6.2. Зміст об’єктивної військової організаційної культури Питання 6. Поняття і зміст об’єктивної військової організаційної культури

Військова організаційна культура має два аспекти: суб’єктивний та об’єктивний. Суб’єктивний аспект ― це основа управлінської культури командира. Об’єктивний аспект ― це основа самоменеджменту.

У попередніх частинах підручника сутність військового управління розкривалася в основному як вплив командирів на інших, як їхній вплив на підлеглих і на навколишнє середовище для досягнення поставленої мети. Однак менеджмент ― це ще й управління самим собою.

Ефективність роботи командира, успіхи в його кар’єрі багато в чому залежать від організації його особистої роботи. Організовуючи інших, насамперед потрібно бути самому організованим. Вимога до лікаря: „Зцілися сам!” у переносному значенні належить і до командира. У літературі цю сферу діяльності командира називають самоменеджментом, тобто самоорганізацією.

Організовуючи себе, командиру доводиться вирішувати кілька груп питань:

1) де працювати (необхідні організація й оснащення робочого місця);

2) в яких умовах працювати (створення сприятливих умов роботи);

3) які роботи, в якій послідовності та як виконувати (організація своєї праці);

4) як зберегти здоров’я та працездатність (здоровий спосіб життя й самоконтроль здоров’я).

Стосовно діяльності командира у військових колективах науковою вважається така організація їхньої праці, яка ґрунтується на використанні досягнень науки й передового досвіду, застосуванні технічних засобів і дозволяє найліпше встановлювати й постійно вдосконалювати взаємодію військовослужбовців між собою та з використовуваними технічними засобами в процесі виконання функцій управління та забезпечення виконання бойового завдання військовою організацією. Вона передбачає створення умов для ефективної праці всіх військовослужбовців зі збереженням їхнього здоров’я й працездатності.

Безпосередньою метою організації особистої праці командирів є економія їхнього робочого часу та максимальне використання їхніх власних можливостей. Шляхами досягнення цієї мети є: раціональна організація, оснащення робочого місця, створення сприятливих умов праці, свідоме управління плином свого життя, упорядкування й подолання зовнішніх завад як на роботі, так і поза нею. Час вважається безкоштовним благом, яке кожен має в рівній кількості. Для командира ж це ― найдорожчий ресурс. „Час ― це гроші”, ― полюбляють повторювати американці, а на даний час цей вираз часто можна почути й у нашій країні. Багато талановитих людей нічого не домоглися в житті тільки через невміння раціонально й заощадливо розпоряджатися своїм часом.

Питання 7. Необхідність застосування командиром самоуправління

Відповідь.

Необхідність роботи з удосконалювання військового самоменеджменту визначається кількома факторами. Насамперед тим, що багатьом військовим командирам на практиці не вдається раціонально організувати особисту працю. Основними видами хиб, що зустрічаються в роботі командирів військовій організації, є: постійний поспіх, накопичення робіт, метушливість, перевтома, виконання „чужої” роботи (діяльність за принципом „я все сам”), безплановість роботи, слабка мотивація праці.

Багато командирів не можуть відрізнити головне від другорядного. Їх захоплює „текучка”. Вони зосереджуються на усуненні дрібних відхилень, перетворюються на диспетчерів. А нерозв’язаність перспективних питань і кардинальних проблем призводить до нагромадження ще більшої кількості поточних питань.

Інші командири всю увагу приділяють перспективним і важливим проблемам. Вони подовгу їх проробляють і багаторазово обговорюють. Але їм бракує часу на ознайомлення з положенням справ на місцях, бесіди з підлеглими. Перспективні завдання вирішуються без повної інформації, а прийняті рішення не підкріпляються творчою ініціативою виконавців.

Є командири, що створюють ілюзію, начебто вони скрізь устигають. Протягом дня вони виконують кілька десятків різних заходів і робіт. Але рішення в таких випадках приймаються сумбурно й імпульсивно, без необхідного аналізу й оцінки варіантів. Через це знижується якість рішень та ефективність управління.

Окремі командири через нестачу часу (найчастіше через невдалу організацію своєї праці) збільшують тривалість робочого дня до 10-14 годин. У них не залишається часу на самоосвіту, культурні розваги, відпочинок, заняття спортом і т. ін. Вони відстають від свого часу. А можливий і фізичний зрив.

