Некаторыя правілы выкарыстання скарачэнняў у тэкстах дакументах
У тэкстах дакументаў не павінна быць разнабою ў напісанні назваў асоб, пасад, устаноў, геаграфічных назваў, тэрмінаў і г. д. Не пажаданы і стантанныя (аўтарскія) скарачэнні.
Усе скарачэнні слоў і найменняў у дакументах павінны быць агульнапрынятымі і зразумелымі.
Назвы геаграфічных паняццяў, прамежкаў часу, колькасных азначэнняў і да т. п. скарачаюць:
а) перад словам, да якога яны адносяцца, напрыклад: воз. (возера) Сіняе, г. (горад) Мінск;
б) пасля лічэбнікаў, напрыклад: 8 тыс. (тысяч) станкоў, 10 млн. (мільёнаў) кніг.
2. Назвы вучоных ступеняў, званняў ці прафесій могуць скарачацца ў тэксце непасрэдна перад прозвішчамі (акад. (акадэмік) Марозаў, інж. (інжынер) Сямёнаў).
3. Складанаскарочаныя назвы, утвораныя з пачатковых літар, пішуцца вялікімі літарамі (ААН). У назвах, утвораных па змешаным прынцыпе, літарныя скарачэнні пішуцца вялікімі літарамі, складовыя скарачэнні – маленькімі (НДІБуддормаш – Навукова-даследчы інстытут будаўнічага і дарожнага машынабудавання).
4. Неабходна памятаць, што насычанасць тэксту скарачэннямі зніжае афіцыйны тон дакумента.
5. Скарочанае слова павінна мець запас трываласці, каб пры расшыфроўцы яго разумелі адназначна.
6. Скрачэнне павінна быць зразумелым усім, хто чытае дакумент. Таму пры першым ужыванні ў тэксце яно павінна быць расшыфравана ў дужках, а затым прадстаўлена ў скарочаным выглядзе.
7. Нельга скарачаць ключавыя словы. Напрыклад, калі размова ў дакуменце ідзе пра камандзіроўку, то гэта слова не скарачаецца.
8. Напісанне скарачэнняў павінна быць уніфікавана ў межах аднаго тэксту. Напрыклад, нельга абазначаць адно слова раён то літарай р., то камбінацыяй р-н.
Правілы рубрыкацыі
У тэксце дакумента звычайна выдзяляюць дзве сэнсавыя часткі. У першай частцы называюць падставу стварэння дакумента, а ў другой – высновы, прапановы, рашэнні, распараджэнні ці просьбы.
Тэксты вялікіх па памеры дакументаў могуць падзяляцца на складаныя часткі: раздзелы, падраздзелы, пункты, падпункты. Нумар кожнай часткі павінен утрымліваць нумары адпаведных складаных частак больш высокай супені падзелу.
Раздзел.
Падраздзел.
Пункт.
Падпункт.
Для абазначэння частак пераліку выкарыстоўваюць вялікія літары (А, Б, В і г. д.) і рымскія лічбы (І, ІІ, ІІІ і г. д.) – у якасці вышэйшага ўзроўню члянення; арабскія лічбы (1, 2, 3 і г. д.) – у якасці сярэдняга ўзроўню члянення; арабскія лічбы з дужкамі (1), 2), 3) і г. д.) і маленькія літары з дужкамі (а), б), в) і г. д.) у якасці ніжэйшага ўзроўню члянення.
Пасля маленькіх літар і арабскіх лічбаў з дужкамі не ставіцца кропка, а пасля вялікіх літар і рымскіх лічбаў ставіцца кропка (а), 1), А., І.).
Пры рубрыкацыі з дужкамі часткі тэксту аддзяляюцца або коскамі, або кропкамі з коскамі (1)…; 2)…;). Кропка ставіцца ў канцы рубрык, якія аформлены без дужак (1. … . 2. … .).
Вялікія літары пачынаюць тэкст рубрык, якія аформлены лічбамі і латарамі з кропкамі, маленькія ўжываюцца пасля рубрык, што аформлены лічбамі і літарамі з дужкамі (І. С… .
ІІ. П… .
і…;
б…;).