Insurance and Claims

Управление аспектами страхования и претензионная работа явля­ются достаточно сложными аспектами управления судном и требуют качественного анализа разносторонней информации, поэтому при­менение компьютерных систем может решить следующие задачи:

• хранение информации о страховых полисах, их покрытии, о страховых премиях и франшизе;

• хранение информации об имеющихся на рынке предложениях страхования, их сопоставление (особенно интересна реализа­ция сопоставления различных вариантов страхования приме­нительно к реальной страховой истории судна и компании);

• учет предыдущих выплат и информация о предстоящих вы­платах страховых премий и платежей клубов P&I;

• страховая и претензионная история флота и компании, отде­льных видов деятельности (к примеру, работа с конкретным грузом, портом или фрахтователем);

• полный контроль над претензионной работой — учет всех пос­тупивших претензий, сопроводительная информация и до­кументация по ним (включая переписку), история и условия урегулирования (к примеру, включая детали произведенных сюрвейерских осмотров и их результаты), расходы (по категори­ям) как на рассмотрение претензии, так и на ее урегулирование, информация о полученном возмещении или компенсации;

• анализ страховой и претензионной истории и выявление за­кономерностей.

Finance

Как видно, финансовая часть присутствует практически во всех мо­дулях и является обобщающей, так как для каждой из перечисленных функций важным показателем качества управленческой работы служит степень выполнения бюджета. Поэтому менеджер, отвечающий за лю­бую из этих функций, постоянно осуществляет как контроль расходов по соответствующим статьям (accounts payable), так и мониторинг выпол­нения бюджета (actuals versus budget), т.е. определяет соотношение реаль­ных расходов к запланированному на определенный период уровню.

Обычно бюджет составляется на год, поэтому для контроля его выполнения можно использовать два показателя: отношение накоп­ленных с начала года расходов (year-to-date expenses) к полному годо­вому бюджету и отношение накопленных расходов к пропорциональ­ной части бюджета с начала года до настоящей момента (т.е. бюджет, разделенный на количество дней в текущем финансовом году и умно­женный на количество дней с начала года до текущего момента).

Практически во всех морских компаниях как за расходы, так и за доходы отвечают менеджеры, а не сотрудники финансового отдела или бухгалтерии. За бюджет компании в целом (при этом бюджетируются или планируются как расходы, так и доходы) отвечает ее ру­ководитель (CEO, MD и т.д.), за часть бюджета, распределенную на конкретную структурную единицу (отдел, департамент, cost или profit center) — руководитель этой структурной единицы.

Другой причиной присутствия финансовой части в бизнес-модулях является необходимость аналитического учета и анализа финансо­вых показателей в привязке к определенным натуральным величинам. Планируются и учитываются среднегодовые расходы на члена экипажа (раздельно для матросов и судовых офицеров), среднесуточные техни­ческие расходы судна (с учетом времени реальной работы судна в тече­ние года), расходы судна на бункеровку на милю (возможно раздельно по районам работы).

Помимо этого в основных оперативных подсистемах обычно реа­лизуется интегрированная система бухгалтерского учета, разработан­ная исходя из специфики морского бизнеса, а также интегрированная система платежей; Такая система особенно актуальна для крупных компаний, так как она дает воз­можность осуществлять переводы средств контрагентам и получать информацию о поступивших средствах напрямую из собственной бух­галтерской системы (информационный обмен с банками осуществля­ется через безопасные системы обмена данными). К примеру, может использоваться специальное банковское программное обеспечение, интегрированное с бухгалтерской базой данных, или EDr/XML-обмен с шифрацией и цифровой подписью. Применение такой системы дает возможность сократить осуществления самой, транзакции, так как банк осуществляет платеж практически мгновенно после получе­ния электронной платежной инструкции.

Кроме того, судоходные компании и компании-менеджеры часто используют системы управления проектами или системы управления строительством судов. В рамках таких систем могут быть реализованы функции документооборота и совместной работы над техническими чертежами и спецификациями, сетевое планирование проектов, пол­ный учет расходов во всех приближениях, а также интеграция с други­ми пакетами (математическими, финансовыми и т.д.).

Система автоматизации коммерческого управления судном за­висит от характера его работы по отношению к судовладельцу — на линии, в трампе, или долгосрочном тайм-чартере. Применение оперативных компьютерных систем в работе линии будет рассмотрено далее, а здесь хотелось бы рассмотреть особенности применения компьютерных сис­тем в трамповом судоходстве и коммерческом управлении флотом. Из­начально компьютерные технологии использовались в качестве спра­вочной информации (информация о портах, грузах, таблицы морских расстояний и т.д.), а также для осуществления быстрых расчетов различ­ных величин и показателей (фрахт и расходы за рейс, тайм-чартерный эквивалент и т.д.). Однако современные компьютерные системы, бла­годаря интеграции с системами других участников процесса (клиента­ми, агентами, менеджерами и т.д.), а также с различными внутренними информационными системами, позволяют иметь дело с информацией о коммерческой работе на более высоком уровне. К примеру, появля­ется возможность быстрого доступа к историческим данным (предыду­щий опыт работы с определенным клиентом, конкретным грузом или на определенном направлении) для принятия правильных решений. Появляется возможность автоматизации работы со всеми документами (чартерами, таймшитами, счетами, платежами и т.д.), а также возмож­ность обобщенного анализа показателей работы флота.

Готовые решения для судоходных компаний предлагают мировые IT-гиганты, вроде компании IBM, Oracle и SAP, а также компании, специализирующиеся на программном обеспечении для морского бизнеса: Danaos, Navis, ShipNet, SpecTec, ABS Nautical System и др. Однако в большинстве случаев крупной компании приходится либо заключать контракт на доработку существующего программного обес­печения под собственные нужды, либо осуществлять такую доработку собственными силами. Часто компании идут другим путем. Им пред­ставляется, что разработка программного обеспечения собственными силами — не самая сложная задача, поэтому они начинают разработку таких систем «с нуля». Некоторые компании вкладывают достаточно средств в информационный менеджмент, тщательное исследование вопроса и другие аспекты предварительного анализа задач, некоторые предпочитают использовать программистов для решения небольших локальных задач, постепенно объединяемых в единую систему. После того как разработка завершена, во многих компаниях возникает ра­зумное желание вернуть как можно быстрее инвестиции в разработку и создание собственной структуры IT. Поэтому принимается решение продать продукт кому-нибудь еще. Таких «домашних» разработок вы­пущено на рынок достаточно много, но успеха добились только еди­ничные компании (из судоходных компаний по такому пути пошли компании Danaos, OOCL, на рынке программного обеспечения дня терминалов так поступили немецкая компания HHLA и бельгийская компания HNN).