У науковій і популярній літературі з проблем управління виділені такі яскраві образи командирів, які часто зустрічаються в житті, і вони відрізняються в стилі організації своєї діяльності:

командир-імітатор, командир-фігаро, командир -„свій хлопець”, командир -„інтелектуал”, командир -„бульдозер”. Негативні приклади управлінської діяльності також потрібно знати військовим командирам, щоб не допускати подібних помилок в організації своєї праці.

Іншим фактором, що підвищує значимість військового самоменеджменту, є такий, що визначає загальну організацію роботи підлеглих командирів, фахівців і всього підпорядкованого підрозділу. Постійна зайнятість командира, його особиста неорганізованість, допущені ним панібратство, штурмівщина тощо дуже впливають на відповідний стиль роботи всіх підлеглих. Виникає ланцюгова реакція, що виходить від командира (керівника) і повертається до нього ж у вигляді широкого потоку неупорядкованих справ. Тому самоменеджмент ― це не особиста справа командира, а необхідний елемент загального управління всією діяльністю військової організації.

Значення проблеми військового самоменеджменту визначається також розмірами даної галузі людської діяльності. Командири ― це численна армія керівників різних рівнів у Збройних Силах України. Тому розглянуті питання мають загальнодержавний і національний масштаб.

Систему організації особистої праці кожен командир установлює самостійно, виходячи з конкретних умов. На вибір організаційних форм, методів і засобів самоменеджменту впливає галузь діяльності, характер роботи, що виконується, чисельність підпорядкованого персоналу, індивідуальні особливості підлеглих і навіть характер і темперамент самого командира. Тут немає готових рецептів, придатних для всіх випадків життя. Але є й загальні рекомендації, вироблені практикою видатних військових керівників, узагальнені й закріплені теорією військового управління. Найважливішими питаннями, що належать до проблеми військового самоменеджменту, є: організація робочого місця командира, оптимізація виробничого середовища на робочому місці, аналіз витрат робочого часу, планування своєї роботи, організація інформаційного обслуговування роботи командира, підвищення ним своєї кваліфікації, підтримка здорового способу життя та працездатності.

Питання 8. Застосування командиром ефективних методів планування

свого службового часу

Відповідь.

Планування робочого часу командира має бути перспективним (довгостроковим) на рік, квартал, місяць, короткостроковим ― на тиждень або декаду й оперативним ― на сьогодні або на завтра, чи на два-три дні.

Розглянемо більш предметно питання, пов’язані з процесом планування робочого часу. Для цього слід чітко визначити види роботи та час на їх виконання.

Насамперед, складається перелік найбільш важливих робіт, а потім установлюються терміни їх виконання.

Під час планування особистої роботи доцільно дотримуватися такої послідовності (елементів):

1) визначення витрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);

2) аналіз змісту запланованих справ і визначення часу, необхідного для їх виконання;

3) зіставлення витрат часу на заплановані справи з особистим бюджетом часу;

4) складання перспективного плану;

5) складання короткострокового плану-графіка;

6) запис поточних справ і складання плану робочого дня.

Щоб створити „тимчасову базу” для планування, необхідно відповідально звернути увагу на перші два етапи, тобто підготувати дані, щоб визначити витрати часу на постійні справи, а також зробити аналіз змісту планованих справ і визначити необхідний час для їх виконання. І перше, що необхідно зробити ― це вести облік часу.

Поважний американський вчений в галузі менеджменту П.Друкер проводить облік та аналіз свого робочого часу через кожні дев’ять місяців протягом трьох тижнів і про результати повідомляє наступне:

„...хоча я роблю це протягом п’яти чи шести років, я щоразу викрикую: Цього не може бути! Я знаю, що я втрачаю багато часу, але не може бути, щоб так багато!”

Облік часу. Облік ― це запис. Методи обліку витрат робочого часу: фіксація й самофіксація використання свого робочого часу, хронометраж, моментні спостереження. Однак найефективнішим методом є самофіксація робочого дня, тому що тут діє управлінське правило: якщо командир сам включений у процес реєстрації своєї праці, він і буде її виконувати.

