1.2 Нормативная база архивного хранения и использования фотодокументов

Порядок архивного хранения фотодокументов в Российской Федерации в настоящее время регламентируется:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»⁵;

• «Положением о Федеральной архивной службе России»⁶;

• «Основными правилами работы архивов организаций»⁷;

• Постановлением Правительства Российской Федерации «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»⁸;

• Постановлением Правительства Российской Федерации «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»⁹ и другими нормативными документами в области архивного дела.

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. 2007 г.

• Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. ГОСТ 7.65-92.

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. Зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Регистрационный № 18380.

• Рекомендациями по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). Подготовлены РГАНТД в рамках выполнения Государственного контракта № 79 от 12 июля 2011 г.

В Перечне типовых управленческих архивных документов срокам хранения фотодокументов посвящены следующие статьи: 90, 95, 536, 546, 555, 960, 1003.

90	Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:
	а) по месту проведения		5 л. ЭПК
	б) в других организациях		До минования надобности
95	Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений		Пост. **
536	Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видеодокументы по научно-технической информации	До минования надобности (1)	(1) Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 л. ЭПК
546	Документы (буклеты, плакаты, фотофонодокументы, видеодокументы, информации) по рекламной деятельности организации		До минования надобности
555	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой		5 л. ЭПК
960	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников		5 л. ЭПК
1003	Информационные материалы (листовки, брошюры, листы, фотофонодокументы и видеодокументы) о деятельности общественной организации (объединения)		5 л. ЭПК

Таким образом, можно сделать вывод, что минимальный срок хранения документов такого рода – 5 лет, также особый статус имеют фотодокументы по истории организации и ее подразделений, которые должны храниться постоянно, т.е. вечно.

Фотодокументы, поступающие на постоянное хранение в архив, необходимо рассматривать как объект архивного хранения в их комплексе.

Комплекс всех передаваемых в архив фотодокументов проходит обычный в таких случаях путь от собственника документов до архивной полки, представляющий собой следующие этапы:

• организационный процесс, включающий в себя переговоры с собственником фотодокументов, предварительная экспертиза ценности; в случае позитивного решения вопроса о передаче фотодокументов в архив (после согласования с ЭПК РГАКФД и утверждения директора архива) подготовка пакета документов (заявление лица, передающего фотодокументы, или письмо от организации, договор с собственником документов о передаче фотодокументов на постоянное хранение в архив, акт приема-передачи фотодокументов в архив для проведения экспертизы ценности и последующей передачи их на постоянное хранение в архив);

• экспертиза ценности фотодокументов, проводимая в архиве;

• расшифровка и описание фотодокументов и подготовка их в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов» на постоянное хранение.

При подготовке к хранению кино- и фотодокументы и микрофильмы должны подвергаться:

1. ручной реставрации - при наличии дефектов;

2. консервации - при наличии остаточных солей тиосульфата натрия в фотослое и для предупреждения появления дефектов биологического происхождения (плесени);

3. акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

4. упаковыванию.

Реставрацию осуществляют с целью восстановления или улучшения эксплуатационных свойств документов и проводят по результатам оценки или контроля технического состояния документов при приеме и хранении для устранения выявленных на них дефектов¹⁰.

Консервацию документов проводят с целью прекращения развития дефектов химического и биологического происхождения, возникших при производстве и хранении и включает в себя обработку документов водными растворами специальных химических препаратов.

Упаковка кино- и фотодокументов и микрофильмов должна исключать возможность проникания влаги, пыли и попадания на документы световых лучей, а также препятствовать свободному перемещению документов во внутреннем объеме упаковки при транспортировании и хранении.

Режим хранения документов обеспечивают поддержанием нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов.

В целях стабилизации температурно-влажностного режима хранения документы перед размещением их в хранилище необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (20+3)⁰C и относительной влажности воздуха (25 + 5) % для цветных кино- и фотодокументов и (35+ 15)% для черно-белых документов и страховых копий¹¹.

Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов должна быть не менее 10 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 ч.

Кино- и фотодокументы и микрофильмы рекомендуется хранить в различных помещениях хранилища с разным температурным режимом в соответствии с видом основы (опасная или безопасная) и видом изображения (черно-белое или цветное). Относительная влажность воздуха во всех помещениях хранилища должна быть 40-50 %.

Документы на опасной основе рекомендуется хранить при температуре не выше: +10 ⁰С - черно-белые; – 5 ⁰С - цветные.

Документы на безопасной пленочной основе, а такие на стекле и фотобумаге рекомендуется хранить при температуре не выше: +15 ⁰C - черно-белые; -5 ⁰С - цветные.

В период технологической обработки допускается временное хранение документов (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре (20+5)⁰C и относительной влажности воздуха (50+10) %.

При хранении документов следует избегать резких колебаний температуры (+5⁰C) и относительной влажности воздуха (+10%) в течение одних суток.

Контроль и регистрация температурно-влажностного режима хранения должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов, обеспечивающих точность измерения температуры +0,5 ⁰С и относительной влажности +2 %; на хранилище площадью 25 м² должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов.

Освещение помещений хранилищ должно осуществляться источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.

Не допускается проникание в хранилища, читальные залы и другие помещения архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей.

Освещенность шкафов, стеллажей должна быть не менее 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк.

В помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку всего помещения (пылесосом), не реже одного раза в месяц - влажную уборку оборудования, ежедневно - влажную уборку полов.

При входе в хранилище и другие рабочие помещения следует переодевать одежду и обувь. При хранении документов необходимо регулярно следить за состоянием их упаковки. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформаций она подлежит немедленной замене.