5. Понятие реквизита документа
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называют реквизитами.
Реквизиты – обязательные элементы оформления официального документа.
ГОСТом Российской Федерации Р.6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительных документов. Требования к оформлению документов», определяются реквизиты документов, придающие документальной записи юридическую силу документа.
Различают постоянные и переменные реквизиты.
Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении конкретного документа.
6. Состав реквизитов документов и правила оформления реквизитов.
В типовой состав включено 30 реквизитов:
01 — Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст. 5021).
Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.
02 – Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблему не производят на бланке, если на нем помещены Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы или товарного знака на одном уровне с названием организации слева.
04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 — идентификационный номер налогоплательщика /код причины поставки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 — код формы документа указывает на юридическое признание права на существование данного документа. Реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — наименование организации – автора документа указывает на каждом документе в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводятся в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и размещается в скобках ниже полного наименования организации.
Например: Центральный научно-исследовательский центр информации (ЦНИИИНФОРМ).
Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации, например:
ЗАО «АКСОНТ»
Департамент маркетинга)
09 — справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.)).
10 — наименование вида документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. (Пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом, например АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ и т.п.).
11 — дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. (Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
(Например, дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2007.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05).
12 — регистрационный номер (индекс) документа состоит из его порядкового номера (приказ №1, протокол №7), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например: №1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела по номенклатуре; 115 – порядковый номер документа);
№ОМ – 3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа);
№115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа, ЮЛ – Юрий Лужков, 3 номер дела).
Если документ был составлен совместно с двумя и более организациями, то номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа (слева направо).
(Например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:
01-20-105/11921, где 01-20-105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый Государственным таможенным комитетом РФ).
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего документа). (Например: на №———— от ————).
14 — место составления или издания документа указывается на всех документах, кроме служебного письма, указывается место нахождения предприятия, которое создает документ, в случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
15 — адресат. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. (Указывается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков. Название организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
МОСТ-банк
Отдел кредитования)
Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, например:
(ЗАО «Вист»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
А.И. Смирновой)
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- должность, инициалы и фамилия;
- почтовый адрес.
16 — гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции и т.д. Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: утверждение документа руководителем или изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу.
Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, личной его подписи, ее расшифровки, инициалов с фамилией, даты утверждения; при утверждении документа несколькими должностными лицами – подписи их располагаются на одном уровне; при утверждении документа постановлением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, даты утверждения и номера утверждающего документа.
(Например, УТВЕРЖДЕНО
Приказом начальника
Главного управления
лицензирования и
контроля
от 23.04.2002 №34)
17 — резолюция – автор резолюции дает указание об исполнении решения, постановления, зафиксированного в данном документе. В состав резолюции должны входить: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат».
(Например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
Генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2007
Личная подпись
05.11.2007)
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 — заголовок к тексту – краткое содержание документа – раскрывает содержание документа. Без заголовка допустимы документы с небольшими текстами и формата А5. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной в 28 знаков. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.
19 — отметка о контроле – срок исполнения документов, указывается в резолюции руководителя, если он не указан в документе. Срок контрольного документа определяется в один месяц. Реквизит обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»; ставится на левом поле документа, на уровне заголовка. Реквизит служит сигналом, напоминанием, пока документ не исполнен.
20 — текст документа является выраженное средствами делового языка содержание каких–либо действий или событий. Текст документа печатают, отступив 2–4 (чаще 3) интервала от заголовка через 1-2 (чаще 1,5) межстрочных интервала.
21 — отметка о наличии приложений, если к документу имеются приложения, то об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.
Различают приложения трех видов:
утверждаемые или вводимые в действия соответствующим документом (приложения к правовым актам);
поясняющие содержание другого документа;
направляемые сопроводительным документом адресату.
Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
22 — подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное (включает наименование должности, личную подпись, её расшифровку). Располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
23 — реквизит согласования документа проставляется на первом экземпляре проекта документа, ниже реквизита «Подпись» через три интервала слева направо. (Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, подписи, расшифровки подписи, даты согласования).
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.
24 — визы согласования документа – внутреннее согласование документа – называется визирование.
Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. (Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
25.09.2007).
Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий замечания визирующего излагаются на отдельном листе с указанием об этом в форме «Замечания прилагаются».
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 — печать ставится на документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности документа. Печать применяется также в документах, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26 — отметка о заверении копии документа. При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка.
При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27 — отметка об исполнителе. Фамилию и его номер служебного телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа внизу в левом углу. (Например:
В.А. Петров
55-26-02)
28 — отметка об исполнении документа и направление его в дело свидетельствует о том, все поставленные в документе задачи решены, если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа. Данная отметка включает следующее: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело» номер дела, в котором будет храниться документ. Исполнитель (или руководитель структурного подразделения), оформивший отметку, несет ответственность за ее достоверность.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.
(Например:
В дело 01-02. Запрос направлен
05.01.2007 исх. №21 И. Кабанова)
29 — отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней или в верхней части первого листа документа и содержит сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и регистрационный номер (индекс письма).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 — идентификатор электронной копии документов (отметка для автоматического поиска документов) Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит: наименование файла, дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и т.п.), устанавливаемые в организации, например: LETTER 27 ОР. DOС (LETTER – вид документа, 27 – порядковый номер письма, ОР – отдел рекламы). Такая отметка необходима:
- для исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.