Русский язык и культура речи

изводства уменьшился, возникает вопрос о причине этого. (Правильный вариант: Выяснив, что объем производства уменьшился, задумались / поставили вопрос о причине этого.)

Деепричастный оборот не употребляется, если действие, выраженное сказуемым, и действие, выраженное деепричастием, относятся к разным лицам:

Глядя на то, как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию. (Исправленный вариант: Когда видишь, как игнорируются приказы руководства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию.)

Нельзя использовать деепричастный оборот и в безличных предложениях, где нет ни логического, ни грамматического подлежащего, при отсутствии неопределенной формы глагола: Получив предписание,

уже было слишком поздно. (Правильно: Когда получили предписание, уже было слишком поздно. Или: Предписание получили слишком поздно.)

Деепричастный оборот не употребляется и в тех случаях, когда предложение представляет собой пассивную конструкцию (субъект действия пассивной конструкции не совпадает с субъектом действия в деепричастном обороте): Проанализировав дея-

тельность предприятия, были сделаны следующие выводы…(Правильно: Проанализировав деятельность предприятия, сделали следующие выводы…).

8.Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосо-

четания с предлогом о (вопрос о доверии, постанов-

ление о кадрах и т.п.), однако наблюдаются случаи злоупотребления этим предлогом: Директор завода

90

отметил о важности поставленной задачи (надо: отметил важность).

Следует также знать, что конструкции с предлогом по (в значении «после») требуют употребления существительного в форме предложного падежа: По истечении указанного срока можно будет снова вернуться к этому вопросу. Вход в лабораторию только по предъявлении пропуска.

Предлоги благодаря, согласно, вопреки сочетаются с существительными в дательном падеже: благодаря удачной работе.

Имеют место и ошибки, связанные с неправильным написанием предлогов в течение, в продолжение, вследствие, ввиду (в течение всего срока действия;

впродолжение месяца; вследствие болезни; ввиду

отсутствия).

9.Ошибки, связанные с неправильным порядком слов

впредложении. В письменной речи (в отличие от устной) информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, и, следовательно, самое существенное, то, ради чего и создается предложение, должно располагаться в конце его. В фразе

«Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию» непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. Это предложение должно быть составлено так: Для оп-

ределения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года.

Таковы некоторые ошибки, наиболее часто встре-

чающиеся в ситуациях устного делового общения, а также в деловых бумагах и служебных документах.

91

4. Письменная деловая речь. Типы служебных документов.

Административный речевой этикет. Язык и стиль рекламной деловой корреспонденции

В официально-деловом стиле речи преобладает письменная форма его реализации (деловые письма, личные и управленческие документы, другие деловые бумаги – всего около 60 видов).

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости.

Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

Типы служебных документов. Документ – это деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Основные функции документа следующие: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административноуправленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Все служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

92

-личные документы (заявление, доверенность, автобиография, резюме);

-управленческие, или организационно- распорядительные, документы (для внутреннего пользования), которые, в свою очередь, делятся на несколько систем:

-административно-организационные документы (контракт, план, устав, отчет, правила);

-распорядительные документы (приказ, распоряжение, постановление, инструкция);

-информационно-справочные (докладная записка, акт, справка);

-деловые письма (сопроводительные, инициативные, гарантийные), посредством которых организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры; деловая переписка оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия;

-коммерческая корреспонденция (письморекламация, письмо-запрос, письмо–ответ) – переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта; коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу;

-финансовые и учетные документы.

Заявление как образец личного документа содержит просьбу какого-либо лица и адресовано организации или должностному лицу учреждения. Текст заявления состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используются конструкции прошу разрешить/

предоставить…; в связи с тем, что…; на основании того, что…

Доверенность – личный документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Схема документа: кто – кому – что. Обязательным элементом является подпись заверителя.

93

При поступлении на работу часто требуется автобиография. Автобиография пишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы.

Среди самых распространенных административноорганизационных документов является контракт (договор) – соглашение двух сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Договор заключается между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, между организациями.

