Слайд 1

Лекция 4.1: ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ

Слайд 2

Первый учебный вопрос: Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах

Слайд 3

В 2003 г. появился ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на основании которого устанавливаются состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - реквизитам. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.

Теперь поговорим о бумаге. Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов бумаги.

Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (DeutscheIndustrialeNormal).

Слайд 4

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841x 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 4.1).

Слайд 5

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4и А5, (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 – 210 х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.