Глава 2 загаловак і іншыя рэквізіты як элементы тэксту службовага дакумента
Поўная назва ўстановы, арганізацыі або прадпрыемства – аўтара дакумента – размяшчаецца ў верхнім левым куце. Можа наносіцца з дапамогай штампа або друкарскім спосабам.
Назва структурнага падраздзялення – размяшчаецца ў верхнім левым куце. Дазваляецца друкаваць машынапісных спосабам.
Індэкс прадпрыемства сувязі, паштовы і тэлеграфны адрас, нумар тэлетайп, нумар тэлефона, факса, нумар рахункі ў банку – размяшчаецца ў верхнім левым куце, афармляецца ў адпаведнасці з паштовых правілаў: 252030; г.Кіеў, ул.Пирогова, 9, т. 22 1-99-33. На бланку для лістоў указваецца нумар разліковага рахунку ў аддзяленні банка: разліковы рахунак № 11632516 ў Укрінбанке г. Кіева МФО № 321 518.
Нумар дакумента – размяшчаецца злева або пасярэдзіне старонкі. Ва ўсіх дакументах, акрамя лістоў, прыводзіцца назва яго выгляду. У залежнасці ад гэтага назвы усталёўваецца фармуляр, структура тэксту, асаблівасці выкладання.
Дата – дакумент датуецца днём яго падпісання або зацвярджэння. На бланках дату падпісання дакумента ставяць у левай верхняй частцы разам з індэксам на спецыяльна адведзеным для гэтага месцы. Калі дакумент складзены не на бланку, то дату ставяць пад тэкстам злева. Яна запісваецца славесна-лічбавым спосабам (24 жніўня 1996) або лічбавым – трыма парамі арабскіх лічбаў у наступнай паслядоўнасці: дзень, месяц, год – 1996/06/17 (г.зн. 17 Чэрвень 1996). У дакументах матэрыяльна-фінансавага характару дата афармляецца славесна-лічбавым спосабам.
Індэкс – размяшчаецца ў верхняй частцы старонкі злева. Дадзены рэквізіт дазваляе забяспечыць аператыўны даведачна-інфармацыйны пошук дакумента, кантроль выканання. Індэкс дакумента ўключае ў сябе тры пары арабскіх лічбаў, дзе першая пара – індэкс структурнага падраздзялення, другая – нумар справы па наменклатуры для падраздзяленні, трэцяя – парадкавы нумар па часопісу ўліку. Напрыклад: № 02-10/36, дзе 02 – шыфр структурнага падраздзялення, 10 – нумар справы, дакумента; 36 – рэгістрацыйны нумар дакумента па часопісу ўліку ўваходзяць дакументаў і канцылярыі.
Спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента – размяшчаецца ў верхняй частцы старонкі злева. Змяшчае дату і індэкс, названыя ў дакуменце арганізацыяй, якая заключыла або выдатнага дакумент. Напрыклад: на N ° 02-10/135 ад 1996/03/01, дзе 02 – індэкс структурнага падраздзялення, 10 – нумар справы па наменклатуры, 1 35 – парадкавы нумар.
Месца зняволення або выдання – размяшчаецца ў верхняй частцы старонкі злева. Змяшчае назва горада або населенага пункта, дзе выдаецца дакумент.
Грыф дакумента – размяшчаецца з правага боку пад кодам – формы. Запісваецца з сярэдзіны радка "для службовага карыстання", "сакрэтна", "цалкам сакрэтна".
Адрасат – размяшчаецца з правага боку ў верхняй частцы старонкі. Кожны элемент – назва ўстановы, падраздзяленні, пасада, прозвішча і ініцыялы асобы, паштовы адрас – пішацца з сярэдзіны новай радкі з вялікай літары. Калі дакумент адрасаваны ва ўстанову, то паштовы адрас паказваецца пасля назвы ўстановы, структурнага падраздзялення і прозвішчы службовай асобы; калі прыватнай асобе – тады перад яе прозвішчам.
