Настройка пользовательского интерфейса
Для того чтобы создать приложение Access, требуется решить две важнейшие задачи: спроектировать эффективную структуру таблиц и их взаимосвязей (модель данных) и обеспечить удобный пользовательский интерфейс.
Большинство параметров Access настраивается с помощью диалогового окна Параметры (Options), которое отображается при выборе команды Сервис, Параметры (Tools, Options). Все эти параметры сгруппированы по своему назначению и размещены на нескольких вкладках.
Существует два способа задать действия, выполняемые приложением при запуске, и ряд параметров, влияющих на работу приложения: установка параметров запуска в специальном диалоговом окне и создание макроса "AutoExec".
Интерактивное управление приложением осуществляется посредством командного интерфейса. Командный интерфейс приложения Access обеспечивает возможность выбора пользователем для выполнения команд Access или действий, реализованных программно в виде макросов или процедур VBA. Есть несколько способов организации командного интерфейса приложения. Можно создать специальную строку меню или Главную кнопочную форму, чтобы предоставить пользователю удобное средство выбора действий, которые нужно выполнить в приложении. Команды следует группировать в меню или на страницах кнопочной формы по своему назначению так, чтобы пользователю было интуитивно ясно, где должна находиться определенная команда и в каких случаях следует ее выполнять.
12. основные объекты MS Access, характеристика.
Окно базы данных появляется при открытой базе данных. В нем сосредоточены все “рычат управления” базой данных. Окно базы данных используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных, таких как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных.
С помощью вкладки объектов можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, отчет, форму, макрос, модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда активизируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы данных. Для выбора вкладки других объектов базы данных нужно щелкнуть по ней мышью.
Условные кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных, используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных.
К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц.
Форма - это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, з формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль - объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
13. Принципы проектирования БД. Создание новой БД.
В основу проектирования положены представления конечных пользователей конкретной организации - концептуальные требования. Конечный пользователь принимает решения с учетом получаемой в результате доступа к базе данных информации. Данные, помещаемые в базу данных, также предоставляет конечный пользователь.
При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо принимать во внимание следующее:
• База данных должна удовлетворять актуальным информационным потребностям.
• База данных должна удовлетворять актуальным требованиям за приемлемое время, т. е. заданным требованиям производительности.
• База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей.
• База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.
• База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.
• Загруженные в базу данных корректные данные должны оставаться корректными.
• Данные до включения в базу данных должны проверяться на достоверность.
• Доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.
После запуска приложения MS Access на экране появляется
рабочий экран программы. В верхней строке рабочего экрана,
подобно другим приложениям Windows, расположено Главное меню,
а под ним панель инструментов.
Существует возможность с помощью команды Файл/Создать
или соответствующей кнопки создать новую базу данных и задать ей
имя. Либо с помощью команды Файл/Открыть открыть
существующую базу данных.
для создания структуры новой базы данных используется мастер баз данных. Новая база данных будет содержать структуру для базы данных контактов.
СОВЕТ. Мастер баз данных использует готовые шаблоны для создания сложных приложений баз данных. Помимо шаблонов, включенных в Access, можно получить доступ к дополнительным шаблонам и другим ресурсам, щелкнув ссылку Шаблоны на узле Office Online в области задач Создание файла.
Запустите программу Access и щелкните ссылку Создать файл в области задач.
В разделе Шаблоны области задач щелкните ссылку На моем компьютере, а затем откройте вкладку Базы данных для отображения доступных шаблонов.
Дважды щелкните элемент Контакты.
Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором можно указать имя и размещение новой базы данных.
СОВЕТ. По умолчанию базы данных Access сохраняются в папке «Мои документы». Можно задать любую другую папку в качестве стандартной, открыв базу данных, выбрав в меню Сервис команду Параметры, введя новый путь в поле Рабочий каталог на вкладке Общие и нажав кнопку ОК.
Перейдите к папке, в которой необходимо сохранить базу данных и нажмите кнопку Создать.
Откроется окно базы данных, а затем появится первый экран мастера баз данных, где указано, какой тип информации будет содержаться в базе данных.
Нажмите кнопку Далее для перехода на вторую страницу мастера.
На этой странице указаны три таблицы, которые будут включены в базу данных «Контакты». В поле справа указаны поля, которые будут включены в таблицу, выбранную в поле слева. Обязательные поля отмечены флажками. Дополнительные поля выделены курсивом. Чтобы включить дополнительное поле в выделенную таблицу, установите соответствующий флажок.
По очереди щелкните имя каждой таблицы и просмотрите соответствующие поля, чтобы узнать, какие поля доступны.
Включите выбранные поля в имеющиеся таблицы, нажав кнопкуДалее для перехода к следующему экрану мастера.
На следующей странице мастера отображен список готовых стилей, определяющих оформление элементов базы данных.
Щелкните каждый из стилей, чтобы ознакомиться с различными вариантами оформления.
Выберите стиль Диффузный и нажмите кнопку Далее.
Щелкните каждый из стилей отчета, чтобы ознакомиться с различными вариантами оформления.
Выберите стиль Полужирный и нажмите кнопку Далее.
Измените предложенное имя базы данных на Контакты, оставьте флажок Да снятым и нажмите кнопку Далее.
На следующем экране кнопка Далее недоступна, поскольку это последняя страница мастера. По умолчанию флажок Да установлен, а флажок Вывести справку по работе с базой данных снят.
Оставьте настройки по умолчанию и нажмите кнопку Готово.
Процедура создания базы данных занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Пока мастер создает базу данных, отображается окно с информацией о выполняемых операциях и общем ходе процедуры. По завершении работы мастера отображается кнопочная форма новой базы данных
Кнопочная форма открывается, а окно базы данных сворачивается. (Заголовок окна базы данных можно увидеть в левом нижнем углу окна Access.)
В главной кнопочной форме нажмите кнопку Закрыть
.