2.Создание главного и вложенных документов

2.1.Уровень 2. О главных документах

Главный документ— документ-контейнер, объединяющий в себе несколькоотдельныхфайлов(такназываемыхвложенныхдокументов).

С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.

Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.

Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке. Кроме того, предпочтительнее, чтобы вложенный и главный документы были разбиты на структурные элементы и созданы на основе одного шаблона.

Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа СТРУКТУРА. Форматирование главного документа можно производить и в режиме РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ.

2.2. Уровень 1. Создание главного документа путем создания нового документа и добавления в него вложенных документов

Для создания нового главного документа выполняются следующие действия:

1)создается новый пустой документ;

2)он сохраняется в папку, где расположены все вложенные доку-

менты;

3)осуществляется переход в режим СТРУКТУРА.

Для вставки существующего документа в главный документ осуществляются следующие действия:

1)открывается главный документ;

2)устанавливается режим отображения документа СТРУКТУРА;

3)нажимается кнопка ПОКАЗАТЬ ДОКУМЕНТ, чтобы отобразились все элементы группы ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ (рис. 15.13);

Рис. 15.13. Элементы группы ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ вкладки СТРУКТУРА

263

4)нажимается кнопка ВСТАВИТЬ;

5)в окне ВСТАВКА ВЛОЖЕННОГО ДОКУМЕНТА выбирается нужный документ. Вложенный документ будет обведен бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла (рис. 15.14). Перед документом будет вставлен разрыв раздела СЛЕДУЮЩАЯ СТРАНИЦА, а после него — разрыв ТЕКУЩАЯ СТРАНИЦА.

Рис. 15.14. Вложенный документ в главном документе

Если главный документ и вставляемый документ содержат одноименные стили, появляется соответствующее сообщение (рис. 15.15). Для обеспечения единообразия стилей во всем главном документе лучше отказаться от переименования стилей вложенного документа.

Рис. 15.15. Запрос на переименовании стилей

Каждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.

В том случае, когда главный документ уже содержит вложенные документы, перед вставкой еще одного вложенного документа нажимается кнопка РАЗВЕРНУТЬ ВЛОЖЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ и курсор устанавливается в место, куда следует вставить документ. Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами.

264

2.3. Уровень 1. Преобразование существующего документа в главный документ и создание из него вложенных документов

Обычный документ можно преобразовать в главный документ, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы. Для создания вложенного документа из части документа необходимо, чтобы у него была структура, созданная с использованием стилей типа Заголовок или другими способами. Для преобразования используются следующие операции:

1)открывается документ, который предполагается использовать в качестве главного;

2)осуществляется переход в режим отображения документа СТРУКТУРА;

3)выделяется в документе заголовок и текст, которые должны быть размещены во вложенном документе;

4)нажимается кнопка СОЗДАТЬ. Если кнопка не отображается, используется кнопка ПОКАЗАТЬ ДОКУМЕНТ для отображения элементов группы ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ;

5)текущий документ сохраняется. В папке вместе с главным документом автоматически будет создан новый файл. Вложенному документу автоматически присваивается имя файла. Имя файла составляется из первых знаков заголовка документа. В начале и в конце каждого вложенного документа вставляются разрывы раздела.

Переименовывать файлы вложенных документов можно только из главного документа. После добавления вложенного документа в главный документ нельзя перемещать или удалять его файл без предварительного удаления из главного документа.

2.4.Уровень 1. Открытие и работа с главным документом

Главный документ открывается как обычный файл Word. Однако

воткрытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены

ввиде гиперссылок (рис. 15.16).

Для просмотра или печати содержимого сложного документа необходимо на вкладке СТРУКТУРА развернуть вложенные документы с помощью кнопки РАЗВЕРНУТЬ ВЛОЖЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Если кнопка не активна, следует сначала нажать кнопку ПОКАЗАТЬ ДОКУМЕНТ.

Сглавным документом можно выполнять все те же действия, что

ис обычным документом.

265

Рис. 15.16. Отображение сложного документа при его открытии со свернутыми вложенными документами

Редактирование и форматирование сложного документа удобнее выполнять в режиме РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ. Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т. п.

2.5. Уровень 1. Работа с вложенными документами

С вложенным документом можно выполнять все те же действия, что и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе.

При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать. Для этого курсор устанавливается в любое место блокируемого документа и нажимается кнопка ЗАБЛОКИРОВАТЬ ДОКУМЕНТ вкладки СТРУКТУРА (вложенные документы должны быть развернуты). Рядом со значком файла появится значок замочка. Заблокированный документ нельзя редактировать и форматировать. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки — нет.

Для разблокирования документа используется та же кнопка. Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными

средствами. Для его переименования необходимо пересохранить файл

сновым именем из главного документа (вложенный документ должен быть разблокирован). Для этого:

1)при нажатой клавише [Ctrl] выбирается гиперссылка свернутого вложенного документа;

2)файл сохраняется под новым именем и/или в другую папку

сиспользованием команды ФАЙЛ – СОХРАНИТЬ КАК;

266

3)закрывается файл вложенного документа;

4)сохраняется главный документ.

Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.

Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа. Для этого:

1)курсор устанавливается в любое место нужного вложенного документа (вложенные документы должны быть развернуты и разблокированы);

2)нажимается кнопка РАЗОРВАТЬ СВЯЗЬ панели инструментов СТРУКТУРА (рис. 15.17);

Рис. 15.17. Удаление ссылки на вложенный документ

содновременным копированием его содержимого в главный документ

3)в результате ссылка на вложенный документ удаляется, а его содержимое копируется в главный документ (рис. 15.18);

Рис. 15.18. Результат удаления ссылки на вложенный документ

4) файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.

Вложенный документ можно удалить из главного документа (он должен быть разблокирован и нажата кнопка ПОКАЗАТЬ ДОКУМЕНТ):

267

1)выполняется щелчок мышью на значке файла (рис. 15.19) (развернут или свернут документ в режиме СТРУКТУРА — неважно);

2)нажимается клавиша [Delete].

Рис. 15.19. Удаление вложенного документа из главного документа

Файл вложенного документа остается на прежнем месте.

268