1.3 Особенности аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н [8]. На счете 71 фиксируется вся информация о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. В зависимости от степени детализации учетной информации выделяют синтетические и аналитические счета.

Счета, которые дают вводную характеристику учитываемых объектов в обобщенном денежном выражении, называются синтетическими счетами (синтез от лат. – собирание). Эти счета содержат необходимые данные для составления баланса предприятия. Однако синтетические счета не обеспечивают получение данных, необходимых для оперативного руководства предприятием и контроля над его хозяйственной деятельностью.

Счета, открываемые вразрез синтетических счетов для детализированного учета, называются счетами аналитического учета. Детализация показателей аналитического учета устанавливается на каждом предприятии в зависимости от конкретных условий его работы. Аналитические счета непосредственного отражения в балансе не имеют. Они связаны с балансом через синтетические счета. Итоговые данные аналитического учета всегда соответствуют данным синтетического учета, в разрезе которого они открываются. Синтетический счет один, а аналитических – много.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Журнал-ордер № 7 – документ, обязательный для заполнения, который отображает учет всех расчетов с подотчетными лицами предприятия. В данном документе регистрируется каждая подотчетная сумма, каждая сумма располагается на отдельной строке, и все операции связанные с данной сумме будут располагаться на этой же строке. Журнал-ордер № 7 имеет шахматную форму записи, являющейся основой журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне данного журнала-ордера ведутся сгруппированные сведения о суммах затрат организации на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что позволяет контролировать целевое использование средств и своевременное составление отчетности.

Журнал заполняется на основе следующих документов:

– расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет;

– авансовые отчеты – на израсходованные суммы;

– новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах, полученных и израсходованных (Приложение 2)

Для получения подотчетной суммы требуется расходный кассовый ордер (Приложение 3) выписанный бухгалтером, который направляется к кассиру, для выдачи денег, а подотчетное лицо обязано поставить свою подпись и дату на ордере. Данная операция отражается в виде проводки: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет.

После того, как подотчетная сумма была растрачена по целевым назначениям, подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет, по форме №АО -1 утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. (Приложение 4)

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, подписывается подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Подотчетное лицо обязано заверить свои выполненные операции документами, например кассовыми или товарными чеками, квитанциями, билетами и т.д.

Если подотчетное лицо использовало всю сумму, то сальдо будет нулевым.

Если остался излишек, то сотрудник должен вернуть остаток в кассу. Бухгалтером составляется приходный кассовый ордер.

Если была нехватка подотчетной суммы, и сотрудник доложил свои средства, то возможны следующие варианты:

– руководитель организации удостоверился, что не хватило средств, и возместил сотруднику разницу;

– руководитель посчитал инициативность работника излишней и не компенсировал сумму.

Подотчетные суммы, которые не возвращаются в срок отражаются следующей проводкой: кредит 71 дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Баланс составляется на основе оборотной ведомости по счетам Главной книги. Когда Главная книга составляется из данных журнала-ордера № 7.