Глава 2

2.1. Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•  информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом).

Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Этап постановки документов на контроль включает в себя:

-выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;

-заполнение на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки (раздела);

-контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства;

-внесение в РКК резолюции и передача документа в подразделение, специалисту;

-помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.

Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал.

Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота. (СМ. Приложение 1,2,3)

Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

2.2 Автоматизированный контроль исполнения документов.

Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также под­система АС ДОУ предназначались в основном для оперативно­го обеспечения руководства полной и достоверной информа­цией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении пре­дупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в кон­кретных подразделениях.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки:

один – для службы ДОУ,

второй – для структурного подразделения – исполнителя.

Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении.

Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении

В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

• срокам исполнения документов;

• исполнителям;

• группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела:

-«Контролируемый массив»

-«Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца.

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль.

В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце.

В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела.

На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа).

В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело).

Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

Вывод

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ).

В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом