2.2.5 Актуализация бизнес-проекта

Результат деятельности предприятия в условиях рынка во многом зависит от влияния различных факторов, значения которых трудно, а порой невозможно предсказать на стадии планирования. Наиболее эффективным является использование в условиях неопределенности сценарного подхода. Выбранный сценарий развития проекта строится на предположениях, но реальная жизнь всегда вносит свои коррективы и поэтому ни один, даже очень детально проработанный проект, не может быть реализован в соответствии с ранее разработанным планом.

Таким образом, для эффективного управления процессом реализации проекта необходимо обеспечить «обратную связь». Для принятия решений управляющий должен иметь возможность регулярно и своевременно получать актуальную информацию о состоянии проекта. Процедура актуализации данных должна производиться куратором проекта не реже 1 раза в месяц, соответственно шаг планирования в системе должен соответствовать шагу контроля и не может быть более 1 месяца.

Раздел «Актуализация» предназначен для осуществления контроля за ходом выполнения проекта. Здесь можно ввести актуальные данные о фактических поступлениях и выплатах, просмотреть актуализированный отчет о движении денежных средств и получить отчет о рассогласовании планируемых и фактических денежных потоков. Актуализация данных может быть осуществлена двумя способами:

- детальная актуализация;

- актуализация Cash flow.

Первый способ — детальная актуализация, обычно используется управляющим проектом или предприятием, реализующим проект. В этом случае актуальные данные вводятся в диалоге «Актуализация». Первый способ позволяет произвести детальный анализ причин, определяющих текущее состояние проекта.

Второй способ в основном используется инвесторами, кредиторами или управляющими холдинга. Несмотря на то, что в этом случае актуальная информация ограничена фактическим отчетом о движении денежных средств, ее вполне достаточно для принятия решения о финансировании проекта. Процедуры актуализации данных во втором случае осуществляются с помощью диалога «Актуализация/Актуализированное Cash flow.

Нажмите кнопку «Актуализация/Актуализация». «Диалог «Актуализация» содержит двенадцать карточек (выберите, например, «Сбыт»), в которые вводятся данные о выплаченных и поступивших денежных средствах. Форма карточек одинакова. В верхней части содержится список источников поступлений или выплат, описанных в проекте, в нижней части представлена таблица, предназначенная для ввода платежей. В поле с прокруткой, расположенном над таблицей, необходимо указать период, за который вводятся фактические данные.

После завершения ввода фактических данных нажмите кнопку ОК и выполните расчет проекта. После этого можно ознакомиться с содержанием актуализированного отчета «Кэш-фло» нажатием одноименной кнопки.

При формировании отчета «Актуализированный Кэш-фло» программа использует данные, введенные в диалоге «Актуализация». Если актуальные данные за какой-либо период не введены, то программа принимает в расчет планируемые платежи. Поэтому в диалоге «Актуализация» можно вводить только те платежи, которые отклоняются от планируемых.

Фактические данные можно вводить не только в диалоге «Актуализация», но и непосредственно в таблицу «Актуализированный Кэш-фло». Этот вариант может оказаться более удобным, если в процессе контроля над проектом используются укрупненные данные.

Для ввода актуальных данных в таблицу «Кэш-фло» (второй способ) необходимо указать период актуализации в поле с прокруткой верхней части таблицы. После определения этого периода таблица разграничивается вертикальной линией, отделяющей указанное число месяцев в левой части таблицы. Правая часть таблицы содержит планируемые данные, недоступные для редактирования: Слева можно вводить фактические суммы выплат и поступлений.

Закройте таблицу «Актуализированный Кэш-фло» и выполните расчет проекта. Для анализа соответствия фактических и планируемых денежных потоков используется отчет «Актуализация/Рассогласование Cash flow». В этом отчете представлены суммы рассогласования поступлений и выплат в каждый период времени. Красным цветом показаны сверхплановые поступления или превышения издержек. Черный цвет обозначает суммы дефицита поступлений или экономию расходов.

Контрольные вопросы:

1. Какой метод планирования является наиболее эффективным в условиях неопределенности? Почему?

2. Как реализуется принцип обратной связи в Project Expert?

3. Для чего предназначен раздел «Актуализация»? Какие способы актуализации предусмотрены в Project Expert?

4. Определите основных пользователей детальной актуализацией Project Expert.

5. Сформируйте алгоритм построения актуализированного отчета «Кэш-фло».

6. Как осуществляется ввод актуальных данных непосредственно в таблицу «Актуализированный Кэш-фло»?

7. Сформируйте алгоритм проведения анализа чувствительности проекта при помощи диалога «Актуализация».

Контрольный тест 2.2.5

1. В условиях неопределенности наиболее эффективным является использование:

А) системного подхода;

Б) сценарного подхода;

В) комплексного подхода;

Г) принципа моделирования.

(Б)

2. Процедура актуализации данных должна производиться куратором проекта не реже ..... раза в месяц, соответственно шаг планирования в системе должен соответствовать шагу контроля и не может быть более ..... месяца.

А) 4

Б) 2

В) 3

Г) 1

(Г)

3. Актуализация данных используется:

А) инвесторами или кредиторами;

Б) лицом, ответственным за реализацию проекта;

В) исполнителями проекта;

Г) потребителями услуг компании.

(А, Б, В)

4.Ввод фактических данных непосредственно в таблицу «Актуализированный Кэш-фло» рекомендуется, если используются:

А) несистематизированные данные;

Б) детальные данные;

В) укрупненные данные;

Г) экспертные данные.

( В)

5. Для анализа соответствия фактических и планируемых денежных потоков используется отчет:

А) «Актуализация/Актуализированное Cash flow»,

Б) «Актуализация»,

В) «Актуализация/Рассогласование Cash flow»;

Г) «Cash flow»;

( В)

6. При формировании отчета «Актуализированный Кэш-фло» программа использует данные, введенные в диалоге «Актуализация». Если актуальные данные за какой-либо период не введены, то программа принимает в расчет:

А) фактические платежи;

Б) планируемые платежи;

В) реальные платежи;

Г) выдает сообщение об ошибке.

( Б)

7. В диалоге «Актуализация» можно вводить только те платежи, которые отклоняются от:

А) фактических платежей;

Б) плановых платежей;

В) средних платежей за предшествующий период;

Г) средних платежей за период, аналогичный периоду планирования.

( Б)

8. Выберите верные ответы.

После определения периода актуализации в таблице «Кэш-фло»:

А) Правая часть таблицы содержит планируемые данные, недоступные для редактирования;

Б) Правая часть таблицы содержит планируемые данные, доступные для редактирования;

В) Слева можно вводить планируемые суммы выплат и поступлений;

Г) Слева можно вводить фактические суммы выплат и поступлений.

(А, Г)

9. Для эффективного управления процессом реализации проекта необходимо обеспечить:

А) Обратную связь;

Б) Прямую связь;

В) Режим он-лайн;

Г) Проведение экспертиз.

(А)

10. Выберите верный ответ. «Диалог «Актуализация» содержит ............................. карточек, в которые вводятся данные о выплаченных и поступивших денежных средствах.

А) 24

Б) 16

В) 12

Г) 8

(В)