Основні принципи техніки ведення обліку часу зводяться до наступного:

ретельний облік усіх витрат часу;

розкриття простоїв, повільності, витоків часу;

перш ніж змінити способи роботи, необхідно їх ретельно вивчити;

навчитися планувати час;

не починати з корінного зламу свого нинішнього „проведення часу”, доки з олівцем і папером не врахували, як ви зараз витрачаєте свій час.

Облік часу, що витрачається на виконання тих чи інших видів робіт, ― непросте завдання, оскільки його можна вести з різною мірою деталізації. Однак не можна занадто захоплюватися деталізацією, оскільки на подібний облік знадобиться занадто багато часу. Можна постійно займатися поясненням того, як витрачається кожна хвилина, і випустити з уваги головну мету обліку й аналізу використання робочого часу ― підвищення ефективності своєї роботи. Техніка й методи обліку мають бути за можливістю простими й зручними, а групування видів діяльності мають ураховувати специфіку роботи того чи іншого командира. Пропонувати або ж рекомендувати певний уніфікований набір, придатний для командирів усіх ланок управління, важко. Справа в тому, що зміст роботи лінійних і функціональних командирів дуже відрізняється.

Разом з тим, можна з деякою натяжкою виділити такі види діяльності:

заплановані засідання, ділові зустрічі, переговори;

незаплановані засідання, ділові зустрічі, переговори;

робота з документами;

поїздки, огляди;

розмови по телефону;

планова, технічна й організаційна робота (ознайомлення з планами, звітами, технічною документацією, розбір техніко-економічної діяльності тощо);

навчання командирів;

громадська діяльність;

представницькі функції;

фактично всі управлінські функції за участю підлеглих і т ін.

Як свідчить практика багатьох командирів різних рівнів, досить раз у квартал протягом 7-10 днів робити ревізію своєї діяльності з огляду витрат часу, тобто робити облік та аналіз витрат часу.

Командирам з 15 країн було запропоновано проаналізувати 145 факторів непродуктивних витрат часу. Їм необхідно було виділити 15 універсальних, непродуктивних витрат часу й на основі проведених досліджень було складено наступний перелік:

1) перерва в роботі телефонним дзвінком;

2) випадкові відвідувачі;

3) наради (заплановані та непередбачені);

4) кризові ситуації;

5) відсутність мети, пріоритетів і граничних термінів виконання;

6) скупчення справ та особиста дезорганізація;

7) неефективне делегування прав і повноважень, рутинна робота;

8) спроба братися за всі й нереальні тимчасові оцінки;

9) відсутність достовірної інформації, „плутані” інструкції;

10) невідповідна поточна та застаріла інформація;

11) нерішучість і відтягування часу в прийнятті рішень;

12) нечітке уявлення про сфери відповідальності та повноваження;

13) нездатність сказати „НІ”;

14) невміння доводити завдання до кінця;

15) відсутність самодисципліни.

Таким чином, провівши облік витрат часу й аналіз змісту виконаних видів діяльності, необхідно зіставити витрати часу на плановані справи з особистим бюджетом часу. І далі скласти відповідні плани.

План ― це заздалегідь і всебічно обґрунтована модель майбутньої цілеспрямованої діяльності. Його призначення ― забезпечити найбільш високу в даних умовах, місці й відрізку часу ефективність дій. Ці положення цілком стосуються й організації особистої роботи командира. Зазвичай, командири розробляють довгострокові, короткострокові й оперативні плани. Довгострокові плани складаються на рік, квартал, місяць. Планування полягає у складанні переліку найбільш важливих завдань (заходів), які потрібно виконати в плановому періоді. Але без зіставлення з фондом часу та прив’язки до календарних дат перелік залишиться лише „благими намірами”. Тому кожне із завдань має закріплюватися за визначеним часовим періодом та з указівкою терміну від початку до закінчення. Тільки в цьому випадку план буде „управлінням до дії”.

Перелік завдань, що включаються до довгострокового плану, складають з урахуванням планів діяльності вищестоящої військової організації, діяльності державних органів і громадських організацій. Деякі з довгострокових завдань (заходів) можуть повторюватися по періодах, інші будуть новими. Пропоновану тривалість і строки виконання прогнозують або встановлюють за даними проведеного аналізу витрат часу й на підставі минулого досвіду.