Напрыклад:
Друкарня "Прэса 252030, г.Кіеў,
Украіна "ул.Пірогова,
Галоўнаму рэ-12, кв. 6
доктара Ніканава М.П.
Раманаву В.А.
Грыф зацвярджэння – размяшчаецца ў верхняй правай частцы дакумента. Зацвярджэнне – спосаб пасведчання дакумента пасля яго падпісання, які санкыянуе распаўсюджванне дзеяння дакумента на пэўны круг структурных падраздзяленняў, арганізацый або службовых асоб. Элементы грыфа сцвярджэнні:
– Слова ЗАЦВЯРДЖАЮ;
– Назва пасады;
– Асабістую подпіс;
– Ініцыялы і прозвішча асобы, зацьвердзіць дакумент,
– Дата зацвярджэння.
Напрыклад: ЗАЦВЯРДЖАЮ
дырэктар школы
(Подпіс) JLC. Сямёнава.
07.10.96
Рэзалюцыя – размяшчаецца ў правым верхнім куце. Калі гэта месца занята іншым рэквізітам, то рэзалюцыю змяшчаюць на любы свабоднай плошчы пярэдняга боку старонкі дакумента, акрамя палёў. Складаецца з наступных элементаў: – прозвішча і ініцыялы выканаўцы, якому адпраўлены дакумент; – указанне аб парадку ў характары выканання дакумента – тэрмін выканання дакумента; – асабістая подпіс кіраўніка; – дата. Як выканаўцы ў рэзалюцыі паказваюцца службовыя асобы, а не структурныя, падраздзяленні. Адказным за выкананне дакумента з'яўляецца асоба, уключанае ў рэзалюцыі першай.
Загаловак да тэксту – друкуецца малымі літарамі, размяшчаецца пад назвай віду дакумента, адлюстроўвае асноўную ідэю дакумента і, як правіла, пачынаецца з прыназоўніка "о", павінна быць лаканічным і дакладным, з максімальнай паўнатой раскрываць змест дакумента.
Адзнака аб кантролі – размяшчаецца злева ў верхняй частцы поля першай старонкі дакумента, яе прастаўляюць па форме "К" або "Кантроль".
Тэкст – складаецца з наступных лагічных элементаў: ўвядзення; – доказы; – канчатак. Размяшчаецца па ўсёй шырыні старонкі (ад поля да поля).
Адзнака аб наяўнасці дадатку – размяшчаецца злева ў верхняй палове старонкі. Ёсць два спосабу афармлення прыкладанняў:!) Калі дакумент мае дадатку, якія згадваюцца ў тэксце, або тыя, якія тлумачаць яго ўтрыманне, то адзнаку аб гэтым афармляюць так:
Дадатак: на 2 стр. у 3 экз.:
2) калі дакумент мае дадатку, не названыя ў тэксце, то іх трэба пералічыць з указаннем колькасці старонак у кожным дадатку і колькасць іх асобнікаў:
Дадатак: "Праект рэканструкцыі ўчастка" на 5 стр. у 2 экз.
Калі дадатак застаецца ў справе, то ўказваецца:
Дадатак: на 2 стр. толькі адрасату.
Пры вялікай колькасці прыкладанняў асобна складаецца іх спіс, а ў самім дакуменце пасля тэксту ўказваецца:
Дадатак: паводле спісу на 7 стр.
Подпіс – падпісваюць, як правіла, першы асобнік дакумента. У склад подпісы ўваходзяць:
– Указанне пасады (злева);
– Подпіс (з правага боку);
– Ініцыялы і прозвішча асобы,
падпісала дакумент (справа).
