4. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки устанавливаются для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в «Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения». Данный перечень является приложением к «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Например:

1. для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан,

2. депутатских запросов;

3. для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные;

4. для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:

1. о предоставлении статистической и финансовой отчетности,

2. о сроках предъявления претензий по качеству продукции,

3. по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.

В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем организации в резолюции или в тексте распорядительного документа, учитывая содержание документа.

Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, не позднее одного дня до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год), но не более чем в два раза от первоначально установленного срока. В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Продлевает этот срок лицо, которое его установило.

Срок исполнения документа может быть продлен сразу по получении документа исполнителем или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.

В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Сроки исполнения считаются:

- для входящих документов – с даты поступления;

- для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.