Ревизия (аудит) кассовых опраций и операций по счетам в банках

1. Методика проведения и оформления результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе.

2. Проверка проведения условий сохранности денежных средств в кассе.

3. Ответственность субъектов хозяйствования за несоблюдение порядка расчетов наличными деньгами.

4. Ревизия и аудит кассовых операций.

5. Ревизия и аудит операций по счетам в банке.

6. Ревизия и аудит переводов в пути.

1. Инвентаризация кассовой наличности должна проводится внезапно после прибытия аудитора в присутствии главного бухгалтера и кассира. Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и присутствия аудитора могут быть выполнены. Аудитор до начала инвентаризации должен выяснить не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям. До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются. В период выплаты заработной платы поступают по одному из следующих вариантов:

• если сумма выплаты значительная – ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

• если по ведомости только начата выплата – на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер;

• выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе, при этом аудитором делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации», «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено..».

До инвентаризации кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию; все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. При проверки кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету с записями в журнале регистрации, чтобы убедиться в полноте учета кассовых операций. После проверки кассового отчета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему кассовые документы. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся деньги в кассе, денежные документы и другие ценности, которые пересчитывает кассир в присутствии главного бухгалтера. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества купюр нужно составить опись. После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку о том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документов и других ценности приняты им на ответственное хранение. Выявленные излишки денежных средств подлежат оприходыванию: дебет – 50; кредет – 92; на сумму недостачи: дебет – 94; кредет – 50 и одновременно: дебет – 73/2; кредет – 94.

2. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей. С ним заключается договор о его полной материальной индивидуальной ответственности. Руководитель организации знакомит кассира под расписку с инструкцией «О порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами». Организация должна обеспечить охрану кассира при транспортировке денежных средств и ценностей. Аудитор проверяет обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей в кассе:

• изолировано ли помещение кассы от других служебных помещений;

• располагается ли она на промежуточных этажах;

• имеются ли капитальные сцены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние сцены и перегородки;

• закрывается ли помещение кассы на 2 двери;

• оборудована ли касса специальным окошком;

• укреплена ли касса железными решетками на окнах;

• имеется ли металлический сейф, прочно прикрепленный строительными конструкциями пола и стены;

• имеется ли исправный огнетушитель;

• оборудовано ли помещение кассы охранной сигнализации.

Аудитор проверяет соблюдение правил ведения кассовой книги, имеются ли учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах и хранятся они у руководства.

3. 1) нарушение юридическими лицами порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в накоплении в кассе наличных денежных средств в белорусских рублях, иностранной валюте сверх установленных обслуживающими банками лимитов остатков касс или в несоблюдении срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы – влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин;

2) за несоблюдение установленных обслуживающим банком сроков сдачи наличных денег в белорусских рублях, иностранной валюте или без пользования наличных денег в белорусских рублях из выручки сверх установленных обслуживающим банком размеров использования выручки или использования наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки без разрешения обслуживающего банка влечет наложение штрафа в размере от 15 до 50 базовых величин;

3) иные нарушения должностными лицами или кассиром юридического лица порядка ведения кассовых операций влекут наложение штрафа в размере до 20 базовых величин.

4. В процессе ревизии и аудита аудитор устанавливается, применяются ли в организации для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и заполнены ли все её обязательные реквизиты. Затем изучается:

• сохранность чеков и корешков к ним в чековых книжках;

• правильность определения остатков денег в кассе; переноса их на следующий день по кассовой книге и подсчета в ней итоговых сумм по приходу и расходу за отчетный период;

• полнота отражения в кассовой книге и отчетах кассира всех операций с денежными средствами;

• использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;

• своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств;

• соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

• использование кассовой выручки на текущие нужды в пределах установленных норм.

Ревизор проверяет нет ли фактов подписи расходных кассовых ордеров только одним руководителем или главным бухгалтером; выдачу кассиру незаполненных денежных чеков для самостоятельного заполнения при получении денег в банке; составляются ли отчеты кассира ежедневно. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Если процесс ведения кассовой книги компьютезирован, то аудитор устанавливает, как обеспечивается сохранность кассовых документов и защита программных средств от несанкционированного доступа. Наличие выходных форм «вкладной лист кассовой книги» и «отчет кассира». После проверки правильности ведения кассовой книги ревизор определяет реальность и достоверность остатков по кассе, отраженных в соответственном отчете кассира, в ведомости №1 по дебету счета 50 и главной книге. Тщательно проверяются операции по оприходыванию выручки за реализованную продукцию путем сопоставления оборотов по дебету счета 50 и кредету счета 90 (отпуск за наличный расчет).

