Документооборот

Движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется «документооборотом». Рациональный документооборот должен отвечать на следующие требования:

1. Прохождение документов в организации должно быть оперативным

2. Движение документов в организации должно быть прямоточным, т.е желательно чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды

3. Движение документов должно быть целесообразным документы должны проходить только через те пункты, которые необходимые

4. Процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным

Документооборотом является частью организации работы с документами. Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления. Объем документооборота организации это общее количество документов за год. Основные этапы документооборота:

1. Прием и первичная обработка поступающих документов

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов

3. Регистрация документов

4. Информационная справочная работа

5. Направление на исполнение

6. Контроль исполнения

7. Исполнение документов

8. Отправка документов адресатом

9. Формирование дел в соответствии с номенклатуры

10. Хранение и использование документов с текущей деятельности

11. Подготовка и передача дел в архив

Все документы организации делятся на 3 документопотока; входящие, исходящие, внутренние. Схема. Работа с входящими документами. Прием корреспонденции. Проверка правильности доставки и комплексность упаковки. -> Передача писем с наметкой «Лично адресатом». |> Предварительное рассмотрение (сортировка размещения) |> Регистрация -> Передача документов в структурные подразделения или исполнителя. -> |> Передача документа руководителю. |> Рассмотрение документов руководителям (резолюция) |> Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму. |> Передача с документов исполнителем. |> -> Контроль исполнения документов. |> Исполнение документов. |> Подписка документов в дела. Схема. Работа с исходящими документами. Составление проекта исходящего документа -> Визирование проекта документа -> Проверка правильности оформления документа -> Подписание руководителя -> Регистрация документа -> Проставление индекса на документе -> Отправка документа адресату -> Подшивка копии отпуска дела. Схема. Работы с внутренними документами. Составление проекта внутреннего документа -> Визирование проекта документа. -> Проверка правильности оформления документа. -> Подписание руководителем. -> Регистрация документа. -> Проставление индекса документа -> Передача документа исполнителям -> Контроль исполнения документа-> Исполнение документа-> Подшивка документа в дело. Прием и первичная обработка входящие документов. В организации прием и первичную обработку документа могут осуществлять:

1. Специальные подразделения службы ДОУ – экспедиция

2. Работники службы ДОУ

3. Секретарь руководителя

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсом, и.т.д. При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ:

1. Проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Проверяется комплексность каждой упаковки, наличие всех страниц и приложений

2. Расставляется реквизит «отметка о поступления документа в организацию».

Примерный перечень документов не подлежащих регистрации:

1. Письма приманные копии для сведения

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщение о заседаниях, совещаниях и повестках дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информация присланные сведения

6. Учебные планы программы

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

8. Прикуранты

9. Нормы расхода материалов

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания

13. Научные отчеты по темам

14. Месячные квартальные полугодовые отчеты

15. Формы статистической отчетности.

Документы не требующие регистрации отправляются сразу же кому они адресованы. При предварительном рассмотрении документов выделяют следующие группы:

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства. В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности. На поступивших документах руководитель пишет резолюцию *исполнитель(ли)*, содержания поручения, срок исполнения, дата, подпись.) Если в результате нации указано несколько исполнителей то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок.

2. Документы направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководителя

3. Обращение граждан – предложения, жалобы, заявления и ходотательства.

4. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации. Такие документы возвращаются от правителя или передаются по назначению.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация преследует 3 цели: учет документов, т.е создание банка данных о документах организации. 2) контроль исполнения документов 3) поиск документов. По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и места нахождения. Процедура регистрации состоит из двух этапов: 1) Проставление отметки на документы 2) Заполнение регистрационной формы установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка). Регистрация должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая которых регистрируется отдельно. Из документа в регистрационную форму как правило вписываются следующие сведения: 1) дата получения, входящий индекс, 2) дата и индекс документа присвоенный ему организацией автором 3) автор документа (мб спец отдел, глав бухгалтер) 4) заголовок ( о чем документ), 5) резолюция ( срок исполнения, исполнитель). 6) ход исполнения (отметка о контроле) 7) номер дела, куда подшит документ после исполнения. Индексация документов – это присвоение документа, регистрационных номеров (порядковых, номеров и условных обозначений) при регистрации 151/o ; 154/k ; 153/у. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрации группы. Регистрационный номер, также можно дополнить информации о корреспонденте, исполнителей, и.т.д. Документ могут регистрироваться : в журналах; на регистрационно-контрольных карточках (РКК). С помощью печатающих устройств. На экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е использованием компьютерных технологий.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номером, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определённом ГОСТ Р 6.30-2003:

На месте реквизита 12-регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

На месте реквизита 29-регистрационный номер. Фиксирующий факт поступления документа.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при её рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий.

При осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов – один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции.

Основой для построения ИПС является классификация документов и в документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы).

К ним относятся следующие классификаторы.

1. Классификатор видов документов, который отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которым организация связана по роду своей деятельности.

3. Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т.е. фиксирует также распределение обязанностей, принятое в организации.

4. Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях.

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.