10.5. Проверка достоверности информации и ее аналитическая обработка

Прежде чем пользоваться информацией, наобходимо убедиться в ее достоверности.

Проверка плановых показателей производится с точки зрения их увязки и взаимной согласованности в разных формах плана. Отсутствие согласованности может привести к нереальности пла­новых заданий.

Проверка отчетности имеет особо важное значение, поскольку это наиболее широко используемый на практике источник инфор­мации. Кроме того, высокое качество отчетности свидетельствует о хорошей постановке текущего учета.

Проверка соблюдения правил составления отчетности вклю­чает рассмотрение правильности заполнения форм отчета и соот­ветствия их утвержденным формам, правильности арифметических подсчетов при выведении отдельных показателей.

Проверяется полнота и своевременность проведения инвентари­зации и отражения ее результатов в учете (на основе ведомости результатов инвентаризации).

Проверка согласованности показателей разных форм отчетно­сти проводится в основном путем их сопоставления. Некоторые показатели входят в разные отчетные формы и, следовательно, при правильном составлении отчета обязательно должны совпа­дать. Для сверки других показателей приходится определять их сумму или разность.

Логический контроль достоверности отчетности проводится пу­тем сопоставления различных показателей хозяйственной деятель­ности в процессе анализа. Он основан на том, что между различ­ными сторонами хозяйственной деятельности существует взаимо­связь, которая должна найти отражение в показателях отчетности.

Проверка согласованности и преемственности показателей от­четов за смежные периоды предполагает сопоставление отчетных показателей в их динамике. Необходимость преемственности данных отчетности за смежные периоды очевидна. Так, общая сумма товарной и валовой продукции за год должна соответствовать итогу четырех квартальных отчетов, если по каким-либо причи­нам эти показатели не совпадают, должны быть выяснены причи­ны расхождения.

Встречная проверка, т. е. сверка показателей анализируемого предприятия с данными учета тех предприятий и организаций, с которыми изучаемое предприятие имеет хозяйственные связи, также играет большую роль в установлении правильности отчет­ных данных. Так, периодически предприятия сверяют со своими дебиторами и кредиторами суммы задолженности.

После того как мате­риалы, привлекаемые для анализа, проверены и установлена их достоверность и доброкачественность, начинается их аналитиче­ская обработка. Она включает группировку показателей, их рас­членение и обобщение, составление расчетных формул, исчисление средних, относительных величин и другие способы обработки дан­ных с помощью всего арсенала традиционных и современных эко­номико-математических методов.

Аналитическая обработка информации о деятельности предприятия может проводиться как вручную, так и с помощью ПЭВМ. Естественно, что обработка данных с помощью ПЭВМ сокращает трудозатраты аналитических работ и повышает их оперативность.

Аналитический процесс с использованием ПЕВМ можно изобразить в такой последовательности: постановка задачи и ее формализованное описание; накопление информации; обработка информации; анализ; использование результативной информации. Постановка задачи — это этап, на котором определяют сущность аналитической задачи, требования к регламенту решения, к исходным данным и конкретным результатам. В описании алгоритма решения задачи выделяют такие подразделы: информация, которая используется; результативная информация; математическое описание; собственно алгоритм решения.

Формализованное описание задач анализа базируется на единых принципах построения условных обозначений показателей. Оно облегчает последующую алгоритмизацию и программирование для ПЭВМ; четко определяет соответствующую действительности потребность в исходных данных для анализа; исключает дублирование­ аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки. Аналитическая задача в формализированном виде является объектом экономико-математического моделирования. Постановка задачи и ее формализованное описание дают возможность определиться с выбором информационной базы, исходных данных для анализа.

Технологические средства автоматизации аналитических работ делятся на инструментальные и коммуникационные. Многоаспектность анализа определяет разнообразие инструментальных средств, которые можно разделить на функциональные, обеспечивающие и вспомогательные. Инструментальные функциональные средства делятся на: средства введения аналитической информации; средства обеспечения информационно-поисковых работ; средства поддержки принятия решений. Для введения аналитической информации пользуются инструментальными средствами, которые предусматривают контроль и корректировку первичной и вторичной информации. Информационно-поисковые средства обеспечивают аналитические задачи документами, которые содержат нужную информацию и оказывают содействие формированию запросов к базам данных и отображению результатов их выполнения. Каждое событие (явление) сначала фиксируется в соответствующих документах, а потом становится объектом сохранения или поиска в информационно-поисковых системах. Средства поддержки принятия решений дают возможность установления зависимости между разными факторами, обеспечивают гибкий доступ к базе моделей, их возобновление и модификацию. Основной целью внедрения систем поддержки принятия решений является оказание помощи в выяснении проблемы, которую следует решить. Обеспечивающие и вспомогательные инструментальные средства оказывают содействие подготовке дополнительной информации, созданию комфортных условий для работы аналитиков. Коммуникационные средства влияют на эффективность использования инструментальных средств. Поскольку экономический анализ базируется на сборе, систематизации и обработке данных, которые поступают из разных информационных источников, возникает необходимость в использовании сетей данных (локальных, региональных, глобальных) для получения и отправки информационных материалов. Коммуникационные средства обеспечивают пользователю доступ к персональной базе данных, которая создается и ведется непосредственно пользователем; баз данных других локальных пользователей; интегрированной базы данных предприятия; альтернативных баз данных, внешних относительно данного предприятия и таких, которые существуют независимо от него.

