11-20

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например —

«шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20__ года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд

9

льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

−руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

−производственные подразделения;

−вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

10

Графа «Профессия (должность)» заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад,

11

увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц. Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами

— Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки)

12

автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии для выплаты работникам.

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

13

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Форма штатного расписания приведена в приложении Б.

5 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка — организационно-

распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Этот документ, в отличие от «Положения о структурном подразделении организации», жестко структурирован и включает в себя следующие разделы:

1Общие положения.

2Порядок приема и увольнения персонала.

3Общие обязанности сотрудников.

4Общие обязанности администрации.

5Рабочее время и порядок его использования.

6Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся.

7 Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» включает в себя:

−преамбулу (упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд);

−цели, достигаемые введением в действие данного документа;

−порядок введения документа в действие.

Раздел «Порядок приема и увольнения персонала» определяет:

−процедуру приема персонала на работу;

−перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу;

−процедуру увольнения персонала;

−порядок перемещения сотрудников па другие должности (на другие виды работы);

−порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

14

Раздел «Общие обязанности сотрудников» содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.

Раздел «Общие обязанности администрации» содержит перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению ею в своей повседневной деятельности, в том числе:

−обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;

−обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;

−обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению груда сотрудников;

−обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;

−обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия организации с другими организациями.

При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.

Раздел «Рабочее время и порядок его использования» содержит сведения о:

−распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);

−распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, в том числе

для приема пищи, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);

−порядке учета отработанного сотрудниками времени;

−порядке предоставления сотрудникам отпусков.

Раздел «Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся» включает в себя два подраздела.

Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей.

Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников» включая виды поощрений.

Раздел «Заключительные положения» устанавливает порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также

15

порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа).

Впроцессе отработки документа он визируется заместителями

руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком и согласовывается с профсоюзной организацией и юридической службой предприятия (учреждения).

Как и прочие организационно-правовые документы, «Правила внутреннего трудового распорядка» подлежат утверждению руководителем.

О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации.

При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.

Вслучае необходимости, а также в связи с постепенным устареванием содержания документа «Правила внутреннего трудового распорядка» подвергаются переработке и повторному утверждению. Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится па листах бумаги формата А4.

Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать:

−полное официальное наименование организации;

−наименование вида документа;

−номер и дату написания документа;

−место составления (написания);

−заголовок к тексту документа;

−подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

−гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его первого заместителя).

6 Должностные инструкции

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

16

Типовая должностная инструкция включает в себя следующие разделы;

1.Общие положения.

2.Обязанности сотрудника (категории сотрудников).

3.Квалификационные требования к сотруднику (категории сотрудников).

4.Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» определяет:

−область компетенции (ответственности) данного сотрудника (1—3 пункта);

−подчиненность сотрудника;

−подчиненных сотрудника (отдельные должностные лица или подразделения).

Раздел «Обязанности сотрудника (категории сотрудников)»

содержит подробное описание повседневных обязанностей сотрудника по принципу «от главного к второстепенному». При этом основное внимание акцентируется на вопросах, связанных с исполнением контрольных функций, подготовкой (исполнением) различных документов, а также сроках выполнения тех или иных мероприятий.

Перечень обязанностей целесообразно излагать по направлениям деятельности (в том случае, если таких направлений несколько).

Раздел «Квалификационные требования к сотруднику (категории сотрудников)» содержит сведения о квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику, занимающему данную должность (как правило, это образовательный ценз и стаж работы).

Раздел «Заключительные положения» в зависимости от специфики характеризуемой должности может включать в себя:

−сведения об ответственности сотрудника за невыполнение (неполное или недолжное выполнение) своих обязанностей;

−сведения об особых обязанностях сотрудника (обязанностях на особый период деятельности организации);

−основные нормативные документы, которыми сотрудник должен руководствоваться при выполнении своих должностных обязанностей;

−порядок замещения сотрудника на период его временного

отсутствия.

При необходимости в заключительном разделе должностной инструкции могут быть отражены другие насущные вопросы, связанные с исполнением обязанностей по характеризуемой должности.

17

Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения). В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Оформление должностной инструкции производится на листах бумаги формата А4.

Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать:

−полное официальное наименование организации;

−наименование вида документа;

−номер и дату написания документа;

−место составления (написания);

−заголовок к тексту документа, включая наименование подразделения и должности;

−подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

−гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).

Литература:

1.Кузнецов И.Н Документационное обеспечение управления и делопроизводство. М., 2013.

2.ГОСТ Р 6.30 – 2003 « УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМАОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

18