасники команди виконують лише такі ролі,як реалізатор, мотиватор, генератор ідей, що явно недостатньо, щоб ефективно справитись з визначеними проблемами, а іноді призводить до конфліктних ситуацій.

Ви, як керівник розумієте,що необхідно виправити свої помилки,що знижують ефективність впровадження на ТОВ «Сяйво» кросфункціонального рішення проблем. Необхідно створити більш ефективну кросфункціональну команду, а в майбутньому трансформувати її в постійно діючий орган з відповідними повноваженнями для рішення міжфункціональних проблем,що виникають на «стиках» бізнес-процесу.

Зміст завдання:

1. Проаналізуйте сутність двох основних підходів до оптимізації бізнес-процесів. Який з них виглядає найбільш ризикованим для підприємства?

2. Визначте основні фактори, що впливають на ефективність роботи команди. Опишіть, якою повинна бути команда по проведенню оптимізації бізнес-процесів. Вкажіть її склад і основні ролі, яких не вистачає? Яких ролей «не вистачає», за Белбіном, повинні також виконувати учасники групи.

3. Визначте критерії вибору лідера команди. Хто, на Вашу думку, повинен бути лідером кросфункціональної команди?

4. Кого Ви бачите в ролі комунікатора? Опишіть критерії, по яким його слід обирати.

5. Викладіть, як Ви розумієте роль комунікатора і його задачі.

6. Визначте, що слід ще впровадити на ТОВ «Сяйво» для більш ефективної командної роботи.