1.4 Методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита  проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов работы с

подотчетными лицами.

Задача аудита расчетов с подотчетными лицами:

 подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

 проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

 подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; авансовый отчет; журнал регистрации авансовых отчетов; приказ о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денежных средств; Главная книга; журнал-ордер №7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В ходе проверки аудитор должен:

 подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

 проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подотчетным лицами.

Приступая к проверки аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочной. Условием применения выборочного контроля является высокое, по мнению аудитор, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами проводится по следующей схеме:

Баланс

Дебетовое сальдо счета 71

Кредитовое сальдо счета 71

Расшифровка строк баланса

данные счета 71

Учетные регистры по счету 71

Главная книга

Авансовые отчеты

Дебетовое сальдо счета 71

Дебетовое сальдо счета 71

Кредитовое сальдо счета 71

Кредитовое сальдо счета 71

Схема 1  Проверка достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами

При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитору определить отклонения и их причины.

Особое внимание обращается аудиторам на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а так же дополнительных платежей по налогу на доходы физических лиц. Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, относятся:

 нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

 нарушения при оформлении командировочных расходов (отсутствие приказов (распоряжений) о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т.д.);

 нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

 нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

 нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицам и (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 или других регистрах) и др.