Ввод информации в базу данных:

Чтобы попасть в режим ввода и редактирования Базы данных:

• два щелчка на имени базы данных;

• встать на БД и нажать кнопку «Открыть».

Изменение ширины строк производится аналогично Excel движением границы между строками вниз или вверх. Но при этом в отличие от Excel указанная ширина будет одинаковой для всех строк. При выборе поля, созданного с помощью Мастера подстановок, из списка можно набрать первую букву и появятся поля, начинающиеся на эту букву. Если их много, можно ввести еще несколько букв. Одновременным нажатием клавиш «Ctrl», «+» и «’» (апостроф) можно скопировать верхнее поле. Хотя нажатие этих клавиш не очень удобное. Проще использовать комбинацию клавиш «Ctrl» + «C» (копировать) и «Ctrl» + «V» (вставить скопированный текст). Внимание:  Выйти из режима «Ввода и редактирования» без отмены внесенных изменений нельзя, т.к. Access спрашивает про необходимость сохранения изменений только при наличии одновременных с вводом данных изменений ширины полей и т.д., т.е. структуры таблицы!!! Объединение однородных таблиц с разными данными:

Выбрать первую таблицу, которая м.б. уже участвует в связках по коду с другими таблицами. Указать команду «Копировать». Затем дать команду «Поместить». Ввести имя новой таблицы. Для добавочной таблицы в группе «Параметры вставки» выбрать пункт «Добавление данных». Сортировка данных: Встать на любое поле в таблице. Нажать на кнопку от А до Я (стрелка вниз) при сортировке по возрастанию (и от Я до А при обратной сортировке). Аналогично и с цифровыми полями. Если нужно сделать сортировку по нескольким полям, нужно выделить эти столбцы ( щелчок по названию столбца, и не отрывая протянуть на столько столбцов, по которым нам нужна сортировка), меню «Записи» - сортировка – по возрастанию или убыванию.

Поиск записи: Производится аналогично и в режиме Таблицы и в Формах. Встать на поле, нажать на иконку «бинокль». Если производится выбор по первым буквам, выбрать из списка пункт «С начала поля».

Фильтрация  записей: Производится в режиме Таблицы.

Фильтр по выделенному:

Встать на поле. Нажать на иконку «Фильтр по выделенному». В списке останутся только записи с аналогичным названием поля.

Чтобы сделать следующий фильтр нужно удалить предыдущий по соответствующей иконке.

При вызове контекстного меню (правая кнопка) и выборе пункта «Исключить выделенное» будут показаны все записи с названиями отличными от указанного в активном поле.

Фильтр по условию: Выбрать иконку «Изменить фильтр». Появляется пустое окно. Если в нём всё же есть записи, нажать кнопку «Очистить бланк». Выбрать вкладку «Найти» в левой нижней части экрана. Выбрать из списка Первое значение из списка данных по реквизиту. Если нужны ещё условия, нажать на кнопку «Или» рядом с предыдущей. Выбрать следующую характеристику.  Появляется правее новая кнопка «Или» для следующего дополнительного отбора. По окончании указания условий отбора, выбрать иконку «Применение фильтра».

Создание схемы базы данных: Схема – «дорожная карта» Вашей базы данных. Она создается после отладки подключения полей по их связям. Запускается из пункта меню «Сервис» – подменю «Схема данных». Вначале, если не было схемы,  появляется пустое поле. Контекстное меню – пункт «Добавить таблицу». Далее ее необходимо выбрать из списка. Нажать кнопку «Закрыть», и таблица появится в поле. Далее аналогично выбрать следующую таблицу. Желательно выбирать таблицы в порядке отношения 1-ко-многим. Щелчком на ключевом поле 1-й таблицы и тянем к полю вторичного ключа в следующей таблице. Над ним отпускаем кнопку мыши. Появляется Связь. Щелчком на связи выбираем ее, и она становится более яркой. Из контекстного меню выбираем пункт «Изменить связь».  Это можно осуществить, выбрав другие поля. Можно также выбрать пункт «Удалить связь» и создать ее заново. Главную роль играет нажатие на кнопку «Объединение».  От выбора одного из трех пунктов зависит показ данных из баз на основе указанной связи. Предпочтительно указывать 1-й пункт «Объединение только тех записей, которые совпадают», что логично. Очень важно указать виды обеспечения целостности данных. Предпочтительно все выделить галочкой:

• каскадное обновление связанных полей (изменение ключевого поля приведет к изменению его значения в связанной базе данных);

• каскадное удаление связанных данных (аналогично предыдущему пункту будет произведено удаление). Но при программировании желательно вставлять дополнительную проверку на аналогичном стиле удаления, т.к. удаление одной основной записи по цеху приведет к удалению всего списка персонала по цеху в связанной базе данных. А такая операция м.б. вызвана ошибочно !!! 

Но при отсутствии указания обеспечения целостности данных теряются одно из преимущества взаимосвязей между данными. Если появляются ошибки, значит, есть ошибки в организации и объявлении полей основного и вторичного ключа. Копирование структуры таблицы в Базе Данных:

Выбрать таблицу. Вызвать правой кнопкой контекстное меню и выбрать пункт «Сохранить, как экспорт». Ниже отметить «галочкой» радио-кнопку «В текущей базе». Сказать «Да». Будет предложено имя предыдущей таблицы. Убрать слово «копия» и лишние кавычки, дав новое название. Существующая таблица появится с новым именем.