Службові контакти секретаря

 1       Одним із найважливіших службових контактів є взаємини керівник-секретар.

2       Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен:

·        виконувати свою роботу в стилі керівника;

·        бути зацікавленим в його успішній ефективній діяльності;

·        ототожнювати свою службову зацікавленість з діяльністю свого керівника;

·        допомагати в плануванні робочого дня та виконанні всіх запланованих заходів;

·        звільнити від технічно-допоміжних операцій;

·        фільтрувати кореспонденцію, телефонні виклики та регулювати потік інформації.

3 Початком спільної роботи керівника та секретаря повинна стати бесіда-     інструктаж, під час якої керівник:

·        інформує секретаря про основні напрями діяльності установи;

·        знайомить зі структурою установи, канцелярією та співробітниками установи;

·        висловлює побажання щодо професійних та особистих якостей секретаря.

4       Щоб спільна діяльність базувалась на взаєморозумінні, слід почати роботу з встановлення регламенту (розкладу). Для цього секретар повинен вести календар-щоденник керівника та свій особистий, а саме:

-         щоденно уточнювати заплановані на наступний день заходи;

-         доповідати про кореспонденцію (краще це робити не пізніше 2–х годин від початку робочого дня, а в другій половині дня - за 2-3 години до закінчення роботи аби встигнути обробити та відправити вихідну кореспонденцію);

-         регламентувати проведення прийому відвідувачів;

-         рекомендовано початок прийому з особистих питань призначати з

     16-ї години.

           -  час обідньої перерви секретаря та керівника не повинен співпадати.

5  Секретарю не слід покладатися на свою пам’ять у зв’язку з великою кількістю інформації,  а вести свій щоденник, в якому занотовувати:

–        чисельні подробиці, які необхідні у повсякденній роботі установи;

–        зустрічі та прийоми керівника;

–        план особистої роботи;

–        справи, які мають бути вирішені у подальшій роботі.

При веденні щоденника необхідно:

1       Писати завжди розбірливо, записи робити ручкою. Запис щодо попередньої домовленості про зустріч слід робити олівцем, а після узгодження – ручкою.

2       Вказувати час і місце зустрічі, її учасників та іншу інформацію, що стосується зустрічі. Запис має бути стислим, але вичерпним за змістом.

3       Зазначати час в записах щодо прийомів, на які запрошено керівника, наприклад: 19.30-20.30, а також інформацію про форму одягу (одяг за протоколом).

4       Розташовувати записи про зустрічі, які призначені на один день,  згідно їх послідовності за часом проведення.

5       Продивлятись в кінці робочого дня щоденник, перевіряти виконання всіх пунктів, проведення всіх зустрічей у зазначений час.

6       Пам’ятати, що наради можуть продовжуватись довше, ніж було заплановано, тоді в розмові з особою, якій була призначена зустріч, слід посилатися на ці обставини.

7       Робити запис, в якому підтверджується телефонна розмова про призначену зустріч, в той же день.