Тема 9-3. Lean (система 5s в офисе)

Все, что было рассказано ранее, безусловно, справедливо и для организации работы в офисе! Но есть некоторые специфические моменты, которые будут рассмотрены в данной теме.

Очевидно, что нельзя применять инструменты LEAN исключительно к производственному блоку, игнорируя организацию работы офисных сотрудников!

ЦЕЛИ:

• Обеспечить соответствие организации производства и офиса

• Повысить производительность (эффективность работы путем сокращения потерь) офиса

Все виды потерь, названные для производственной сферы, присутствуют и при выполнении офисной работы.

• 1) Перепроизводство

  • слишком много отчетов, слишком много данных, подготовка информации раньше требуемого срока, печать без необходимости информации, слишком много электронной почты и т.д.

Действительно необходимая информация дублируется снова и снова! Иногда отчеты (сообщения) подготовлены рано, и появление новых критериев (требований, данных) заставляет их переделывать.

• 2) Простои

  • Ожидание ответов, паузы в запросах, ненужные обзоры, неизвестно местонахождение людей

Проверьте в течение месяца:

1) Как много людей и как часто в офисе находятся в режиме «Самоожидания»

2).Что мы, как правило, делаем в этих ситуациях?

3) Сколько времен мы ждем других людей, чтобы начать встречу из-за опоздания или взаимного непонимания?

• 3) Транспортировка (потоки информации)

  • Дополнительная обработка, слишком много исполнителей, недостаточно места на устройствах хранения, Waiting for PN’s, waiting for expenses

Придерживаться требований стандартов GIS и ISO относительно свободного пространства на носителях данных.

• 4) Лишняя обработка (вне требований клиентов)

  • Слишком много уровней визирования документов, сложная интуитивно непонятная система

• 5) Запасы (больше, чем минимально требуемый объем для выполнения работы)

  • Переполненные почтовые ящики и полки полные отчетов, большие объемы печати документов, нет свободного пространства на жестких дисках.

• 6) Движение (неорганизованная работа и расположение)

  • Неудачная организация рабочих мест, поиск данных, поиск людей

• 7) Исправление и переделка (любое дублирование – это потери)

  • Реактивная организация (пожаротушение, авралы), ошибки из-за нехватки информации, дублирование усилий, недостаток ресурсов приводит к нарушению сроков, человеческие ошибки

• 8) Наиболее опасный вид потерь (неиспользование потенциала сотрудников, их ума и знаний)

  • Увеличений числа расстройств, эмоциональная усталость, увеличение стрессов, физическая усталость, обвинения в адресах других, демотивация, потери времени

ВАЖНО! ПОТЕРИ – это симптом наличия проблемы. Необходимо искать первопричину

• Отсутствие сбалансированных процедур, отсутствие стандартов, плохое расположение, неадекватное обучение, отсутствие генерального плана работ, плохая организация рабочих мест

Основной механизм улучшения – система 5S

5S процесс может быть применен везде: офисы, залы заседаний, кабинеты, столы, места копирования и печати, жесткие диски на компьютерах и т.д.

--- С чего начать?  Процесс внедрения пойдет легко, если:

• 1) Руководство определено и вовлечено в процесс

• 2) Команды понимают процесс и его ценность.

• 3) Участвуют все!

• 4) Процедура включает все 5 шагов.