Довгострокові плани можна оформити у вигляді таблиць, що містять перелік робіт з указівкою строку їхнього початку та закінчення або ж у вигляді мережних і стрічкових графіків.

Короткострокові плани складаються на тиждень або декаду. Вони призвані дати відповіді на запитання:

яке із завдань буде виступати як центральне, на рішенні якого потрібно сконцентрувати в першу чергу увагу та зусилля на цьому тижні (декаді);

яке завдання потребує найбільших витрат робочого часу;

які завдання в цьому періоді є обов’язковими, тобто потрібно їх почати або підготувати до завершення;

до яких невирішених питань слід було б приступити;

які можуть виникнути ситуації, що здатні істотно вплинути на виконання тижневого (декадного) плану роботи;

яку рутинну роботу (підготовка документів, наради, телефонні розмови, переговори тощо) у цей період потрібно виконати.

Рекомендується розбити ці завдання на три групи:

1. Обов’язкові з погляду досягнення кінцевої мети.

2. Завдання, що будуть виконані, якщо вистачить часу на наступному тижні.

3. Завдання, що будуть виконані, якщо залишиться час.

Оперативні плани складаються на завтра або на найближчі два-три дні. Вони розробляються на базі перспективних і короткострокових планів, будучи засобом боротьби з „текучкою”, що захльостує командира. Їхнє головне призначення ― визначити набір і передбачити черговість виконання завдань у межах робочого дня.

Зручною формою регламентування діяльності командира, яка передує оперативному плану, є графік роботи командира. Розробка його полягає в тому, що виявляються роботи, які повторюються (обхід підрозділів, робота з документами, оперативні повідомлення, прийом відвідувачів і т.п.) і для виконання кожної з них виділяється певний час. Робочі графіки складаються на день, тиждень, іноді декаду, місяць. Для поточних справ і непередбачених завдань у графіку планується певний резерв часу. Спочатку графіки складаються лише загалом, а потім уточнюються й удосконалюються, перетворюються на постійно діючі.

Робочі графіки командирів різних рівнів мають бути скоординовані усередині всієї військової організації, а також погоджені з графіками роботи командирів вищих інстанцій. Тому існує практика затвердження графіків роботи нижчестоящих командирів командирами вищих рівнів. Якщо командиру (офіцерам тилу, озброєння тощо) доводиться часто контактувати з районними та міськими організаціями, урядовими органами, графіки необхідно пристосовувати також і до розпорядку їхньої роботи. Робочі графіки дисциплінують роботу як самих командирів, так і їхніх підлеглих. Вони сприяють упевненості та спокою в апараті управління, задають визначений темп роботи.

Саме безпосереднє оперативне планування виступає вже як доповнення й конкретизація графіків роботи. Ці плани являють собою переліки конкретних робіт, які необхідно виконати завтра або ж у найближчі два-три дні. До переліку робіт записується, що потрібно зробити, кого потрібно викликати, кому подзвонити, з ким зустрітися, в яких нарадах необхідно брати участь і які треба проводити самому. Кожен захід прив’язується до конкретного періоду робочого дня. За можливістю, встановлюється точний момент його початку та закінчення.

Складати оперативні плани (переліки робіт) можна в спеціальних блокнотах, на картці, у щоденниках і щотижневиках. Планування можна здійснювати також з використанням ПЕОМ. Загалом же технічні засоби та прийоми планування не відіграють настільки важливої ролі, як та умова, щоби плани застосовувалися постійно й стали звичними. Тільки тоді вони будуть дійовим засобом боротьби за економію робочого часу та фактором підвищення ефективності роботи командира.

У діяльності командира, набагато частіше, ніж у будь-якій іншій роботі, можуть виникати збої, скасовуватися намічені заходи, з’являтися непередбачені справи. Це може викликати сумніви в доцільності, і навіть можливості складання планів і роботи з ними. Але такі думки хибні. Несподівані події та відхилення дійсно можливі. Однак, буде менше шкоди, якщо оперативні плани доведеться корегувати, як у тому випадку, коли командир працює взагалі без плану, стихійно. Крім того, гарантією виконання запланованих робіт можуть служити правильно підібрані й передбачені резерви часу на невідкладні роботи, які зненацька з’являються, і збої.