67. Текстовый редактор Word. Элементы автоматизации при работе с большими документами и/или с большим количеством однотипных документов. Рассмотреть на примерах, предложенных преподавателем

68. Электронные таблицы Excel. Функции рабочего листа. Примеры логических функций. Рассмотреть на примерах.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами, или табличными процессорами.

На первых порах электронные таблицы применялись в основном для обработки числовых данных, точнее, для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Часто электронная таблица использовалась как обычный калькулятор. Многие новички и сейчас полагают, что табличные процессоры предназначены исключительно для обработки числовых данных.

Однако современная электронная таблица — это не просто инструмент для калькуляции, для расчетных операций.

Во-первых, электронная таблица позволяет проводить численные эксперименты с математическими моделями, а исследование моделей — это универсальный метод научного исследования. При этом это исследование может проводиться с помощью непосредственных измерений, а не расчетов. Мощный аппарат построения диаграмм и графиков на основе полученных данных, по-видимому, не имеет себе равных в других приложениях Windows.

Во-вторых, электронную таблицу можно использовать как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки, импорта-экспорта информации).

В-третьих, электронные таблицы — удобный инструмент для изготовления форматированных документов с произвольной информацией.

В-четвертых, в электронных таблицах можно создавать всевозможные анкеты, бланки, формы, опросные листы, тесты и т.п. (для последующего заполнения произвольным числом персон). Если такой документ содержит числовые данные (например, баллы или очки в тестах), их можно обработать и, используя аппарат алгебры логики, выдать результаты в текстовой форме.

В-пятых, табличный процессор позволяет нам создавать сложные и красиво оформленные документы, которые вообще не имеют никакого отношения к математическим расчетам, — например, рекламу с прайс-листами, каталоги, планы и графики работ, расписания и т.п.

Таким образом, электронная таблица — это специальная табличная модель структурирования, представления, обработки и отображения произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных.

Функции рабочего листа.

Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Существуют следующие правила ввода функций:

• Имя функции всегда вводится после знака «=».

• Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.

• Между именем функции и знаком « ( » пробел не ставится.

• Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию из списка и выводит для нее панель формул. На панели формул отображаются имя и описание функции, количество и тип аргументов, поле ввода для формирования списка аргументов, возвращаемое значение.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже.

• Арифметические и тригонометрические.

• Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).

• Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.

• Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).

• Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.

• Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.

• Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.

• Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).

• Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.

• Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.

Логические функции Excel

Функция ЕСЛИ

Функции И, ИЛИ, НЕ

Вложенные функции ЕСЛИ

Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ

Функция ЕПУСТО

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать, по крайней мере, один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)