4.2. Опис технологій колективної роботи

На сьогоднішній день нікого не здивуєш застосуванням на підприємстві різних програмних засобів, які дозволяють автоматизувати облік частини чи всього виробничого процесу. Але розробки в області ІТ-технологій ідуть у перед і варто звернути увагу на окремі програмні продукти. Потужним кроком у напрямку реорганізації роботи у страховій компанії є застосування технології колективної роботи.

Завдання подібних рішень просте – створення єдиного простору, що забезпечує в першу чергу зручність користувачеві при обміні повідомленнями та документами, пошуку даних, плануванні часу, а також контроль спільних робіт. Але, якщо почати підбирати систему колективної роботи для організації, можна зіткнутися з тим, що функції у groupware-систем різних розробників істотно відрізняються.

В англомовній літературі відповідні програми називаються groupware, collaborativesoftware, Computer-SupportedCooperativeWork (CSCW) тощо. Сам термін «groupware» як протиставлення singleware був запропонований в 1978 році Петером і Труді Джонсон-Ленц (Peter і TrudyJohnson-Lenz), хоча більш широку популярність здобув на десятиліття пізніше, в кінці 80-х. Сталого терміну в українській мові немає, але частіше говорять як про програмне забезпечення спільної або колективної роботи.

Одні програми розраховані на «звичайний» офіс, інші – на фірми, що займаються продажами і наданням послуг, освітні установи, є свої рішення і для розробників ПЗ і так далі. Кожна реалізація має свій набір функцій, тому часто вибрати потрібний варіант дуже важко. Більшість groupware-систем містять:

• модуль електронної пошти – обов’язковий компонент, що забезпечує обмін повідомленнями, як правило, через зовнішній SMTP/POP3/IMAP-сервер, зберігання і сортування пошти, у більшості випадків користувач може підключатися як за допомогою поштового клієнта, так і через веб-інтерфейс;

• адресна книга – централізоване зберігання персональної та загальної контактної інформації. Просунуті groupware-рішення забезпечують синхронізацію з зовнішніми пристроями і імпорт / експорт в файл vCard;

• календар – зберігання персональних та групових даних про всі організаційні заходи, деякі рішення підтримують синхронізацію з мобільними пристроями і програмами та видачу попереджень користувачу про настання події;

• списки завдань – в деяких реалізаціях вона доповнена модулем контролю за ходом виконання робіт;

• система захисту – аутентифікації і розмежування доступу, антиспам і антивірус-перевірка.

Розглянемо найбільш поширені технології колективної роботи.

CистемаFossLook. Система колективної роботи FossLook надає доступ співробітникам до загальних папок і документів, дозволяє узгоджувати документи, стежити за історією роботи з ними, друкувати шаблони документів і створювати свої власні бізнес-додатки, які описують бізнес-процеси у організації.

Ключова функціональність:

• робота з електронною кореспонденцією через зовнішні поштові сервера;

• зберігання особистих папок користувачів на корпоративному сервері;

• можливість створення власних типів документів і папок для їх зберігання;

• підтримка структури організації у вигляді дерева;

• колективна робота з загальними папками для зберігання документів з розподілом прав доступу до них;

• можливість створення власних бізнес-додатків;

• пошук документів в БД за їх вмістом і вкладеним у них файлів;

• створення маршрутів руху документів між користувачами системи;

• підготовка шаблонів для друку документів і їх друк;

• налаштування видів відображення документів і папок для їх зберігання;

• ручне і автоматичне зв’язування документів між собою;

• підтримка різних провайдерів електронно-цифрового підпису;

• ведення історії і статистики роботи з документом[9].

З випуском Microsoft Exchange Server 2013 сімейство продуктів Exchange Server збагатилося широким набором нових технологій, можливостей і служб (таблиця 3.1). Її мета – підтримка користувачів і організацій. програмний продукт для обміну повідомленнями та спільної роботи.Основні функції Microsoft Exchange: обробка і пересилання поштових повідомлень, спільний доступ до календарів і завданням, підтримка мобільних пристроїв і веб-доступ, інтеграція з системами голосових повідомлень (починаючи з Exchange 2007), підтримка систем обміну миттєвими повідомленнями.

Таблиця 3.1