8. Бухгалтерские документы и организация документооборота

Бухгалтерский документ — письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, либо права на её совершение, либо устанавливающее материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется по методу сплошного непрерывного учёта и в специальных носителях информации — это придаёт информации юридическую силу. Этот способ получил название документация.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей.

Значение бухгалтерских документов — они служат основанием и подтверждением правильности учётных данных, а также используются для оперативного руководства и управления организацией и имеют контрольные значения. Каждый документ должен содержать определённые показатели, которые называются реквизитами — наименование, дата, содержание хозяйственной операции, измерители.

Документооборот — движение документов от момента составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив. Существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние.

Важнейший этап работы с документами — регистрация.

Хранение документов: в целях налогообложения — 4 года; в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства — 5 лет; лицевые счета работников — 75 лет.

Тема: Учётные регистры и формы бухгалтерского учёта

1. Учётные регистры

Техника бухгалтерского учёта — способ регистрации учётной информации.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения её в бухгалтерском учёте и отчётности, предприятия должны вести регистры бухгалтерского учёта — они же учётные регистры.

Учётный регистр — счётные таблицы определённой формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования.

Все хозяйственные операции отражаются в регистре в хронологической последовательности и должны группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учёта. Процесс записи называется учётной регистрацией.

Содержание регистров и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной.

Учётные регистры ведутся в специальных книгах (журнал, журнал-ордер, ведомость), на отдельных листах и карточках, а также в электронном виде.

По данным регистра определяется финансовый результат работы предприятия. Записи используются также для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, для последующего анализа и подготовки рекомендаций для принятия управленческих решений.

Регистры представляют собой разделённые по строкам и столбцам таблицы для занесения необходимых сумм по хозяйственным операциям. Формы регистров разрабатываются Министерством финансов.

1. Классификация регистров

Учётные регистры классифицируются по следующим признакам:

1. По видам бухгалтерских записей

• Хронологические — данные первичных документов регистрируются в порядке поступления их в бухгалтерию (регистрационные журналы, кассовые книги);

• Систематические — группировка хозяйственных операций по однородным признакам;

• Комбинированные — сочетает первый и второй вид (журналы-ордера, Журнал — Главное).