29. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки

Проекты исходящих документов совершают ряд перемещений. Это должно быть организовано таким образом, чтобы с документом совершалось минимальное количество перемещений наиболее рациональным способом.

Подготовка документа начинается с составления проекта. Много времени отнимает операция согласования. Для ускорения подготовки документов целесообразно сокращать время согласования (копии могут передаваться всем, с кем согласовывается документ; исполнитель собирает завизированные копии и докладывает руководителю). Порядок согласования должен быть четко расписан в ИПД.

Подготовленные проекты передаются на подпись руководителю. Перед этим исполнитель обязан проверить правильность составления и наличие необходимых виз и приложений. Проект предоставляется на подпись со всеми документами, на основании которых готовился. Нередко отправление документа задерживается из-за подписания, когда все исходящие документы подписывает руководитель. Целесообразно подписывать документы руководителями структурных подразделений, а документы по основным вопросов – руководителем организации.

Рационально составить перечень документов, подписываемых руководителями структурных подразделений (кто подписывает и какие документы и кто визирует). Подписанные документы передаются на отправку.

Обработка отправляемой корреспонденции заключается в сортировке по адресам и видам почтовых отправлений. На конверте проставляется адресат, определяется стоимость, делается фальцевание (складывание) документов, составляется список на заказную почту. Документы передаются в ДОУ полностью оформленными.

В канцелярии проверяется правильность и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

Документы, отправленные в один адрес, помещаются в один конверт. А на письмах с несколькими корреспондентами подчеркивается адресат, которому посылается данный документ.

Документ обрабатывается и отсылается в тот же день, когда передается на отправку. Отправка документов на машинных носителях должна проводиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителя. К этим документам готовится сопроводительная документация.

Внутренние документы, их обращение на этапах подготовки и оформления организуются аналогично порядку подготовки исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов. Вместе с тем обращение отдельных видов документов имеет особенности. Например, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия законодательству. При подготовке протоколов отсутствует этап составления и согласования проектов (исключение – протоколы собрания акционеров).

Приказы, которые содержат несколько адресатов, передаются в виде размноженных экземпляров или выписки из них. Докладные записки, справки и другие документы рассматриваются должностными лицами, которым они направляются, а затем – в соответствующие структурные подразделения в общем порядке для исполнения или помещения в дело.

Прием и передачу входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется осуществлять без расписки в получении. Учет передаваемых документов производится путем проставления отметок в регистрационных формах. Расписка целесообразна при передаче контролируемых документов, документов, связанных с конфликтной ситуацией или по личному составу.

Контролируемые документы могут передаваться только с ведома службы, осуществляющей контроль за их исполнением.