При проведении проверки расчетно – платежных ведомостей на выдачу заработной платы, командировочных расходов, ревизор проверяет наличие и достоверность подписей в получении денег путем сличения их в ведомостях прошлых месяцев, в документах отдела кадров, проверяет подлинность подсчета итоговых сумм выданной и депонированной заработной платы, обоснованность включения в ведомости отдельных работников. Проверяется корреспонденция счетов по каждой кассовой операции. Каждая итоговая сумма журнала – ордера №1 и ведомости №1 АПК по приходу и расходу сверяется с итогами соответствующего отчета кассира. В процессе ревизии и аудита аудитор может составить Вспомогательные ведомости:

• результаты проверки первичных документов, в которых может содержаться следующая информация: номер записи, номер документа, дата, суммы приходных и расходных кассовых ордеров;

• проверка соответствия оборотов по счету 50, отраженных в главной книге, журнал –ордер №1 и ведомости №1 АПК;

• контроль целевого использования денежных средств, полученных из банка в кассу, в которой могут быть отражены следующие данные: поступило по чекам из банка на выдачу заработной платы, пособий по социальному страхованию, командировочных расходов, на хозяйственные нужды и другие; израсходовано на выплату заработной платы, пособий;

• контроль полноты и своевременности оприходывания наличных денег, полученных со счетов организации в банки;

• контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета банков и другие.

5. В процессе ревизии и аудита операций по счетам в банке ревизор проверяет:

1. соответствие произведенных операций по счетам в банке нормативным документам и законодательным актам РБ;

2. полноту и достоверность выписок банка по счетам

• по преемственности дат выписок банка;

• путем подсчета оборотов по выписке банка и сверки их с журналом – ордером №2 и ведомостью №2 АПК;

• по переносу остатков средств на счете: если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету;

• подтверждены ли проведенные через банк операции, отраженные в выписках банка соответствующими подлинными документами; иногда злоупотребления могут быть сокрыты по средствам составления записей в учетных регистрах необоснованными документами, сторнировочных записей без документальных подтверждений; неправильным подсчетом итогов.

3. проверка правильности и обоснованности перечисления денежных средств за товарно – материальные ценности: с этой целью сверяют полноту и правильность оприходывания товарно – материальных ценностей, их соответствие суммам, указанных в платежных документах на перечисление денежных средств поставщикам: дебет – 10; кредет – 60,76;

4. аудитор проверяет нет ли бестоварных платежей, т.е. платежей за материальные ценности и услуги, которые не поступили в организацию, а услуг не оказывались;

5. производится арифметическая проверка правильности выведения остатков на конец дня и подсчета оборотов по приходу и расходу денежных средств;

6. проверка правильности составления корреспонденции счетов по учету денежных средств на счетах в банке и отражение их в учетных регистрах.

Аудитор обращает внимание на документы, в которых отсутствует отметка банка о списании или зачислении денег на счета в банке; а также на расхождение сумм в выписках банка с данными, указанными в соответствующих первичных документах, что свидетельствует об их подлоге. Особое внимание ревизор уделяет проверке полноты оприходывания наличных денег, сдаваемых в кассу банка. Для этого он проводит встречную проверку в журнале – ордере №1 АПК по счету 50 с ведомостью №2 АПК по дебету счета 51. Убеждается, что к выписке банка приложена квитанция банка на объявление на взнос наличными. Ревизор изучает законность списания денежных средств с расетного счета, выявляет нет ли таких корреспонденций как: дебет – 25,26; кредет – 51, дебет – 44; кредет – 51. Такая корреспонденция недопустима т.к. за ней может быть скрыта перечисление денежных средств за невыполненные работы или неоказанные услуги. В процессе ревизии могут быть составлены следующие вспомогательные ведомости:

• ведомость проверки правильности входящего сальдо;

• ведомость проверки достоверности по счетам в банке.

6. В организациях, сдающих выручку из кассы в банк через инкассаторов или отделения связи, ревизор вместе с главным бухгалтером проводит инвентаризацию денежных средств в пути, по результатам которого составляется акт. Аудитор выверяет случаи неполной или несвоевременной сдачи денежной выручки; имелись ли факты недостач или излишков денег, обнаруженные банком в запломбированных инкассаторских сумках при пересчете их фактического наличия. В этом случае организация проводит инвентаризацию денег у кассира, а ее результаты сопоставляет с данными учета выявленных недостач и излишков в инкассаторских сумках. Аудитор проверяет своевременность и полноту зачислений денежных средств в пути на соответствующие счета в банках. Также выясняет нет ли случаев недостачи наличных денег в кассе в виде сумм в пути, что может означать о присвоении денег отдельными должностными лицами. В этом случае аудитор проверяет суммы переводов в пути, место нахождение которых не известно, а сроки зачисления на счета истекли. Устанавливает длительность нахождения отдельных переводов в пути, оприходованы ли они в начале следующего месяца на счета в банке. Проверяет правильность корреспонденции счетов по учету переводов в пути. В установлении фактов неправильного списания переводов в пути, сокрытие сумм ревизор определяет суммы материального ущерба.