57. Технология проведения деловых переговоров.

Технологию переговоров в основном сводят к четырем этапам:

1. подготовка переговоров; 2) проведение переговоров; 3) решение проблемы; 4) анализ итогов деловых переговоров;

На 1 этапе необходимо уяснить цель и предмет переговоров, изучить партнеров по переговорам, предусмотреть ситуации и условия переговоров, наметить моменты своей неуступчивости и т.д.

На 2 этапе используется ряд приемов:

1. Встреча и вхождение в контакт – важная часть. Встреча в аэропорту или на вокзале, сопровождение в гостиницу, обмен визитками, непринужденный разговор.

2. Привлечения внимания участника переговоров – это начало переговорного процесса, пробуждение интереса, уверенность партнера в полезности вносимой информации.

3. Передача информации. Смысл сводится к тому, чтобы убедить партнера по переговорам, что ему и его организации это выгодно.

4. Аргументация предложений. Следует выяснить и разграничить его желания, устранить сомнения о целесообразности их использования.

4 стадию рекомендуется проводить сразу по завершении переговоров, важно обменятся впечатлениями и определить круг мероприятий по выполнению достигнутого согласия.

58. Процесс работы руководителя с корреспонденцией.

Затраты рабочего времени менеджеров на обработку деловой корреспонденции по разным оценкам составляют от 5 до 10% общего фонда рабочего времени.

По сложившейся традиционной практике в начале дня менеджер рассматривает исходящую корреспонденцию, а в конце дня – входящую.

Документ – это носитель информации, характеризующий различные стороны научно-технической, экономической, оперативно-производственной и административной деятельности предприятия.

Содержание работы с документами сводится к адресной записи исполнения или резолюции. Резолюция как форма управленческого воздействия в виде записи на документе определяет исполнителя, сроки и ход выполнения работ.

Для сокращения бумажного потока и ускорения их оборачиваемости некоторые специалисты рекомендуют воспользоваться следующими советами:

• не откладывать корреспонденцию в сторону и сразу же принимать по ним решение;

• поручать своим помощникам делать фильтрацию документов, т.е. определять в нем главную информацию, имеющую отношение к конкретному исполнителю;

• на ваш стол необходимо подавать только самые необходимые для принятия решений бумаги;

59. Особенности ведения телефонных разговоров

Установлено что на телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Принято, что любая проблема должна быть изложена по телефона в течении 3-х минут:

1. Взаимное представление – 20 +- 5с.

2. Введение собеседника в курс дела – 40 +- 5с.

3. Обсуждение ситуации – 100 +-5с.

4. Заключительное слово – 20 +-5с.

Правила телефонного этикета:

• снимать телефонную трубку лучше после первого звонка, но не позже четвертого;

• если вам некогда, или нет возможности поговорить, то не следует поднимать и тут же класть телефонную трубку. Лучше отключить телефон или просить перезвонить в другое время;

• не бросайте трубку не закончив разговор;

• если вы договорились о встрече не обсуждайте по телефону намеченные на встречу вопросы;

• не допускайте нравоучительного или раздражительного тона;

• если один из собеседников долго говорит, обозначайте участие в разговоре короткими репликами «да» и т.д.

• не кричите громко в микрофон, это нисколько не улучшит слышимость на другом конце провода;

• первым опускает трубку инициатор телефонного разговора. Но мужчина в разговоре с женщиной должен подождать пока это сделает она.