Вивчення засобів створення баз даних в електронній таблиці Microsoft Office Excel. Постановка задачі створення бази даних складу комплектуючого комерційного підприємства

Мета роботи: Вивчення можливостей створення баз даних в Excel.

Основні теоретичні положення: База даних - такий спосіб організації даних для зберігання великого обсягу інформації (наприклад, бібліотечний каталог, телефонний довідник, екзаменаційна відомість), що знайти потрібну інформацію можна легко й швидко. Таким чином, інформаційно-пошукова система має у своєму складі два компоненти: базу даних (БД) і систему управління базою даних (СУБД). У термінології Excel база даних - набір записів, тобто список. Фрагмент списку складу комплектуючого комерційного підприємства наведений у табл.2.1.

Кожен стовпець представляє певну однорідну категорію інформація-поле в термінології БД., код товару, найменування, опис, ціна в грн. (партнер, дилер, опт, роздріб), ціна в $ (опт, роздріб), наявність (у магазині, на складі), дата.- окремі типи даних. Кожен рядок, називаний записом, - набір даних про одне найменування товару або іншому одиничному елементі. Всі записи, включені в один файл, становлять файл бази даних (в Excel - список). Список Excel містить 256 полів і більше 65000 записів.

Excel функціонує як ПЛОСКА база даних, що працює в кожен момент часу тільки з одним списком. Для створення бази даних яка забезпечує одночасний доступ до даних з декількох списків (таблиць), варто скористатися іншим пакетом програм - системою управління базами даних (СУБД), наприклад Access.

Маючи базу даних (табл.2.1), можна ставити, наприклад, такі задачі:

сортування списків за найменшою ціною, за найбільшою ціною, відбір відомостей про товар, з однією ціною й т.д.

Спрощують роботу зі списками діалогові команди Форми данных, Сортировка, Фильтр, Итоги.

Відбір потрібної інформації в базах даних називається Фільтрацією. Фільтри дозволяють у зручній для користувача формі відбирати потрібні записи зі списку, при цьому інші записи просто скриваються (не удаляються). Excel володіє двома видами фільтрації: автофільтром і розширеним фільтром.

Порядок виконання роботи:

Завдання 1. Створити базу даних згідно табл.2.1.

Завдання 2. Здійснити сортування інформації в базі даних.

Завдання 3. Зробити відбір інформації з використанням автофільтра.

Завдання 4. Зробити відбір інформації з використанням розширеного фільтра

3.1. Виконання завдання 1.

Відкрити нову книгу і створити ЭТ (табл. 2.1.)

Таблиця 2.1.

3.2. Виконання завдання 2

Робота з меню Данные - Сортировка.

3.2.1. Сортування записів у БД по зростанню

Виконаємо сортування по зростанню за оптовою ціною на товар.

а) Поставити курсор у поле списку.

б) Виконати команди Данные - Сортировка.

З'явиться вікно Сортировка диапазона (мал. 2.1.)

Мал.2.1. Вікно Сортировка диапазона

Таблиця 2.2.

3.2.2.Сортування записів у БД по убуванню

Виконаємо сортування по убуванню по даті.

а) Виконати пп.а),б) з п.3.2.1;

б) У діалоговому вікні, що з'явилося, Сортування в першому полі Сортировать по вибрати (або ввести) дата і вибрати пункт По убыванию

в) Натиснути на кнопку ОК.

Товар у списку розташовується в порядку від новітнього до самого старого (таб.2.3.)

Таблиця 2.3

0. Виконання завдання 3

Робота з командами Данные =>Фильтр =>Автофильтр

3.3.1Відбір товару з найменшою вартістю

Виконуємо команди:

а)скопіювати аркуш БД із іншим ім'ям, наприклад, з ім'ям Автофільтр (щоб зберегти вихідний список);

б) поставити курсор у поле бази даних нового аркуша;

в) виконати команди: Данные=>Фильтр=>Автофильтр (мал. 2.2.).На мітках стовпців повинні з'явитися відкриваючі кнопки

г) натиснути на кнопку стовпця

Мал. 2.2. Вибір команди «Автофильтр»

Оптова ціна; Натискаємо на кнопку . Відкривається список, вибираємо (Первые 10).Накладення умови за списком: Показати - 3 найменших елементів списку.

д) Натиснути на кнопку ОК.

е) У базі даних залишилися тільки три найменування найменшою вартістю, всі інші рядки списку скриті (таб.2.4.).

Таблиця 2.4

Автофільтр застосовується до всього списку. Для фільтрації частини списку користуються розширеним фільтром.

3.4. Виконання завдання 4

Робота з командами Данные => Фильтр => Расширенний фильтр

3.4. 1. Провести фільтрацію частини списку за роздрібною ціною 30 грн.

Виконуємо команди:

• Створити копію аркуша «БД» зі списком, назвати Расширенний Фильтр. помістити курсор миші у вільну ячейку (ячейка, що відведена для діапазону критеріїв);Ввести: роздріб, 30(діапазон умов)

• Виконати команди Данные - Фильтр - Расширенний фильтр. З'явиться вікно мал. 2.3;

• Виділяємо потрібну область таблиці (вихідний діапазон)

• Виділяємо ячейку з умовою (діапазон умов)

• Натискаємо кнопку ОК

Мал.2.3. Вікно програми “Расширенный фільтр”

У результаті отримуємо таблицю 2.5.

Таблиця. 2.5.

Маємо список найменувань товару із ціною 30 грн. Інші рядки списку скриті.

4. Звіт по роботі:

1. Назва та мета роботи;

2. Привести пояснення до завдань 1-3;

3. Роздруківка таб.2.1.

Лабораторна робота №3