Лабораторная работа №6. Построение и обработка баз данных

Цель: использование таблиц Excel для создания и обработки простейших баз данных.

6.1 Создание базы данных в Excel

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Основными объектами базы данных являются таблицы (например, таблица Excel). Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу.

Информация в базе данных состоит из набора записей, каждая из которых содержит один и тот же набор полей. Записи характеризуются порядковыми номерами, а каждое поле имеет заголовок, описывающий его назначение.

Рисунок 6.1 – База данных в Excel

Правила использования рабочего листа Excel как базы данных.

1. Каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа.

2. Между столбцами не должно быть промежутков.

3. Первая ячейка столбца – заголовок поля, имеющий уникальное имя в пределах рабочего листа.

4. Записи (строки) должны идти без промежутков, ниже строки заголовков.

5. Пустая строка – признак окончания базы данных.

6.2 Операции с записями базы данных

Фильтрация – выделение подмножества записей из общего множества записей.

Автофильтр – инструмент Excel для проведения автоматической фильтрации записей в базе данных. Для использования Автофильтра необходимо выделить ячейку базы данных, перейти во вкладку Данные и выполнить команду Фильтр.

Рисунок 6.2 – Пример использования автофильтра

Пример. Задана база данных “Товары” (рис. 6.3). Вывести информацию по товарам, цена на которые находится в пределах от 1000 до 2000 р.

Рисунок 6.3 – База данных “Товары”

Выделим ячейку базы данных, перейдем во вкладку Данные и выполним команду Фильтр. Далее в раскрывающемся списке поля Цена выберем команду Числовые фильтры/Между (рис. 6.4).

Рисунок 6.4 – Применение пользовательского автофильтра

Сортировка – упорядочивание данных по заданному признаку. Для выполнения сортировки записей в базе данных Excel необходимо выделить ВСЮ базу данных и во вкладке Данные щелкнуть по кнопке Сортировка.

Подведение итогов – операция с записями базы данных Excel, предназначенная для подведения итогов (сумма, среднее, максимум, минимум и т.д.) по полям, имеющим числовые значения. Для выполнения операции необходимо выделить ячейку базы данных, и во вкладке Данные выполнить команду Промежуточные итоги.

6.3 Практическая часть

Задание 1. Создать телефонный справочник (табл. 6.1). При помощи Числовых фильтров просмотрите записи списка, удовлетворяющие следующим условиям:

• владельцев телефонов, фамилии которых начинаются на букву А (пользуйтесь кнопками Назад, Далее);

• владельцев телефонов, проживающих на проспектах;

• владельцев телефонов, номера телефонов которых > заданного номера.

Таблица 6.1 – Телефонный справочник

Задание 2. Выполнить сортировку справочника:

• по возрастанию номеров телефонов;

• по алфавитному порядку фамилий;

• добавить в телефонный справочник поле “Примечания”;

• в каждую запись справочника в поля “Примечания” записать одно из слов “очень важный”, “важный ”, ”необходимый”;

• выполнить сортировку справочника по степени важности телефонов и затем по алфавитному порядку фамилий.

Задание 3. Выделить записи из справочника при помощи автофильтра:

• выделить записи, у которых номер телефона больше 2505050 и меньше 2705050;

• затем среди выделенных записей выделить записи, в которых фамилии начинаются с буквы П;

• отобразить все записи списка;

• отобразить записи, в которых улица или проспект начинается с буквы “П”;

• отобразить записи, у которых номер квартиры заканчивается числом 13.

Задание 4. Создайте базу данных, отображающую сведения о товарах, подлежащих реализации (табл. 6.2). Скопируйте созданную таблицу на два пустых листа и каждый пункт задания выполняйте на новом листе. При помощи команды Промежуточные итоги вкладки Данные подведите промежуточные итоги в стоимостном выражении:

• по фирмам (перед этой операцией отсортируйте список по полю Фирма);

• по месяцам среди всех фирм (отсортируйте список по полю Месяц);

• по продукции среди всех фирм (отсортируйте список по полю Продукция).

Таблица 6.2 – База данных “Товары для реализации”

Фирма	Продукция	Месяц	Стоимость
Колос	хлеб	январь	120000
Колос	батон	январь	320000
Колос	батон	февраль	135600
Атлант М	ВАЗ-21009	январь	59120000
Атлант М	ВАЗ-2111	январь	57620000
Атлант М	ВАЗ-21009	март	59120000
Горизонт	телевизор	февраль	5020000
Горизонт	телевизор	март	5020000
Горизонт	телевизор	апрель	5020000

Задание 5.

Постройте диаграмму (одну), показывающую изменение стоимости реализации товаров по месяцам для каждой фирмы (рис. 6.5).

Рисунок 6.5 – Диаграмма изменения стоимости реализации