- •Кафедра «Информатика и информационная безопасность» Отчёт по созданию курсовой работы «база данных access»
- •1. Основные положения
- •2. Объекты Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002
- •Режимы создания таблиц
- •Создание таблиц в режиме конструктора
- •Ввод данных в таблицу
- •Изменение структуры таблицы
- •Создание межтабличных связей
- •Запросы Формирование запросов на выборку
- •Параметрические запросы
- •Запросы на обновление
- •Итоговые запросы
- •Редактирование запросов
- •Формы Создание форм
- •Редактирование формы
- •Форматирование элементов управления формы
- •Создание отчётов
- •Изменение структуры отчёта
- •Библиографический список
Итоговые запросы
Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее значение и др.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей. Например, необходимо определить для каждого подразделения (см. таблицу Сотрудник) количество сотрудников, занимающих определенную должность, а также сумму окладов и среднее значение зарплаты по каждой должности. Для этого в запрос включаются поля Подразделение и Должность, по которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. в нижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад и Зарплата, чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников, сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименования должности.
После включения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповые операции. В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка. Для полей Подразделение и Должность значение Группировка в строке Групповая операция должно быть оставлено. Щелчок на ячейках остальных полей со значением Группировка вызывает появление кнопки выбора данных из списка, из которого выбирается требуемая операция: для поля Должность – Count (количество), для поля Оклад – Sum (сумма), для поля Зарплата – Avg (среднее значение). Кроме указанных функций, также часто используются функции Max (максимальное значение) и Min (минимальное значение). Для полей Подразделение и Должность целесообразно включить сортировку по возрастанию.
Редактирование запросов
Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка Удалить.
Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.
Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.
Формы Создание форм
Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.
С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.
Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм, или использоватьавтоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастерформ, а Конструкторприменять при редактировании и форматировании форм.
Автоформы бывают трех видов: «в столбец» ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.
Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопкеСоздать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OKавтоформа выводится на экран.
Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка .
Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.