8.4 Работа с формами

Формы - это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать с помощью специальных средств оформления. Формы предоставляют пользователю только те поля, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме могут размещаться специальные элементы управления для автоматизации ввода.

Таким образом, формы, с одной стороны, позволяют пользователю вводить данные в таблицы базы данных без постороннего доступа к самим таблицам, с другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.

Простая форма - форма, которая создается на базе только одной таблицы или запроса.

Сложная форма - форма, которая основывается на полях из нескольких связанных таблиц или представляет собой композицию из нескольких форм.

8.4.1 Создание формы

Существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса. Формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации, хотя способ создания формы "вручную" также существует.

Полностью автоматические средства создания форм называются автоформами. Существует три вида автоформ:

- "в столбец" - все поля одной записи отображаются в столбец;

- ленточная - одновременно отображается группа записей;

- табличная - по внешнему виду не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует:

1. Открыть вкладку Формы в окне Базы данных и нажать кнопку Создать.

2. В открывшемся окне Новая форма выбрать тип автоформы, а также таблицу (или запрос), на которой она будет основываться, нажать ОК.

3. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматические и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.

Автоформа создает только простые формы.

8.4.2 Создание формы с помощью мастера

Мастер форм - специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастера форм можно запустить из основного окна Базы данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на вкладке Формы.

1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запросы0 и поля, которые войдут в будущую форму.

2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.

3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

4. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

8.5 Работа с отчетами

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатное устройство. В отчетах используются специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных средств оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).

8.5.1 Создание отчета

Отчеты, как и формы, проектируются тремя способами: “вручную”, автоматически (Автоотчет) и автоматизированным способом (Мастер отчетов). Рекомендуется создавать отчеты двумя последними способами, а редактировать структCру готового отчета в режиме Конструктора. Автоотчет запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчета "в столбец" существуют "ленточные" автоотчеты. Их структуры аналогичны соответственно форме "в столбец" и ленточной форме.

Мастер отчетов запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов: выбор базовых таблиц или запросов; выбор полей, отображаемых в отчете; выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Дополнительно отчет содержит разделы верхнего и нижнего колонтитулов, где печатается служебная информация, например номера страниц. В отдельных разделах отчета оформляются заголовки групп, если для каких-то полей отчета применена группировка.