Важным для работы аналитиков является принцип построения информационной системы предприятия: с ручной, механизированной или автоматизированной обработкой информации. Уровень автоматизации обработки информации на предприятии может быть различным: все расчеты выполняются «вручную»; автоматизированы отдельные виды работ (автономные АРМ специалистов); АРМ специалистов отделов объединен в локальные вычислительные сети (ЛВМ); автоматизированная система управления предприятием (АСУП), которая объединяет все локальные сети АРМ специалистов и образовывает единое информационное пространство; корпоративная информационная система, которая объединяет в единое информационное пространство информационную систему главного предприятия и его филиалов, дочерних предприятий, размещенных в разных регионах страны и за границей. Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, аналитиков и других специалистов.

АРМ аналитика — это ориентированная вычислительная система, предназначенная для автоматизации работы по анализу хозяйственной деятельности предприятия. Автоматизированное решение аналитических задач осуществляется на базе комплекса программных средств. Базовыми программными средствами для создания АРМ аналитика являются табличные процессоры, текстовые процессоры и текстовые редакторы, программные средства для автоматизации работ с созданием баз данных, поиска информации для подготовки разнообразных документов (системы управлениz базами данных — СУБД). Наиболее распространенным программным продуктом является программа электронных таблиц — Ехсеl, которая функционирует в среде операционной системы Windows. Формирование баз данных для аналитических расчетов — сложный процесс. Рациональную группировку и обработку первичной информации на больших предприятиях, как правило, возлагают на профессионала-программиста. Пользователь определяет, какая конкретная информация и из какой базы данных может быть использована, как ее сгруппировать; какую результативную информацию, в каком виде и по какому алгоритму надо получить. Сбор, регистрация внешней информации и формирование базы данных происходят по таким направлениям: сбор данных в виде бумажных документов и формирования их в электронной форме; сбор данных (текстовых или структурированных) на машинных носителях. Сформированная на разных уровнях внутренняя информация может накапливаться в центральной (интегрированной) базе данных на файле-сервере или сохраняться в базах данных соответствующих АРМ специалистов. Эта информация дает возможность всесторонне проанализировать производственную, снабженческо-сбытовую и финансовую деятельность. Локальные вычислительные сети АРМ специалистов могут формировать внутреннюю информацию на 3-х уровнях: 1-й уровень — формируются фактические данные о ходе производства (АРМ в цехах и участках), о наличии и движении товаров, материально-технических ресурсов на складах (АРМ кладовщика); 2-й уровень — формирование данных по планированию и анализу производственных процессов (АРМ производственного отдела); по планированию ассортимента товаров (АРМ в плановом отделе); формирование данных об обеспечености материально-техническими ресурсами (АРМ в отделе материально-технического снабжения); о конструкторско-технологических параметрах и характеристиках товаров (АРМ отдела главного механика, главного энергетика); а также сбор и агрегирование информации на АРМ бухгалтеров (учет продажи товаров и расчеты за них, учет затрат на производство и себестоимость товаров); 3-й уровень — АРМ директора и других руководителей. Формируется директивная информация, которая отображает текущие и перспективные планы развития предприятия.

Локальная база данных специалистов аналитической службы, кроме разносторонней информации, предназначенной для решения аналитических задач, может включать и другую информацию. Перечень и содержание файлов; база данных определяется вариантами организации базы данных, количеством АРМ специалистов на предприятии, содержанием и методами решения задач, особенностями производства. Локальная база данных может включать: базы данных, базы моделей, СУБД и системы управления базами моделей (СУБМ); программные средства экспертных систем; информационные хранилища, то есть интегрированные, предметно ориентированные базы данных, которые продолжительное время сохраняются. В настоящее время в Украине распространены такие программно-технологические комплексы, как ГАЛАКТИКА, Р/3, БЕСТ-Ф, которые базируются на идеологии АСУ и предусматривают модули анализа финансовой и хозяйственной деятельности.

