( Для создания всевозможных подсчетов на базе Схемы данных):

Данный запрос строится на основании продуманных заранее взаимосвязей и, обычно, на основе сводной Базы данных.

Сначала необходимо выбрать базу данных. Обычно – основную. В работе с Кадрами - это БД «Личные карточки». Далее нужно выбрать одно – три поля – для организации строк – уровни вложения полей. И одно поле для организации расчетов. В нем необходимо выбрать вид вычислений: Count (подсчет количества – например, персонала по цехам, должностям и т.д.), Sum (сумма – например, сумма окладов, зарплаты и т.д.). Расчеты производятся по выбранным полям.

Пример создания простого запроса из бд «Персонал» (Личные карточки):

• выбрать 1-е поле (например, цех) – высший уровень;

• выбрать 2-е поле (например, должность) – второй уровень.

Далее для простого подсчета количества выбрать функцию «Count». Получаем запрос по цехам (всего персонала), в том числе по должностям.

При необходимости подсчета сумм (например, зарплаты) необходимо на третьем уровне выбрать поле цифрового типа (например, «оклад») и функцию сумма». Далее разработчики Access предлагают еще множество других функций.

• Режим «Повторяющиеся записи» –

( Для повторов данных в таблицах):

• Режим «Не имеющие подчиненных» –

( для показа записей, не имеющих связей): Например, клиенты, не имеющие заказов.

Добавление условий отбора в запрос :

Условие отбора – это фильтр, указывающий Access, какие именно записи необходимы.

Выбор по конкретным данным:

Если в колонке запроса с полем «Цех» в строке «Условие отбора» ввести в двойных кавычках полное его название (например, «Управление»), то результатом работы запроса будет показ всех работников указанного цеха. Если нам нужно в перечень добавить персонал ещё одного цеха, в строке «или» под предыдущей надписью «Управление» необходимо аналогично ввести другое наименование (например, «Бухгалтерия»). Результатом работы запроса будет показ всех работников двух указанных цехов. Предыдущая сортировка исчезнет. Её нужно объявить заново, тем более, что в этом случае все равно удобнее пересортировать персонал по цехам и фамилиям. Если нужно выбрать по дате, в толе типа Дата в строке «Условие отбора» написать = [введите дату].

Создание запроса с параметрами:

Иногда нужно, чтобы запрос при запуске запрашивал на ввод содержимого поля. Для этого нужно указать параметры в столбце данного поля. В строке «Условие отбора» в квадратных скобках (обязательно!!!) введите название вопроса (например, [Введите название цеха] ). Если вопрос шире, чем столбец, столбец нужно расширить. Теперь закройте запрос и его запустите. Перед показом таблицы появится диалоговое окно «Введите значение параметра» и в нем под указанной Вами надписью поле для ввода названия цеха. После ввода наименования нажать кнопку «ОК». Кнопка «Отмена» – отказ от ввода наименования города и выход из запроса. Имейте в виду, что наименование отыскиваемого данного нужно вводить полностью. При наличии ошибок или отсутствии данного наименования будет показана пустая таблица. Поэтому данный режим удобен для малого количества вариантов отбора или при знании состава данного поля!