1.2 Организация документального оформления операций расчетов с подотчетными лицами

Зачастую организации, при осуществлении своей деятельности, пользуются не только безналичным расчетом ­­­­– перечисляя деньги со своего счета на счет контрагента, но и наличными платежами. Например, для совершения мелких сделок организации, таких как, приобретение канцтоваров, хозяйственного инвентаря или бензина, удобно использовать наличные деньги. Для совершения таких сделок деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет подотчетным лицам.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

При совершении сделок у подотчетных лиц могут оставаться излишки денег или наоборот, недостаток. При излишке он обязан вернуть их в кассу, а при недостаче подотчетное лицо получает в кассе сумму недостачи.

Подотчетные лица должны распоряжаться наличностью в соответствии с правилами, предусмотренными в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской федерации утвержденным председателем Центрального банка Российской Федерации С.М.Игнатьевым от 12 октября 2011 г. № 373-П.

В пункте 4.4 сказано, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату [7].

 

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

 

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег[7].

Деньги подотчетным лицам выдаются для определенных целей, данные деньги являются подотчетными суммами (Приложение 1)

Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1) хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):

– основные средства и материально-производственные запасы;

– канцелярские расходы;

– почтовые расходы;

– проездные документы;

– и тому подобное.

2) Представительские расходы:

– расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

–расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

3) Командировочные расходы:

– расходы на проезд до места назначения и обратно;

– расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

– расходы на провоз багажа;

– расходы по найму жилого помещения;

– расходы по оплате услуг связи;

– расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз;

– расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

– суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;

– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является:

– своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

– документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

– контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.