Подпісы некалькіх службовых асоб на дакументах размяшчаюцца адна пад іншы ў паслядоўнасці, якая адпавядае займаемай пасады. Калі дакумент падпісваюць некалькі асоб, якія займаюць аднолькавую пасаду, іх подпісы размяшчаюцца на адным узроўні:
Дырэктар Дырэктар
с / ш № 277 с / ш № 282
/ Подпіс / / подпіс /
Л. С. Сямёнава Ю. Ю. Некрасов
Расшыфроўка подпісы ў дужкі не бярэцца.
Грыф узгаднення – Адрозніваюць дзве формы ўзгаднення дакументаў – ўнутранае (з падраздзяленнямі і службовымі асобамі ўстановы) і знешняе (з падведамнымі і непадведамаснай арганізацыямі). Грыф узгаднення ставіцца на знешняй форме. Дадзены рэквізіт складаецца з:
– Слова "УЗГОДНЕНА";
– Назвы пасады службовай асобы (уключаючы назва ўстановы), з якой узгадняецца дакумент;
– Асабістага подпісы;
– Яго расшыфроўка;
– Даты.
Грыфы ўзгаднення размяшчаюцца ніжэй рэквізіту "Подпіс" або на асобнай старонцы.
Напрыклад:
УЗГОДНЕНА:
Дырэктар сярэдніх школ № 246
/ Подпіс / К.С. Кушчаева
01.09.96
Віза – Унутранае ўзгадненне праекта дакумента – гэта яго візавання. Віза складаецца з:
– Асабістага подпісы асобы, візуе,
– Даты.
У выпадку неабходнасці паказваецца пасаду асобы, візуе і расшыфроўваецца яе подпіс (паказваюцца ініцыялы і прозвішча):
Загадчык кафедры (подпіс) Б. М. Сайко
28.08.96
Невялікія заўвагі (1 – 2 радкі) размяшчаюцца перад візай. Пры ўнутраным ўзгадненні візы ставяцца на першым асобніку дакумента, а лісты або іншыя зыходныя дакументы візіруецца на экзэмпляры, які застаецца ў установе.
Друк – друк прыкладваецца да дакументаў, якія патрабуюць адмысловага пасведчання. Друку з'яўляецца гербавыя і простыя. Гербавая пячатка прыкладваецца да дакументаў, якія сведчаць юрыдычныя або фізічныя правы асоб; да статутаў, палажэнняў, якія патрабуюць адбітка друку, і інш Простыя друку маюць розную форму: круглую, квадратную, трохкутную. Герб на іх не адлюстроўваецца. Простую друк прыкладваюць да дакументаў, выходзяць за межы арганізацыі, у размнажэнні асобнікаў распарадчых дакументаў пры іх рассыланні, да даведак з месца працы і г.д.
Адзнака аб запэўненні копій – ў правым верхнім куце пішацца слова "копія"; пад рэквізітам "подпіс" слова "правільна", дата, пасада выканаўцы; подпіс і яе расшыфроўка. Пры неабходнасці подпіс завяраецца пячаткай.
Прозвішча выканаўцы і нумар яго тэлефона – гэта рэквізіт абавязковы на выходных дакументах (лістах, даведках, заключэннях. Складаецца з: – прозвішчы выканаўцы; – нумары яго службовага тэлефона. Яны ставяцца ў ніжнім левым куце зваротнай або асабовага боку апошняй старонкі дакумента.
Адзнака аб выкананні дакумента і напрамку яго ў справу – гэты рэквізіт размяшчаецца ў левай або цэнтральнай частцы ніжняга поля першай старонкі дакумента і ўключае ў сябе наступныя дадзеныя: – кароткая даведка аб выкананні; – словы "у справу" і нумар справы, да якой павінна быць падшыць дакумент, – дату напрамкі дакумента ў справы; – подпіс кіраўніка структурнага падраздзялення або выканаўца.
Адзнака аб пераносе даных на машынны носьбіт – размяшчаецца пасля тэксту ў ніжняй частцы дакумента. Змяшчае:
– Запіс "Інфармацыя перанесеная на машынны носьбіт";
– Подпіс асобы, адказнай за перанос даных;
– Дату пераносу.