Maintenance, Inventory and Purchase

В рамках этой подсистемы должно осуществляться управление судовыми запасами и поставками запчастей, снабжения и припасов, а также управление содержанием и техническим обслуживанием суд­на (Maintenance management). Эта подсистема должна выполнять за­дачи контроля запасов (Inventory control или Stock control), а также в ней будет реализован весь цикл учета — от заявки на приобретение до списания. Кроме того, данная подсистема может иметь в своем со­ставе функции управления закупками и поставками (Purchasing или Procurement) или быть связанной со специализированной системой управления закупками.

Обычно в такой системе реализован следующий цикл поставок: заявка на снабжение —» определение конкретных товаров и круг пос­тавщиков (по географии, срокам поставок и т.д.) —» получение ко­тировок (quotations) от поставщиков —> анализ котировок и выбор поставщика —> размещение заказа на поставку (Purchase Order) по­лучение и акцептование счетов осуществление платежей достав­ка заказа на судно. Очевидно, что момент завершения учета в рамках модуля управления закупками и начала учета запасов в рамках модуля контроля запасов остается на усмотрение компании (т.е. с момента доставки на судно, с момента размещения заказа и т.д.), но обычно контроль запасов начинается с момента успешного получения судном требуемых запасов.

Главное преимущество использования автоматизированных сис­тем для перечисленных задач состоит в том, что снижается риск «поте­ри» заявки судна или недопоставки необходимых запчастей и выхода каких-либо судовых систем из строя, из-за отсутствия этих запчастей (вероятность того, что судно будет off-hire вследствие такой поломки, а это может повлечь за собой серьезные потери).

Важным преимуществом информационных систем в этом виде деятельности является возможность потенциального снижения за­пасов за счет тщательного планирования и хранения разносторонней информации «из опыта» компании. При этом следует отметить, что в управлении судовыми запасами (как и в управлении судном в целом) важным аспектом остается минимализация рисков, а не только сни­жение расходов.

Другим аспектом применения рассматриваемой подсистемы яв­ляется контроль над техническим обслуживанием судна (где контроль и учет особенно важны с позиции Safety & Quality). При этом должно осуществляться планирование технического обслуживания, а так­же контроль над выполнением, т.е. обратная связь с судном. С одной стороны, этот круг задач напрямую связан как с purchasing, так и stock control — результатом осмотра может стать заявка на новые запчасти, а с другой — все технические работы, связанные с какими-либо судовы­ми механизмами и их эксплуатацией.

Как правило, планирование основывается на указании конкрет­ных работ (осмотр, профилактика, ремонт и т.д.), при этом инструк­ции на осуществление каких-либо технических работ обычно привя­заны к конкретным судовым машинам, механизмам, системам или их частям и содержат ссылку на причину производства работ — плановая профилактика, политика компании, требования класса, страховщи­ков и т.д. После того как инструкция со всеми деталями (точным или общим описанием характера работ, целями и причинами, сроками выполнения) передается на судно, она становится заказом или наря­дом на выполнение работ (work order), который служит основанием для их выполнения. Благодаря обмену данными между офисом и су­дами, ответственный персонал компании может следить за выполне­нием этих работ.