3.3.Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме.

В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом.

Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания.

Вывод

Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил.

После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ.

Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты.

Исправление срока задним числом не допускается.

Глава 4

Анализ организации контроля исполнения документов в Отделении - НБ Республика Тыва

4.1Принципы и методы организации контроля.

Основными задачами контроля исполнения являются:

-обеспечения выполнения поручений Председателя Центрального банка РФ и его заместителей, писем и запросов подразделений центрального аппарата банка России запросов представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации ;

-обеспечение руководства учреждения Банка Россииоперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;

- обеспечения соблюдения установленного порядка работы с документами и управленческих процедур в Банке России.

Все служащие учреждений системы Банка России обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленных на контроль.

Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами , регламентирующими данный участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляются руководители структурных подразделений.

Организация контроля исполнения возлагается на руководство учреждения системы Банка России и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения поручений возлагается на несколько работников службы ДОУ.

Служба ДОУ оказывает методическую и практическую помощь в организации этой работы.

Служба ДОУ в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, а так же сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении.

Контроль исполнения документов включает:

-постановку документа на контроль;

-доведения документа (поручений) до исполнителя;

-проверка хода исполнения;

-учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководство о составлении исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение.

В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

После рассмотрения руководителем документ передается в службу ДОУ.

Работники службы ДОУ исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

В учреждении системы Банка России контроль исполнения поручений осуществляется с использованием САДД ТУ, а в случае отсутствия САДД ТУ по регистрационно-контрольным карточкам и журналам регистрации.

Служба ДОУ ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащих в них заданий и представленных в них заданий и представления сотруднику, осуществляющий контроль, материалов, подтверждающих исполнение, внесения информации в поле «ОТЧЕТ» САДД ТУ.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Отчёт об исполнении должен содержать информацию:

-кому направлен ответ,

-Дата и номер документа ответа,

-Кем пописан, фамилия исполнителя,

-краткое содержание;

Если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

При регистрации в САДД ТУ исходящих документов, подготовленных во исполнение контрольных документов, в регистрационную карточку, пользуясь классификатором САДД ТУ « СВЯЗКУ» вводится соответствующая ссылка.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указаниюруководителя на исполнение другому сотруднику соответствующей отметкой в учетных формах.

После исполнения документ направляется в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.