14. Этикет коммуникаций.

Этикет коммуникаций – основные теоретические положения

Этикет (от франц. etiquette) — это установленный порядок поведения где-либо. Таково наиболее общее определение этикета.

Значительная роль этикета  в жизни общества объясняется  рядом выполняемых им функций: регулятивной, опознавательной, идентификационной, коммуникативной, этической, эстетической, воспитательной. Этикет базируется на морально-нравственной и формально-организационной основах.

Кроме правил общекультурного поведения существует еще и профессиональный этикет. В жизни всегда были и останутся отношения, которые обеспечивают наивысшую эффективность в выполнении профессиональных функций. Участники какого-либо взаимодействия всегда стараются сохранить наиболее оптимальные формы этого взаимодействия и правила поведения. Например, в организации от новичка станут требовать неукоснительного соблюдения отработанных и проверенных правил делового общения, так как они облегчают выполнение профессиональных функций, способствуют достижению поставленных целей.

Деловой этикет — результат  длительного отбора правил и форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало успеху в деловых отношениях.

Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса» выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность. Только  поведение человека, делающего все  вовремя, является нормативным.  Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания.

2. Конфиденциальность. Секреты  учреждения, корпорации или конкретной  сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность  и приветливость. В любой ситуации  необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим. Внимание к окружающим должно  распространяться на сослуживцев,  начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь как положено). Главный подход - вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Важное значение имеют тщательно подобранные аксессуары.

6. Грамотность. Внутренние  документы или письма, направляемые  за пределы учреждения, должны  быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона.

Эффективность бизнесмена, предпринимателя, руководителя, менеджмента  и любого человека зависит не только от его личных психофизических особенностей и работоспособности, деловых способностей и подготовленности, но и от результатов его взаимодействия с другими людьми, с сотрудниками- подчиненными, партнерами, клиентами.

Для того чтобы избежать серьезных конфликтов и предупредить те, которые могут сорвать достижение целей, следует знать, как формируются  отношения между людьми, как распределяются неформальные роли в группе, как начинается конфликт и как его предотвратить, прекратить, если он уже начался. Руководитель любого уровня должен уметь организовывать совместную деятельность людей, утверждать приемлемые нормы общения, согласовывать внутренние цели организации и персонала.

Деловые партнеры начинают участвовать в общении задолго  до того, как произносится первое слово. Взаимное влияние на состояние и деятельность друг друга начинается с установления психологического контакта и заканчивается его разрывом. В акте общения двух человек можно выделить четыре этапа.

На первом этапе происходит переключение от общения с самим  собой на общение с партнером. Начинаются изучение и оценивание партнера. Прерываются, заканчиваются или оттесняются на задний план все предыдущие дела. Стоит выключить телевизор, радио и, если возможно, отключить телефон

На втором этапе происходит установление контакта. Контакт установлен тогда, когда оба партнера уверены  в обоюдном участии в общении. Контакт чаше всего устанавливается невербальными средствами: направлением взгляда, поворотом головы, выражением лица, уменьшением физической дистанции и т п. Когда это не действует, включают слово: «Сергей Александрович!», «Послушайте!..» Теми же средствами одновременно дается сигнал о выбранном типе ситуации - игровой, рабочей, интимной.

На третьем этапе партнеры выбирают правильный язык и фундаментальный  стиль, складываются конкретные формулировки аргументов. По времени обмен словесными текстами занимает обычно основную долю акта общения, но можно представить себе и такой акт, в котором основное время уходит на установление контакта, например, во время ухаживания.

Четвертый этап - разрыв контакта, требует определенных подготовительных действий, занимающих секунды, реже минуты. Подготовка к разрыву идет на двух уровнях одновременно - на словесном (исчерпывание темы разговора или насильственное его прерывание фразой типа «Извините, через десять минут у меня назначена встреча») и на невербальном уровне (поворот туловища, понижение интонации, фиксирование взгляда на постороннем объекте и т.п.).

Эти этапы общения по времени  могут частично перекрываться. Наиболее распространенной ошибкой при деловом  общении является сосредоточение внимания на третьем, словесном этапе и недооценивание остальных этапов.

Основными причинами плохой коммуникации обычно являются:

• недостаточное понимание  важности общения;

• неправильная установка  сознания, например, безразличие;

• плохое построение caмoгo сообщения;

• слабая память,

• неудачное формирование средств обратной связи

Некоторые менеджеры придерживаются той точки зрения, что сотрудникам  нижнего и среднего уровня вовсе  не обязаны знать о положении дел в целом. Они уверены, что тем, кто находится ниже, надлежит выполнять, что им говорят, и не задавать лишних вопросов. Однако исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел сотрудники организации считают одним из важнейших факторов, сказывающихся на их работе. В то же время, когда руководители распределяют по степени важности факторы, определяющие моральное состояние их подчиненных, они, как правило, ставят на последнее место осведомленность сотрудников о состоянии дел в организации. Для того чтобы преодолеть этот барьер на пути делового общения, необходимо быстро передавать необходимую информацию тем, кто находится ниже.