2. Приемы документального контроля.

Сплошная проверка – способ обнаружения ошибок в учетных регистрах, предполагающий сверку всех записей в учетном регистре с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции.

Сплошная проверка всей финансово-хозяйственной деятельности часто бывает очень трудоемкой, однако, согласно нормам профессиональной этики контролер должен либо полностью убедиться в достоверности отчетности, либо отказаться от выражения мнения о ней.

Сплошные проверки проводятся на малых предприятиях (т.е. где объемы операций незначительные), проводится контроль по специальным заданиям, в т.ч. инициативный, когда в договоре прямо оговаривается проведение сплошной проверки. Когда объем проверяемой документации или число операций достаточно велики и правомерно применение статистических методов аудитор может проводить выборочное обследование. В соответствии с стандартами заключении (отчете о контроле) по итогам контроля следует указывать, что контроль проводился на выборочной основе, в т.ч. когда контроль проводился сплошным методом.

Выборочной проверке подвергаются те участники учета, где риск возникновения существующих ошибок достаточно низок, (в следствие того налажен грамотный и эффективный контроль на участке, бухгалтерия обеспечена документацией).

Выборка – отобранные по определенным правилам элементы  (документы или бух. записи) для формирования проверяемой совокупности. Выборка – должна быть репрезентативной (представительной) обладать всеми свойствами генеральной совокупности.

Существует 2 вида выборочных проверок:

- на соответствие – задача проверки на соответствие установить часто ли нарушитель нормы внутреннего контроля.

Пример: проверка санкционирования руководством оплаты счетов на приобретение материальных ценностей, оплаты услуги, сличение поступающих материальных ценностей по наименованиям, количеству, качеству. Его называют атрибутивным.

- по существу – называется количественный. Измерение нарушения внутреннего контроля в стоимостном выражении.

Пример: подтверждение остатков по счетам учета, записи в первичных документах.

Аналитическая проверка - это использование различных методов и приемов анализа хозяйственной деятельности, математики, статистики для выявления проблем и противоречий в учете и отчетности клиента с тем, чтобы уделить этим вопросам внимание в ходе контроля. В некоторых случаях (длительное сотрудничество аудиторов с данным клиентом, доверие к руководству проверяемой компании и т.д.) аудит может быть ограничен только аналитической проверкой.

Комбинированная проверка - это сочетание различных методов организации контроля.

Формальная проверка — это внешний осмотр бухгалтерского документа, изучение и взаимное сопоставление его реквизитов. При осмотре документа внимание проверяющего могут привлечь следующие отклонения от формальных требований:

- отклонение от правил составления и оформления документов (документы должны быть составлены на стандартных бланках установленной формы, утвержденных Министерством финансов или учетной политикой предприятия);

- отсутствие каких-либо реквизитов (данных одной из сторон правоотношений, печати, подписи, единицы измерения и т. д.);

- наличие сомнительных реквизитов (наличие подчисток, травлений, подклеек, приписок и других изменений в документе);

- наличие излишних реквизитов (наличие пометок, посторонних записей в тексте документа, штрихов);

- несоответствие документа реальной обстановке их составления, использования и хранения (документ составлен в 1997г., а проверка производится в 2005г., а документ при этом выглядит свежесоставленным, не  помятым, аккуратным);

- противоречия между реквизитами документа (формальное несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия, например).

Для успешного проведения формальной проверки документа бухгалтеру-эксперту необходимо знать порядок заполнения бухгалтерских документов, сроки документооборота, уязвимые хозяйственные операции и других факторы.

В отличии от формальной нормативная проверка — это изучение документа на его соответствие действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, положениям, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, ставок налогов и т. д. Например, учет молока положено вести в литрах, а материально-ответственные лица, нарушая инструкцию, могут вести его учет в килограммах.

При помощи данного метода можно установить правильность оформления документа и его соответствие законодательству, для чего необходимо знать не только бухгалтерский учет, но и нормативные акты, относящиеся к другим наукам.

