Введение

Целью данной лабораторной работы является ознакомление с программным продуктом Alfresco и приобретение практических навыков работы с системой электронного документооборота (СЭД).

Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.

Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (EnterpriseContentManagementsystems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.

Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – JohnNewton (Джон Невтон) и Джон Повелл (JohnPowell), ChiefOperatingOfficerBusinessObjects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат. Alfresco построен исключительно на открытых стандартах, в разработке используется принцип свободного ПО, доступен исходный код системы. Модульный дизайн позволяет при необходимости выбирать между нужной функциональностью и производительностью.

Система Alfresco разработана с использованием Java-технологий, и в состав рабочей среды, кроме тех, о которых уже говорилось, входит еще ряд стандартных компонентов: ApacheTomcat, OpenOffice.org (для конвертации документов), Java SE DevelopmentKit (JDK), SWF Toolsи другие. В качестве сервера приложений вместо ApacheTomcat, который предлагается по умолчанию, может быть использован – JBoss или Weblogic. Для работы Alfresco потребуется наличие СУБД – ApacheDerby, MySQL, PostgreSQL и HSQL. Разработчики рекомендуют использовать Derby(он предлагается во время установки по умолчанию) в основном при тестировании Alfresco

Alfresco может быть установлен в любой операционной системе, для которой существуют все указанные компоненты – Windows, Linux, Solaris и MacOSX.

Alfrescoимеетряднаград (например, InfoWorld: BestofOpenSourceApplications 2007), вместе с тем, система имеет и минусы. Самый важный – плохая локализация, если точнее, то практически полное ее отсутствие в некоторых элементах. Однако существует любительский перевод основных меню и панелей программы, который будет использован в ходе лабораторных занятий.