18.10.2017 Тема: Артефактний документ.
Артефактний документ (від лат. artis – мистецтво, ремесло, factus – зроблений) – документ, що має особливу соціально-культурну цінність, не властиву для даної категорії документів у цілому. Значна частина А. д. розглядаються як документні пам’ятники, зокрема й писемності, складова частина культурного надбання країни, нації, людства і, як правило, охороняються спеціальними законами.
До А. д. здебільшого відносять рукописи, що мають історичну, наукову, культурну цінність, стародруковані книги (манускрипти, палімпсести, інкунабули), раритети, рідкісні письмові й графічні видання, кінофотофонодокументи і т. ін.
До А. д. відносять і такі, що мали чи мають особливі умови чи обставини їх виникнення та побутування в зовнішньому середовищі. Такі А. д. вивчають з метою з’ясування їх «долі» або легенди (термін з архівознавства), первинної приналежності, прив’язки до історичних подій, пам’ятних місць і т. ін.
У бібліотеках, архівах, музеях, наукових установах А. д., що визнані цінними й унікальними, як частина історичного, культурного надбання України перебувають під особливим контролем і обліком, задля їх збереження фізичний доступ до них обмежується. Ковальчук Г. І. Книжкові пам’ятки (рідкісні та цінні книжки) в бібліотечних фондах. – К., 2004. – 643 с. Критерії визначення артефактної цінності документа
Термін "рідкісна книга" є історично першим для визначення категорії цінності. Тут має значення й тираж видання, і інформація про знищення всього тиражу або значної його частини в силу різних обставин. Відомо, що інформація про знищення того або іншого видання часто призводила до порятунку або більш дбайливого зберігання частини тиражу, що залишилася.Іншими словами, цінність пам'ятки залежить від важливості його змісту, якості матеріалів, мистецтва виконання і кількості екземплярів. Цінність книжкових пам'яток визначається характеристиками двох складових книги - самого твору й способу його матеріального втілення (видання). У цьому полягає своєрідність книжкових пам'яток і складність виділення їх критеріїв Наприклад, книга може бути видатною пам'яткою літератури завдяки цінності змісту тексту при посередньому поліграфічному виконанні, або ж, навпаки, може бути шедевром художнього оздоблення та поліграфічного виконання рядового, нічим не примітного тексту.
Державне регулювання питань щодо збереження цінних документів.
Історично першим на теренах нашої держави з питань збереження артефактних документів був Закон СРСР 1976 р. "Про охорону використовування пам'ятників історії й культури".Сучасна Україна має багатовікову історію, у її фондосховищах зберігається безліч історичних пам'яток регіонального, загальнонаціонального та світового значення. Серед них - сотні тисяч архівних документів, першодруків, стародруків, інших рідкісних та цінних видань.
Роботу з цими культурними скарбами згідно з законодавством України здійснюють бібліотеки, архіви, музеї, однак, залишається чимало невирішених питань і проблем, які виникають у процесі її становлення, економічними умовами, у яких на сучасному етапі реалізуються такі завдання як формування, збереження та розкриття вітчизняних колекцій пам'яток писемності та друку. 25.10.2017 Тема: Актуалізація наук про документ. Поширення з початку 1970-х років електронних комунікацій зумовило поєднання проблематики дисциплін, пов'язаних зі створенням, зберіганням та використанням електронних документів. Поняття "документ" у даному аспекті вже мало досить широке трактування, воно стало безвідносним до змісту, реквізитів або наявності чи відсутності юридичної сили (так, "електронне документознавство" вже може розглядатись як управління документами в електронній формі). Водночас науково-технічні бібліотеки починають комплектуватись не тільки паперовими, а й аудіовізуальними виданнями, дисертаціями, звітами про наукові дослідження, довідково-конструкторські розробки, депонованими рукописами - тобто стали виконувати функції служб інформації.
Виникла необхідність формування інтегруючої наукової дисципліни, яка б синтезувала загальні знання про документ, вивчала історію та теорію документа, формувала загальний поняттєво-категоріальний апарат науки, враховуючи погляди обох концептуальних напрямів на розвиток науки про документ.
Ще на початку 1970-х років російський вчений В.М. Автократов показав наявність двох точок зору на зміст документознавства, перша з яких відповідає теорії й методиці документування управлінських процесів, а друга- вважає його як узагальнюючу науку про способи фіксації реальної дійсності взагалі. Пізніше відзначається, що цей відомий науковець розглядав документознавство "як своєрідну метанауку, яка повинна розробляти загальні питання теорії документонакопичення і практику документування усіх сфер діяльності людини, узагальнювати результати досліджень документів в усіх гуманітарних і технічних науках". І хоча, як вже зазначалося, йшлося про "власне" документи, ідея синтезуючої науки про документ була плідною й набула на сьогодні нового змісту.
У подальшому про можливість створення загальної теорії документа, що могла б існувати як міждисциплінарна, для якої документ є головним об'єктом дослідження, також писав у 1984 р. російський архівознавець Б.І. Ілізаров. Він наголошував на тому, що в процесі міждисциплінарної інтеграції наук, об'єктом дослідження яких є документ (архівознавство, інформатика, джерелознавство, книгознавство тощо), відбувається запозичення не стільки фактологічних, скільки методологічних знань. Галузь, що об'єднує ці дисципліни, він запропонував також назвати документологією, тобто "галуззю дослідження, в якій формується загальна теорія документа". Свій внесок в розвиток науки про документ зробили також праці С.Г. Боряка, Л.О. Драгомірової, Н.Б. Зінов'євої, Л.В. Кузнєцової, С.Г. Кулешова, А.Л. Манківського, М.С. Слободяника, С.В. Сельченкової, Г.М. Швецової-Водки, В.В. Бездрабко, про які можна дізнатися більш детально в наступних розділах посібника.
Розвиток вітчизняного документознавства останніх років, як зазначає проф. В.В. Бездрабко, свідчить про його диференціацію на загальне і спеціальне (управлінське, науково-технічне, музичне, картографічне, судове, нотаріальне тощо) та остаточну його соціальну й когнітивну інституціоналізацію. 01.11.2017 Тема: Керування документацією. Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів - формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату. Таким чином, керування документацією в узагальненому варіанті тлумачиться як галузь керування, що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи національного) та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про управлінську діяльність.
Управління (керування) документацією для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять " вперше офіційно зафіксовано визначення поняття "керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. Останні наукові публікації вчених України, Білорусі, Російської Федерації вказують на схильність ототожнювати керування документацією і» теорією і практикою діловодства, управлінським документознавством, інформаційним (у т.ч. і документаційним) забезпеченням управління. Це свідчить про "завойовування" керуванням документацією місця в існуючій моделі науки, етап його становлення й утвердження як наукової дисципліни та напряму практичної діяльності в управлінській сфері. Залучаючи зарубіжний досвід та адаптуючи його для ефективного впровадження і застосування, науковці і практики свідомі щодо необхідності нагального розроблення концептуальних засад теорії та практики керування документацією. Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:
- формування нормативно-правової бази;
- становлення термінології;
- розвиток принципів керування управлінською документацією;
- класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої Документації;
- напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.