При применении данного метода можно выявить следующие несоответствия между содержанием документа и правилами его заполнения:

- применение иных натуральных измерителей хозяйственных операций, например, при производстве молочных продуктов (сыра, масла, творога и т. д.) закупается молоко у населения в литрах (в 1 л содержится 1030 г), а списывается в килограммах (в 1 кг содержится 1000 г), что создает излишки продукции в размере 30 г с 1 литра;

- использование в качестве основания при составлении документов иных норм и правил, например, применение средней цены для оценки различных марок стали;

- отсутствие сведений о проведении промежуточных операций, например, применение норм естественной убыли по товарам, фактически не хранившимся на базе.

Арифметическая (счетная) проверка документов заключается в установлении правильности сделанных в документе подсчетов итоговых сумы как по строкам, так и в графах. При этом можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами, правильность вычисления процентов и т. п.

С помощью данного метода могут быть выявлены следующие подлоги в первичных и сводных документах:

- интеллектуальный подлог, когда производится завышение или занижение итоговых сумм в графах и по строчкам;

- материальный подлог, когда производятся последующие дописки штрихов и цифр, как в итоговых суммах, так и в отдельных строчках и колонках. Применения данного метода требует знания арифметики, в частности, умения в использовании процентов, индексов, нормативов; в выведении итоговых сумм в документах; умения пользоваться ЭВМ.

Все перечисленных метода проверки документов отличаются простотой в применении и высокой поисковой значимостью при проведении проверок.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета. Первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному погашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Встречная проверка - это сопоставление разных экземпляров одного и того же документа. Исходя из сущности метода, его можно применять лишь по документам, которые оформляется не в одном, а в нескольких экземплярах. К их числу относятся документы, которыми оформляются поступление или отпуск материальных ценностей (накладные, счета-фактуры и т.д.). Экземпляры документов находятся либо в различных организациях либо в разных структурных подразделениях предприятия. При условии правильного отражения хозяйственной деятельности, разные экземпляры документа имеют одно и то же содержание. В иных случаях документы оформляются лишь в одном экземпляре, либо имеют различное содержание. При сопоставлении документов могут не совпадать: количество товара, единица измерения, цена товара и пр. Отсутствие экземпляра документа может быть признаком не документирования факта хозяйственной деятельности, и как следствие - сокрытия доходов.

Метод взаимного контроля заключается в использовании в лю­бом сочетании самых различных документов, прямо либо косвен­но отображающих проверяемую хозяйственную операцию.

Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы, а также документы оперативно-технического учета (весовой журнал, журнал брака, журналы учета въезжаю­щего и выезжающего с предприятия транспорта, графики завоза товара и др.).

С помощью этого метода решаются две основные задачи:

• выявляются подложные документы;

• определяется круг лиц, причастных к совершению противо­правного деяния.

Метод восстановления количественного учета. Методы проверки документов, отражающих однородные опе­рации, включают восстановление количественного учета, конт­рольное сличение остатков, хронологический и сравнительный анализы и др. Например, в сфере общественного питания (столо­вые, кафе, рестораны) может применяться также специальный для данной сферы метод обратной калькуляции, т.е. контрольный пе­ресчет готовых изделий в исходное сырье1.

Восстановление количественного (количественно-сортового) учета может быть использовано при проведении документальной ревизии в любой отрасли экономики, но чаще всего этот метод применяется на предприятиях торговли и общественного питания (складах, оптовых базах, магазинах, кафе, столовых и т.п.).

Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценности и денежных средств. Проверка движения товарно-материальных ценности и денежных средств по этому принципу состоит в том, что их остатки определяю не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости — на каждую дату (на конец каждого дня) любого межинвентаризационного периода Применение этого методического приема может выявить, например, таки противоречия, как оформление расхода товарно-материальных ценностей, не поступивших в организацию.