Основные части контракта – предмет контракта (купля-продажа, предоставление работы или услуг), условия и сроки оплаты, порядок расчетов, ответственность сторон, сроки, адреса сторон.

Самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, является приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он издается по основным вопросам, например: по вопросам внутренней жизни учреждения, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных частей, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников. Различают приказы по личному составу и по основной деятельности.

Текст любого распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается с предлога о (об) с большой буквы: О назначении… Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руково-

94

дителя. Она начинается со слов приказываю, предлагаю,

постановляет и т.п.

Административно - организационным документом является и распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационнохозяйственной деятельности. Его текст содержит конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.

Докладная записка – документ информационного характера, который адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, а также содержит выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Объяснительная записка составляется в произвольной форме и, в отличие от докладной записки, не имеет заголовка.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (подтверждение места учебы или работы, занимаемой должности, заработной платы, места проживания и т.п.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями.

95

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. Во второй – излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.

Документы для внешнего пользования, называемые деловыми письмами, применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Сопроводительное письмо, например, информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств и имеющий повышенную правовую функцию.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, запрос информации.

Письмо-подтверждение используется, когда необходимо подтвердить получение документов или материалов.

Письмо - ответ содержит решение, принятие предложения, например, или отказ от него.

Коммерческое письмо составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Одной из его разновидностей является рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38 – 90. Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления

96

на бланке документов реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.

Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу, т.е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер управленческой функции. Так, в письме-просьбе используются, например, такие речевые клише, как обращаемся к вам с просьбой; просим вас направить; мы хотели бы получить и т.п.

Административный речевой этикет. В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания:

1.В деловых бумагах наиболее распространены следующие формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер, а знак восклицания указывает на то, что

Образцы управленческих документов, их реквизиты, т.е. обязательные информационные элементы (автор, дата и т.п.), их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте «Ор- ганизационно-распорядительная документация. Основные положения». – М.: Главархив, 1975. Кроме того, с правилами составления и оформления документов можно познакомиться в следующих пособиях: Дерябина А.С. «Методические материалы к практическим занятиям по дисциплине «Деловые бумаги и правила их составления». – М.: МИИТ, 1998; Дерябина А.С. «Методические материалы к практическим занятиям по дисциплине «Деловая переписка». – М.: МИИТ, 1997; Скорикова Т.П. «Методические разработки к практическим занятиям по обучению коммерческому письму». – М.: МИ-

ИТ, 1998.

97

факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливоофициальный оттенок.

2.Имеет свою специфику и текстовое употребление слов товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.).

Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов ХХ века, в последние годы вытесняется словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется в тех случаях, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правовых отношений.

3.В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вме-

сто я прошу пишут прошу, вместо я выполнил пи-

шут мною выполнено. (Исключение: нельзя употребить выражение мною решено; правильно – я решил.) В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4.Административный речевой этикет требует особой осторожности при пользовании местоимением он в служебных документах. Во избежание обезличивания или фамильярности в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которого она составляется.

5.Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном, доброжелательном тоне; текст должен быть предельно корректным. Не до-

98

пускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Не допускается побуждать адресата к спешке. Для получателя деловой корреспонденции обязателен оперативный ответ в виде письма или факса.

Подсказать выбор необходимых слов и выражений в каждом конкретном случае могут только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций.

Язык и стиль рекламной деловой корреспонденции. В последнее время в практике деловой переписки наметилась тенденция к свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложения. Это проявляется в первую очередь в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции, особенно в документах информационно - рекламного характера: товарное предложение, сообщение о видах производимой продукции и услуг, резюме. Особенность таких писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес, что обусловливает творческий подход к составлению писем и широкое использование средств языковой выразительности. Так, получили распространение оце-

ночные конструкции типа разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, безупречная работа и др.

Информативность, убедительность – основные требования к текстам деловых посланий. Однако информационное рекламное письмо, как уже отмечалось, должно отличаться еще и нацеленностью на интересы, т.е. содержать конкретные коммерческие предложения; информация должна быть достаточной для удовлетворения потребителя и в то же время не избыточной.

99