Работа в текстовом редакторе ms Word
Эта глава пишется с расчетом на то, что читающие, ее уже являются пользователями ПК, и умеют работать в одном из наиболее популярных приложений ОС Windows – текстовом редакторе MS Word. Однако подавляющее большинство осваивало работу в текстовом редакторе самостоятельно, и существует ряд типичных ошибок набора, редактирования и форматирования текстовых документов, которые допускают многие пользователи. В нашем курсе по MS Word мы:
1) рассмотрим типичные ошибки пользователей, и объясним их последствия;
2) научимся форматировать документы оптимальным способом с применением стилей и шаблонов.
Важно усвоить, что работа в текстовом редакторе состоит из двух этапов:
набор и редактирование(изменения, касающиеся непосредственно текста: вставка, замена, удаление, перемещение символов, слов, абзацев…);
форматирование(придание документу вида: параметры шрифта, абзаца, страницы…).
Эти этапы четко разделяются между собой.
Однажды набранный текст может быть неоднократно в дальнейшем переформатирован. Насколько легко, при необходимости, можно будет изменить вид текста, зависит от того, насколько безошибочно он был набран.
При работе с данными существует общее правило: хранение данных первично, отображение (внешний вид) – вторично.Отображение может быть легко изменено, в случае, когда данные правильно сохранены.
И еще одно правило: форматирование никогда не следует делать с помощью символов, вводимых с клавиатуры. Т.е. выравнивание по центру или отступ красной строки не следует делать посредством клавиши “пробел”, отступы по высоте вокруг заголовков или начало следующей главы с новой страницы не следует делать посредством клавиши “Enter”, и. т.п. Все форматирование в документе должно осуществляться с помощью меню, предусмотренного для этой цели в редакторе MS Word.
|
|
|
Рис. 45. Включение режима отображения непечатаемых знаков на панели инструментов. |
.Режим отображения непечатаемых знаков устанавливается на стандартной панели инструментов MS Word. Работа над документом в режиме, когда непечатаемые знаки не отображаются – это, во многом, работа “вслепую”.
Непечатаемые знаки (спецсимволы) удаляются так же, как и все другие символы текста.
Ниже в таблице приводятся некоторые спецсимволы:
Таблица 17.
|
спецсимвол |
Ввод с клавиатуры |
Отображение |
|
Знак абзаца |
<Enter> |
|
|
Разрыв строки (принудительный) |
<Shift><Enter> |
|
|
Разрыв страницы (принудительный) |
<Ctrl><Enter> |
|
|
Табуляция |
<Tab> |
|
|
Пробел |
<Пробел> |
|
|
Конец ячейки |
|
|
Правильно набранный документ, в режиме включенных спецсимволов должен выглядеть примерно следующим образом:
Рис. 46. Правильно набранный документ.
На рисунках 47 и 48 приводится пример того же документа, но набранного неверно. В этом случае выравнивание и отступ красной строки выполнялись пробелами, <Enter> нажималась иногда не только в конце абзаца, но и в конце каждой строки, вертикальные отступы от заголовков делались с помощью пустого абзаца и т.п.
Простейшее переформатирование документа, показанного на рисунке 47 (в данном случае была увеличена ширина полей), приводит к нежелательному результату (см. рисунок 48). Если при этом Вы не привыкли использовать режим включенных спецсимволов, Вы не сможете понять, в чем же причина несоответствия результата переформатирования вашим ожиданиям.
Рис. 47. Неправильно набранный документ.
Рис. 48. Результат переформатирования неправильно набранного документа.