Не так давно большинство отечественных предприятий осуществляло процесс совершенствования управления производством независимо от автоматизированных систем. Автоматизировались функции только отдельных структурных подразделений. Теперь основное внимание отводится созданию сквозных компьютерных систем, которые обеспечивают комплексность и интегрированность функций управления, ориентируются на оперативное формирование вариантов решений для руководства. Тем не менее функциональный подход к построению информационного обеспечения часто приводил к тому, что необходимая информация в компьютерных системах была, но проанализировать ее руководство предприятия не могло, поскольку основные пользователи такой информации — это специалисты предприятия и руководители среднего звена. К высшему уровню руководства поступала информация в виде громоздких сведений, сложных таблиц, не пригодных для оперативного анализа и принятия решений. Бухгалтерская информация лишь констатировала факты относительно работы предприятия за прошедший период (с опозданием почти на месяц) и не давала подробных оперативных данных, необходимых для целей текущего и стратегического управления. В настоящее время главное внимание необходимо направить на развитие информационных систем на предприятии и создание в будущем корпоративных информационных сетей (Intranet). Эта система сделает возможным быстрое нахождение необходимой информации, где бы она в данный момент ни сохранялась. В основу ее функционирования положена Web-технология. Intranet— это своеобразная индивидуальная система Internet, которая использует инфраструктуру и стандарты Internet World Wide Web, но является защищенной от несанкционированного доступа из открытой сети Internet. Корпоративные информационные системы для большого предприятия являются мощным современным инструментом, который дает возможность решать такие сложные задачи, как управление себестоимостью продукции, создание интегрированной системы сквозного моделирования — проектирование производства, информационное обеспечение всех уровней управления. Функционирование корпоративной информационной системы дает возможность аналитическим работникам: оперативно и в полном объеме использовать информацию о ходе производственного процесса, материальных, финансовых, энергетических потоках и затратах, о запасах сырья и материалов; пользоваться в режиме реального времени всей накопленной информацией в едином информационном пространстве предприятия. На практике применяют два подхода к разработке единой информационной корпоративной системы большого предприятия: покупка и внедрение готовой информационной системы, разработанной соответствующей известной фирмой; проектирование и внедрение единой сквозной интегрированной системы собственными силами.

Аналитическая информация может быть представлена в табличной и графической форме, в виде текстов и динамических рядов. Наиболее распространенной формой представления первичной и результатной информации является табличная. Такую форму имеют первичные документы (строки в документах и реквизиты, которые можно рассматривать как графы), исходящие документы (отчеты, сведения, расчеты, таблицы), данные на машинных носителях в реляционных базах данных.

Обработка табличной информации обеспечивается средствами электронных таблиц (Ехсеl, Quattro Рго, Lotus 1-2-3 в современных версиях) и организацией реляционных баз данных с использованием систем управления базами данных (СУБД); Fox Pro for Windows, Access, Informix, Oracle. Табличные процессоры оказывают содействие выполнению традиционных расчетов, связанных с манипулированием данными строк и граф, благодаря наличию встроенных функций, а также дают возможность выполнять специальные аналитические расчеты. Предусмотрена также функция экспорта-импорта данных из формата электронных таблиц в базы данных, и наоборот. В реляционной базе данных любой документ или линейный файл данных подается в виде набора двумерных плоских таблиц, которые состоят из столбиков (граф) и строк.

Важное место в отображении результатов аналитических расчетов принадлежит графической форме, которая дает наглядное и концентрированное представления о динамике процессов, функциональной зависимости между двумя и большим количеством факторов, оказывает содействие выявлению тенденций и закономерностей. Графики разных видов строятся с помощью электронных таблиц, отдельных текстовых процессоров или специального программного обеспечения (например STATGRAPHICS). Аналитик может пользоваться графической информацией, которая является результатом решения аналитических задач на предприятии или поступила из внешних источников. Современные средства оргтехники с соответствующим программным обеспечением делают возможным использование внешней графической информации.

Текстовая информация — наименее формализованная форма отображения информации. Подавляющее большинство такой информации не фиксировано на машинных носителях, определенная часть ее находится в базах данных. Для ее формирования в электронном виде используются текстовые процессоры Windows Word, ЛЕКСИКОН и др. Текстовые файлы не подлежат автоматизированной обработке (например, поиску и группировке данных, выдаче информации на запрос). Использование Web-технологий обеспечивает организацию, ведение и дальнейшее использование баз данных в виде гипертекста. Гипертекстовая технология дает возможность пользователю перемещаться от одних объектов информации к другим с учетом их содержательных и семантических связей.

Окончательное оформле­ние аналитических расчетов и результатов анализа производится в виде аналитических записок.

Аналитическим расчетам в записках придается обычно форма аналитических таблиц, которые помещаются либо в тексте записки, либо в приложении. Рассмотрение аналитических таблиц в записке чаще всего начинается с их итогов. После общих выводов по итогам таблицы переходят к изучению отдельных показателей. Текстовое изложение содержит важнейшие выводы, вытекающие из таблиц, и раскрывает взаимосвязь их показателей. В ре­зультате изменения какого-либо показателя должны быть вскрыты причины динамиче­ских изменений, дана оценка деятельности предприятия и пока­заны резервы ее улучшения.

Заключительная часть записки содержит главные выводы из проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложения по их использованию, варианты мероприятий по улучшению хозяй­ственной деятельности.

Изложение аналитической записки должно быть ясным, сжатым и увязанным с аналитическими таблицами. Использование гро­моздких, трудно обозримых таблиц не рекомендуется. Желательно применять графики как наиболее наглядные способы отраже­ния результатов анализа.

При оперативном анализе аналитической записке придается форма набора постоянно повторяющихся аналитических таблиц и графиков, различных сводок, построение которых дифференциро­вано применительно к требованиям хозяйственных руководителей каждого уровня управления. Это позволяет руководителям делать необходимые выводы и принимать соответствующие управленческие решения.