Лекция 3. Документ.
Понятие документа, значение документов в управлении.
Классификация документов.
Основные требования, предъявляемые к документам.
Функции документов.
Понятие реквизита документа.
Состав реквизитов документов и правила оформления реквизитов.
Понятие документа, значение документов в управлении.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, т.е. в создании документов.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:
Отражают деятельность организации;
На их основе принимаются управленческие решения;
Являются главным аргументом в спорных ситуациях;
Являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Формы управления в организации тесно связаны с видами документов, например:
- учет – с написанием различных отчетов;
- планирование – с составлением планов;
- инструктирование – с разработкой методик, инструкций;
- руководство – с изданием приказов, распоряжений.
Слово «документ» в переводе с латинского «dokumentum» означает «поучительный пример», «способ доказательства».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определенное понятие «документ»:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.
Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего–либо (в юридической сфере);
источником фактов (в науке).
Комплекс документов определяется:
кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности;
порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия;
)объемом и характером внешних связей предприятия.
В случае, когда объем требуемых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.
Классификация документов
Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
Документы классифицируются по следующим признакам, как способ фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные (или рукописно-печатные), графические, акустические, фото-, кино- и видео документы, а также документы на магнитных и оптических носителях (магнитные и лазерные устройства хранения информации).
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколирования собраний, совещаний, заседаний и т.п.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и др.
По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы созданы для документирования стандартных ситуаций, например командирования. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования; содержание в них излагается в свободной форме. Трафаретные документы изготовляют типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а места для переменной информации оставляют свободными (например, справка с места работы).
По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решений своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая (поступившая в организацию) и исходящая (отправляемая из организации) корреспонденция учреждения, предприятия.
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «Срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся интересов конкретного лица, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.).
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствуют истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечение срока действия.
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика-документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная соответствующим образом копия с него, равноценны.
Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», заверенная соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, сделанная на множительном аппарате, сохранив при этом все подписи и печати, или изготовленная одновременно с подлинником под копирку и заверенная подписями и печатями.
Выписка из документа - копия части документа, заверенная печатями и подписями, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, долговременного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, расчетно-денежная, первичная учетная документация, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т.д.