Расположение реквизитов доверенности

-1-

Я, -2- …, доверяю

-3- -4-

-5- -6-

-7-

Таким образом, при составлении текста делового жанра необходимо учитывать некий образец, в котором необходимо соблюдать:

• набор параметров, реквизитов;

• их последовательность;

• их пространственное расположение.

Лекция № 6. Официально-деловой стиль

1. Правила оформления документов.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция.

3. Речевой этикет в документе.

4. Реклама в деловой речи.

1. Правила оформления документов.

Деловая речь, это совокупность стандартов письменной речи, которые необходимы в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя формы документации (набор, использование и расположение реквизитов).

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованием стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории:

1. Документы для внутреннего пользования;

2. Документы для внутреннего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего или внешнего пользования одинаковы, но есть различия. Документы для внутреннего пользования называются управленческими или организационно-распорядительными. По новому ГОСТу 6.30 - 2003 установлено 29 реквизитов. Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и месторасположение, требования к изготовлению бланков и учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Каждый документ имеет юридическую силу тогда, когда в нем есть все реквизиты, обязательные для данного вида документа. Например, реквизиты для письма:

• наименование организации;

• почтовый адрес;

• адресат;

• заголовок текста;

• дата;

• индекс;

• текст;

• подписи;

• Ф.И.О. исполнителя;

• номер телефона исполнителя.

В процессе подготовки и оформления документов состав может быть дополнен другими реквизитами. Часто документы оформляются на бланках трех видов:

1-й вид – бланк служебного письма;

2-й вид – бланк для конкретного вида документа;

3-й вид – бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются на бумаге А4 и А5.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция

К распорядительным документам принадлежат:

• приказ;

• распоряжение;

• указание;

• инструкция и др.

К инструктивно-методическим (организационным):

• устав;

• структура;

• штатная численность аппарата управления;

• штатное расписание;

• правило внутреннего трудового распорядка;

• должностная инструкция и др.

Отдельно выделяют такие виды документов как:

• протокол;

• акт;

• докладная или объяснительная записка;

• справка.

Документы для внешнего пользования называют деловыми или коммерческими письмами. Они служат важнейшим средством связи какой-то организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали сделки, предъявляют претензии и тому подобное. К ним относятся, прежде всего, простые деловые письма, не сложные по содержанию и небольшие по объему документы, которые рассылаются в коммерческих целях. В них содержатся: обычная просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения информации или продукции.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, а также и морфологию, и синтаксис, и графику, и пунктуацию, и стиль, и внешнее оформление.