Документальное оформление операций
Все приказы и распоряжения руководителей доводятся до сотрудников в течение одного дня с помощью электронной рассылки. Разработками некоторых распоряжений ведают специальные отделы. Например, учетом расчетов по оплате с персоналом занимается бухгалтерия и отделом коммуникаций. Заработная плата выдается двумя способами: через кассу и на зарплатную карту. Зарплата выдается через кассу, если сотрудник работает в компании недавно и еще не успел получить карту. В день выдачи зарплаты в программе «1С: версия 7.7» в специальном разделе есть вкладка «Выдача заработной платы». По поиску можно найти фамилию сотрудника и посмотреть, есть ли начисления. Если есть, то пробивается чек «изъятие» и распечатывается расходно-кассовый орден в одном экземпляре. В расходно-кассовом ордене автоматически заносятся паспортные данные сотрудника и сумма для выдачи. Сотрудник вручную пишет сумму, которую он получил на руки прописью. Подпись ставит кассир и выдает зарплату. В РКО получатель расписывается, документы скрепляются, после чего сканируются и отправляются по электронной почте в бухгалтерию в конце дня вместе с другими кассовыми документами. Все кассовые документы за два дня заносятся в основной реестр – специальный документ для учета документов строгой отчетности. Этот реестр вместе с документами передается водителю под его подпись и доставляется в бухгалтерию. Копии основного реестра и расходно-кассового ордена прилагаются. При необходимости эти документы можно распечатать из программы в любое время. Остановимся подробно на основном реестре. Этот документ разработан самой компанией для ведения документов строгой отчетности. Три раза в неделю в г.Киров приезжает водитель с догрузом, привозит товар для продажи и документы из г.Нижнего Новгорода. В свою очередь торговая точка передает все документы для бухгалтерии и отдела персонала. Все документы являются документами строгой отчетности и их учету на торговой точке уделяется большое внимание. Основной реестр представляет собой таблицу, в которой указано название документа, количество, также в документе учитывается фамилия кассира и дата отправки документа. Этот реестр очень удобен для учета документов. Когда все документы поступают в офис, очень быстро их можно распределить по специальным отделам.
Также в компании ведется табель учета рабочего времени. Два раза в месяц (15 и 30 или 31 числа) руководитель торговой точки проверяет правильность учета рабочего времени (количество явок и выходных, отпуска или больничного). Поскольку компания «Связной» является достаточно крупной компанией, то многие процессы компьютеризированы. Два раза в месяц на электронную почту торговой точки приходит письмо о том, что доступ к табелированию открыт и можно проверять данные. Руководитель или лицо его заменяющее редактирует табель и подтверждает, отправив сообщение по электронной почте своему непосредственному руководителю. На основании этих данных отдел по расчетам с персоналом проводит начисления заработной платы. Эти начисления можно накануне выдачи заработной платы, зайдя в специальный раздел на корпоративном сайте компании. Сотрудники всегда знают, за что начислили или произвели удержания из заработной платы. Табель учета рабочего времени и ….. прилагается.