Діловодство

Тема 4

Тема 4. Загальна документація

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Розпорядчі документи.

3. Організаційні документи.

1. Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи - це найчисельніші групи документів. Вони включають інформацію про фактичне положення справ, яка береться до уваги і може бути основою для прийняття рішення.

Акт - «документ, складений кількома особами, який підтверджує встановлені факти та події». Акт, як правило, складається комісією. Він оформляється на загальному бланку. Текст акта розподіляється на такі частини.

Ввідна частина. Для всіх актів однакова. В ній вказуються: підстава для складання акта, особи, що його складали, та, за необхідності, особи, які були присутніми при його складанні. Слово ПІДСТАВА розпочинає текст акта та друкується від лі­вого поля. Далі називається склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім членів комісії в алфавітному порядку з перелі­ком їхніх посад та назвами установ. Після слів БУЛИ ПРИСУТНІМИ, надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, перелічуються також в алфавітному порядку по­сади, прізвища та ініціали присутніх осіб.

Констатуюча частина. Розпочинається з абзацу. В ній викла­даються цілі, завдання і суть проведеної роботи, її результати.

У деяких актах текст має третю частину - висновки комісії, пропозиції.

У кінці тексту, за необхідності, подаються відомості про кількість примірників та місце знаходження кожного.

Акт підписують голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються. Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті події, яка актується. Зразок.

Відгук - це документ, який містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд Вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, який містить:

• вступ;

• короткий виклад основних положень роботи, що аналізується;

• висновок з пропозиціями, оцінкою і конкретними зауваженнями.

4. Підпис.

5. Печатка.

6. Штамп підтвердження підпису.

7. Дата.

При потребі підпис особи, яка склала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа. Зразок

Рецензія - це відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю тощо. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, видавництво).

3. Текст, що складається з двох частин:

♦ короткий виклад змісту роботи;

♦ висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

4. Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу.

5. Дата.

Якщо потрібно, підпис у рецензії завіряють печаткою або спеціальним штампом. Зразок.

Висновок - це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і за­твердження. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, що складається з двох частин:

• у першій подаються загальна оцінка питання (документа) і загальні пропозиції;

• у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. Відсутність зауважень і пропозицій констатується в кінці висновку.

4. Підписи.

5. Дата.

6. Печатка.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду. Зразок.

Довідка - це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити: