Раздел 7. «Документация и инвентаризация. Их место и роль в бухгалтерском учете».

Лекция 1. «Документация, ее сущность и значение»

Вопросы лекции:

1. Документация, ее сущность и значение.

2. Классификация документов.

3. Реквизиты.

4. Требования, предъявляемые к составлению документов.

5. Формы документов.

6. Проверка и обработка документов.

7. Документооборот и его организация.

8. Хранение документов. Исправление ошибок в бухгалтерских документах.

9.Инвентаризация, ее виды и значения. Порядок проведение инвентаризации.

Основные понятия:

• бухгалтерский документ ;

• реквизит;

• принципы классификации документов;

• распорядительные документы;

• оправдательные документы;

• бухгалтерского оформления;

• комбинированные;

• первичные и сводные документы;

• разовые и накопительные документы;

• типовая и специализированная форма документа;

• унификация и стандартизация документов;

• таксировка;

• разметка;

• гашение.

1.Бухгалтерский учет является строго документальным, каждая хоз. операция в момент ее совершения оформляется в документах. Бухгалтерский документ представляет собой письменное доказательство совершения хоз. операции, а также право на ее совершение.

Документы имеют большое значение, как и в учете, так и в хоз. деятельности предприятия. Оно состоит в следующем:

1. Документы являются первым этапом учета и основанием для записи хоз. операций по счетам. От качества документов зависит качество учета.

2. На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за целесообразностью и законностью хоз. операций.

Предварительный контроль – осуществляется руководящими работниками предприятия при подписание документов.

Текущий контроль – его осуществляют работники бухгалтерии при обработке документов. Обрабатывая документы, бухгалтер проверяет, правильно ли они составлены и законны ли отраженные в них операции.

Последующий контроль – проводится вышестоящей организацией проверяющими документационных ревизий. Тщательно проверяя документы, выявляют незаконные действия, злоупотребления и др. недостатки в работе предприятия.

3) При помощи документов осуществляется контроль за работой материально ответственных лиц. Документы позволяют скрывать случаи хищения собственности и злоупотребления.

4) Документы используются так же для анализа деятельности предприятия только на основании первичных документов можно скрыть причины, мешающие успешной работе предприятия.

5) Документы имеют важное юридическое значение, современно и правильно составленные документы имеют доказательную силу, поэтому используются в судейских органах при рассмотрении в спорах между предпринимателями, организациями, лицами.

2.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1. по назначению:

   • Распорядительные документы, содержат распоряжение по осуществляемым хоз. операциям.

- Оправдательные документы, документы в которых отражаются современные хоз. операции. Их составляют в момент совершения операции, и они являются первым этапом учетных работ. (накладная, прикладная)

- Документы бух. оформления. Они составляются бухгалтерией на основании оправдательных документов для сокращения и управления учетных работ (группирование ведомости).

2. по порядку формирования:

- Первичные документы – документы, которые составляются в момент совершения операции. (приходные, расходные)

- Свободные – документы, содержащие данные нескольких первичных документов. (отчет кассира).

3. по способу использования:

- Разовые – документы, отражающие одну или несколько операций, но составляемые в один рабочий прием.

- Накопительные – документы, отражающие ряд однородных операций в течение определенного периода времени. (табель учета рабочего времени)

4. по месту составления:

- Внешние.

- Внутренний.

5. по способу заполнения:

- В ручную.

- С помощью ПК

. 5.Документы различаются не только по видам, но и по формам. Над формой документа следует понимать: состав и положение его реквизитов.

По форме документы делятся:

• Типовые;

• Специализированные

Типовыми, называются документы, которые предназначаются для регистрации однородных операций, которые имеют место на многих предприятиях. К таким документам относят: докладные, кассовые ордера и т. д.

Специализированными, называются формы документа, которые предназначаются для регистрации специфических операций имеющих место на отдельных предприятиях.

Типовые формы документа разрабатываются комитетом по статистики России и МИНФИНОМ.

! Главной задачей при разработке документов является сокращение и упрощение документации.

Форма документа должна быть простой, понятной и удобной для учета. Исходя из этого основными признаками рациональных работ как форм яв-ся:

• Унификация документа.

• Стандартизация документа.

Унификацией документов, называется установление вместо разных форм единых типовых форм документа для регистрации однородных операций.

Стандартизация документов, называется установление стандартных, т.е. строго определенных размеров бланков, на которых печатаются документы.

6.Документы, которые составлены в подразделениях предприятия поступают в бухгалтерию, здесь они подвергаются бухгалтерской обработке. Она состоит из следующих элементов:

1. проверка

2. шифровка

3. таксировка

4. группировка

5. разметка

6. гашение

1. Проверка производится работниками бухгалтерии в момент их приемки, при этом документы проверяются по существу; формально; арифметически.

   • Проверяя документы по существу, бухгалтер проверяет, законны и целесообразны отраженные в документах операции. Правильно ли указаны цели и т.д.

   • При формальной проверки бухгалтер выясняет, правильно ли составлены документы, все ли реквизиты он содержит, наличие необходимых подписей.

   • При арифметической проверки проверяется правильность выполнения арифметических действий.

=> Неправильно составленные документы возвращаются для дооформления.

2. После этого документы подвергаются шифровки. При этом документам присваиваются определенные коды для автоматизированной обработке.

3. Дальше проводится таксировка пути изложения количества на цену, т. е. количественные данные переводятся в денежные.

4. Дальше идет разметка. Состоит в проставлении на документах бух. проводок.

5. После этого производится группировка при этом по однородным документам составляют свободные документы. Делится это для того чтобы подготовить документы для записи по счетам.

6. После использования документы подвергаются гашению. Гашение бывает:

• оперативное

• учетное.

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы после их использования. Делается это для того, чтобы дважды по документам не были получены денежные средства. При этом на каждом документе ставиться штамп «получено» и «оплачено».

Учетному гашению подвергаются документы после записи их по счетам, чтобы один и тот же документ не был дважды размещен на счета, делается это специальными разметочными штампами.

9.Инвентаризация – это элемент бух учета, установление фактического наличия средств и их источников, пути пересчета остатков в натуральном виде и сверке их с учетными записями.

Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операции по счетам бух. учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации отделены методическими указаниями, по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приказ №49 от 13 июля 1995г. – МИНФИН РФ.

Количество инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем организации. При этом инвентаризация обязательно проводится в следующих случаях:

• При передаче имущества организации в аренду, при продаже, а так же в случаях предусмотренных законом, при преобразовании гос. И муниципального предприятия.

• Перед составлением годовой бух. отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, в библиотечных фондах 1 раз в 5 лет.

• При смене материально ответственных лиц, в день приемки передачи дел.

• При установления фактов хищения, злоупотребления, порчи ценностей, а так же в случае стихийных бедствий, ЧС и т.д.

Основные задачи инвентаризации.

• Контроль за сохранностью имущества

• Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

• Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хоздоговорам, обязательствами по уплате налогов и сборов.

• Проверка и порядок хранения товаров

• Выявление залежавшихся, устаревших, неходовых товаров и т.д.

Виды инвентаризации.

1. по объему (-полная, -частичная)

2. по методу проведения (-выборочная, -сплошная)

3. по назначению (-повторная, -контрольная, -плановая, -не плановая)