Тема 8. Координация деятельности в организации
8.1. Факторы усложнения организационных взаимодействий
В небольших организациях координация осуществляется довольно просто: члены организации обычно находятся в постоянном общении, каждый видит работу остальных, и любая несогласованность может быть быстро обнаружена, обсуждена и исправлена.
Чем сложнее деятельность организации, тем труднее осуществить ее координацию. Джеем Гэлбрейтом в качестве факторов усложнения выделяются:
дифференциация (специализация);
взаимозависимость отдельных лиц или групп;
фактор неопределенности.
Дифференциацияв высокой степени является следствием увеличения размера предприятия, которое приводит к целесообразности специализации. Преимущества специализации очевидны: работа выполняется тем, кто ее лучше всего сделает, но при этом возникают проблемы координации: чем больше организация разделяет ответственность между отдельными специалистами и подразделениями, тем больше усилий надо приложить, чтобы снова свести их воедино. Специализация поднимает проблемы координации:
проблема противоречивых целей. Например, персонал финансового отдела стремится сократить расходы и потому желает снизить запасы материалов. Но сотрудники производственного отдела заинтересованы в поддержании производства и не желают вдруг остаться без материалов, поэтому предпочтение отдается высокому уровню запасов;
различные подразделения развивают свои взгляды на организацию и приоритеты в ней, имеют свой стиль общения персонала; могут работать в различных временных рамках; в подразделениях могут оказаться самые разные люди (по квалификации, образовательному уровню, мировоззрению и т.д.) Например, атмосфера личных взаимоотношений в сфере производства может быть контрастом веселой атмосфере отдела сбыта.
Взаимозависимостьпредполагает, что каждый член организации зависит от других. Для одних – это тесная и каждодневная взаимозависимость, а для многих других – довольно слабое обстоятельство, проявляющееся на довольно большом отрезке времени.
Выделяют несколько типов взаимозависимости:
централизованная взаимозависимость, при которой не требуются тесные связи между подразделениями, а отношения с центральным звеном реализуются в установленном порядке (например, банк с филиалами, товарный склад с торговыми подразделениями и т.д.);
Рис. 8.1. Типы взаимозависимости
последовательная взаимозависимость, при которой наблюдается более тесная связь (иллюстрируется на примере любых производственных операций, состоящих из нескольких последовательных этапов);
всеобщая взаимозависимость, в которой все элементы тесно взаимосвязаны (например, создание и организация производства нового изделия).
Присутствие большого числа связанных и групповых взаимозависимостей в работе потребует от организации больше усилий по интеграции ее частей, усложнения ее структуры.
Например, до реорганизации в середине 80-х годов фирма "Ай Би Эм" делала упор на централизацию и связанную взаимозависимость между штаб-квартирой этой корпорации и ее подразделениями на более низких уровнях управления. Однако путем создания полуавтономных региональных отделений "Ай Би Эм" удалось перейти к складывающейся взаимозависимости между этими подразделениями и штаб-квартирой корпорации. При этом внутри каждого отделения между его подразделениями сохранилась связанная взаимозависимость, что вызвано спецификой их деятельности, требующей тесной связи между подразделениями НИОКР, производства и маркетинга.
Современные информационные технологии существенным образом изменили организационную структуру управления многих преуспевающих организаций, позволив фирмам эффективно решать проблемы взаимозависимости. Это важно, в первую очередь, для последовательной и связанной взаимозависимостей, требующих большого обмена информацией между исполнителями. Например, компания "Деджитл Эквипмент Корпорейшн", используя информационную систему из 27 тыс. компьютеров в 29 странах, обеспечивает доступ к ней 75 тыс. сотрудников из 118 тыс. общего числа работников компании. Другим наглядным примером использования новых информационных технологий является создание гибких производственных систем, позволяющих объединить в рамках единого рабочего процесса все три типа производства - мелкосерийного, массового и опытного. Сегодня гибкие производственные системы обеспечивают переход управления массовыми производствами при помощи органических структур.
С развитием организации, ее внутренних и внешних связей возрастает неопределенность. Например, далеко не всегда известны клиенты, надежны поставщики, предсказуемы лояльность и мнения персонала, не всегда ясны критерии оценки производственных показателей отдельных лиц и групп, происходят изменения в окружающем мире. Чем выше неопределенность, тем сложнее деятельность по координации. Приходится перерабатывать большее количество информации, принимая решения. Обработка информации – это основной вид организационной деятельности.