30. Учет объема документооборота

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов ( распорядительные, переписка, обращения граждан). Осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Данные об объеме составляются периодически. Учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и копий.

В группе входящих выделяются:

1. документы правительственных и вышестоящих организаций;

2. предложения, заявления, жалобы граждан и документы, присланные из других органов.

В исходящих выделяют:

1. документы, направляемые в правительственные и вышестоящие организации;

2. документы, подписываемые руководством.

Динамику входящих и исходящих документов характеризуют по 3 признакам:

1. Изменение общего объема документации за несколько лет.

2. Изменение соотношения отдельных частей документооборота.

3. Определение объема по отдельным структурным подразделениям за несколько предыдущих лет.

Подсчет документов осуществляется по данным канцелярии, по регистрационным формам. Подсчет внутренних производится по месту их подготовки и исполнения.

Особое внимание обращается на многократность регистрации, наличие нерегистрируемой документации, на то, что не все документы проходят через СДОУ (телефонограммы, факсограммы, телеграммы). Информация обобщается в виде сводок.

Сводка

Структурное подразделение	Входящие документы		Исходящие документы		Внутренние документы
	По группам документов	По корреспондентам	По группам	По адресатам	По группам	По структурным подразделениям
1	2	3	4	5	6	7

31. Сокращение объема документооборота

Объем документов зависит от количества документируемых действий и количества адресатов действий, т.е. возрастание/сокращение документооборота связано с процессом документирования. Причем, увеличение объема и сложности задачи объективно обусловливает рост документопотока. Могут встречаться факты неоправданного роста: перестраховка и создание документов на всякий случай.

Дополнительный документопоток рождается невыполнением некоторых задач, поручений, обязательств. Внедрение технологий в управление труда привело не к сокращению, а к росту документооборота.

Сокращение размера текста (физический объем документа также учитывается) имеет 2 цели:

1.Сокращение числа работников.

2. Экономия времени и бумаги.

Отмечается дублирование традиционных и электронных документов.

Упорядочение документопотоков является главным направлением по сокращению документооборота и заключается в создании надлежащих условий, строго установленного состава и регламента пользования документами.

Унификация сокращает число форм и размеры текстов документов. Создаются специальные унифицированные формы документации. Унификации подлежат и выходные машинные формы документов. При унификации унифицируются состав документа, формы и процессы работы с документами. В результате, исключаются формы документов, не вызванные потребностями документирования.

Для этого разрабатывается табель унифицированных форм документов – перечень разработанных к применению форм документов, закрепляющий юридический статус этих документов, этапы подготовки и прохождения документов. Табель утверждается руководителем организации, ежегодно пересматривается и корректируется.

Должно присутствовать высокое чувство ответственности за установленные обязательства.

Документ, регламентирующий действия, служит доказательством. Установленная договоренность, которая должна занять официальное место в администрировании, позволяет упорядочить образование документов, а, следовательно, и уменьшить документооборот.

Установление годовой потребности каждой формы документа влияет на изготовление бланков документов.